Slik reduserer du filstørrelsen på en PowerPoint-presentasjon

Hvordan

AvBen Stockton

Sist oppdatert den24. januar 2020

De beste PowerPoint-presentasjonene er de som er dynamiske og interessante for deres tiltenkte målgrupper. Vanligvis betyr det at du bruker bilder, videoer, og andre visuelle elementer for å få poengene dine.

Dessverre, jo større presentasjon og jo flere elementer du bruker, desto større blir filen. Hvis presentasjonsfilen til PowerPoint ganske enkelt er for stor, er du noen trinn du kan gjøre for å redusere den totale filstørrelsen.

Komprimere PowerPoint-bilder

Det største problemet med noen PowerPoint-presentasjon er ikke teksten - det er bildene. Flere bilder betyr en større fil, men du kan ta noen skritt for å redusere problemet.

Redusere bildestørrelser i Office-dokumenter vil redusere den totale filstørrelsen, og den beste måten å gjøre dette på er ved å komprimere bildene. Ulempen med dette er en reduksjon i bildekvalitet. PowerPoint tilbyr imidlertid flere komprimeringsalternativer, slik at du kan bestemme deg for å bruke bilder av bedre kvalitet, selv om bildekomprimeringen vil bli redusert som et resultat.

Å starte PowerPoint-presentasjonen. Velg et bilde, og trykk deretter på Format> Komprimere bilder i båndstangen.

Dette vil bringe opp Komprimere bilder opsjonsboks. Det er fem forskjellige alternativer for bildeoppløsning, inkludert et tillegg Bruk standardoppløsning alternativet for å la bildene dine være intakte.

Hver oppløsning måles i piksler per tomme, der jo større antall, desto bedre kvalitet (og desto større filstørrelse). Velg maksimal komprimering E-post (96 ppi).

Hvis du foretrekker å bare komprimere et enkelt bilde, må du la Bruk bare dette bildet avkrysningsruten merket. Hvis du vil komprimere alle bildene i PowerPoint-presentasjonen samtidig, må du fjerne merkingen av dette alternativet.

trykk OK å komprimere bildet (eller bildene) når du er klar.

Når du har lagret PowerPoint-presentasjonen (Fil> Lagre), filstørrelsen bør reduseres. Effekten av bildekomprimering på filstørrelse vil avhenge av antall bilder i presentasjonen, samt original kvalitet.

Komprimere video i PowerPoint

Komprimering av andre typer medier, som videofiler, er neste trinn i å redusere PowerPoint-filstørrelsen. Spesielt videofiler kan øke PowerPoint-filene dine massivt hvis de er innebygd i presentasjonen din.

Heldigvis tilbyr PowerPoint en innebygd metode for komprimering og konvertering av videofiler. For å gjøre dette, åpne presentasjonen i PowerPoint, og trykk deretter på Fil> Info> Komprimeringsmedier. I rullegardinmenyen velger du kvaliteten du vil bruke for de innebygde videofilene.

Du kan velge mellom Full HD (1080p), HD (720p) og Standard (480p) video kvalitet.

Hvis videofilene støttes, vil PowerPoint automatisk komprimere mediefilene og redusere den generelle kvaliteten i prosessen. Klikk Fil> Info> Komprimeringsmedier> Angre å angre prosessen hvis kvaliteten reduseres for langt.

Hvis du er fornøyd med prosessen, kan du lagre dokumentet (Fil> Lagre).

Lagrer i PPTX-filformatet

De fleste PowerPoint-brukere er kjent med PPT, PowerPoint-filformatet. Mange eldre PowerPoint-presentasjoner er fremdeles lagret og distribuert i dette eldre formatet.

Dessverre er PPT-filformatet foreldet. Erstatningen, PPTX, bruker komprimering for å redusere filstørrelsen til PowerPoint-presentasjoner enormt. Lagring av dokumentene dine i PPTX-format, samt konvertering av eksisterende PPT-filer til PPTX, kan ha stor innvirkning på den totale filstørrelsen.

For å konvertere PPT-filen til PPTX, åpner du PPT-filen i PowerPoint. Derfra, klikk Fil> Info> Konverter.

Dette vil åpne Lagre som dialogboksen, automatisk velge PPTX-filformat. Bekreft filnavnet for den nye PPTX-presentasjonen, og trykk deretter påLagre å bekrefte.

De ekstra fordelene med komprimering som en PPTX-fil tilbyr i forhold til det opprinnelige PPT-formatet, bør bidra til å redusere filstørrelsen. Effekten av å lagre PowerPoint-presentasjonen som en PPTX-fil vil imidlertid avhenge av den originale presentasjonsfilen.

Deaktivere innebygde skrifter

De fleste PowerPoint-brukere bruker standard systemfonter for presentasjonen, men hvis du lager en presentasjon med tema, kan du bestemme deg for å legge inn tredjeparts skrifter i PowerPoint-filen. Disse innebygde skriftene kan se bra ut, men de kan øke PowerPoint-filstørrelsen betydelig.

Med mindre du er sikker på å inkludere dem, bør du deaktivere alternativet for innebygde skrifter i PowerPoint. For å gjøre dette, klikk Fil> Alternativer for å åpne PowerPoint-alternativmenyen.

I PowerPoint-alternativer, trykk på Lagre fane.

Under Bevar troskap når du deler denne presentasjonen delen, klikk for å deaktivere Legge inn skrifter i filen boksen.

Når alternativet ikke er merket av, klikker du på OK for å lagre innstillingen, og trykk deretter på Fil> Lagre for å lagre dokumentet. Når de er lagret, bør alle innebygde fontfiler fjernes.

Imidlertid er dette en innstilling som bare skal påvirke et lite antall PowerPoint-brukere, og som bare kan redusere PowerPoint-filstørrelsen hvis du bruker et betydelig antall tilpassede skrifter.

Fjerne skjulte PowerPoint-data

Hvert PowerPoint-dokument du oppretter har tilleggsinformasjon knyttet til det, inkludert hvem som har skrevet det og andre skjulte metadata. Hvis du prøver å optimalisere PowerPoint-filstørrelsen, kan det å fjerne denne informasjonen bidra til å redusere filstørrelsen, selv om virkningen bør være relativt liten.

For å gjøre dette, åpne PowerPoint-presentasjonen og klikk deretter Fil> Info> Se etter problemer> Inspiser dokument.

I Dokumentinspektør, sørg for at Dokumentegenskaper og personlig informasjon er valgt, og trykk deretter på Undersøke.

Etter at Document Inspector har skannet PowerPoint-presentasjonen, klikker du på Fjern alle knappen for Dokumentegenskaper og personlig informasjon alternativ.

Dette vil fjerne alle personlige metadata fra PowerPoint-presentasjonen, og redusere filstørrelsen med et lite beløp.

Lage bedre PowerPoint-presentasjoner

Du trenger ikke gå på akkord med kvalitet for å lage PowerPoint-presentasjoner av høy kvalitet. Hvis PowerPoint-filstørrelser angår deg, komprimerer mediefilene og bruk PPTX-filformatet.

Hvis du vil grøfte PowerPoint fullstendig, kan du tenke på bruker Microsoft Sway i stedet.