Hva Trello er og hvorfor du bør bruke det til å administrere tiden din

anmeldelser

AvMark O'Neill

Sist oppdatert den2. juli 2018

Hvis du er involvert i mange arbeidsprosjekter eller hvis du er selvstendig næringsdrivende, er effektiv prosjektledelse mye. Hvis du ikke planlegger din tid og krefter, vil du ende opp med å frite den bort på Facebook og savne frister som et resultat (jeg snakker av erfaring). Online prosjektledelsesverktøyindustrien er svært konkurransedyktig, men den som ser ut til å vinne fremfor alle andre er Trello.

Trello er elsket av de som er besatt av å styre tiden og prosjektene sine, og det er lett å se hvorfor. Ikke bare er Trello billig og rimelig, men også ekstremt enkel å bruke. Ved å bruke en svært visuell tilnærming til tid og prosjektledelse, kan du flytte kort rundt slik at du på et øyeblikk kan se hva som må gjøres og når.

Et nærmere blikk på Trello

Trello er blitt beskrevet av noen som "Post-it-notater om steroider." På skjermen lager du "lister" som en stor tavle på veggen. Så på hver liste er "kort", som Post-it-lapper. På hvert kort er det et separat oppgaveobjekt.

Når du fortsetter med oppgaven, kan du bruke musen til å dra kortet fra si "pågår" til "ferdig" (eller hvilken ordlyd du foretrekker).

De fire hovedfunksjonene i Trello

Vi vil se på hver enkelt funksjon litt mer i løpet av et øyeblikk. Men her er de fire viktigste tingene å fokusere på, hvis du ser på skjermdumpet over.

• Hvert kort kan fargekodes med en stolpe. Hver farge kan for eksempel referere til en annen klient.
• Ikonet som viser gravatar / bilde av brukeren viser hvem som deltar på det kortet. Du kan invitere folk til et kort, slik at de kan legge igjen tilbakemeldinger og oppdateringer. Eller hvis du vil tilordne dem den oppgaven. Hvis en oppgave er tilordnet, kan en forfallsdato legges til og en påminnelse sendes når forfallsdato er nær. Når kortet oppdateres, blir alle på kortet varslet.
• Bakgrunnen til hvert Trello-brett kan tilpasses. Trello gir deg bakgrunner, eller du kan laste opp din egen. Som Lego-fanatiker, lastet jeg opp denne Lego. Men hvis du er et selskap, kan du tilpasse Trello-styret med si firmalogoen.
• Kort kan flyttes til andre tavler, kopieres til andre tavler, eller arkiveres når de er ferdige.

Starter et nytt styre

Det første trinnet er å legge til et nytt styre. Trykk på + -knappen øverst til høyre på skjermen (når du er logget inn). Velg deretter “Lag et styre“ fra rullegardinlisten.

Du vil da bli bedt om å gi styret et navn, et personvernnivå og en bakgrunn. Hvis du allerede har opprettet et team, kan du velge å tildele styret til det teamet.

Et raskt ord om personvernnivå: Hvis styret blir offentlig, vil det bli indeksert av søkemotorer og få tilgang til alle som finner det på Google. Det ble nylig avslørt at ansatte ved Uber brukte Trello til å liste over sensitive firmapassord, som deretter ble hentet av Google.

Så vær forsiktig, og hvis du MÅ bruke Trello til passord, angir du personvernnivået til Privat. Selv om det er passord, bør du gjøre det virkelig bruker en passordbehandling.

Legge til en ny liste

Når du har fått det nye styret ditt, er det på tide å starte en ny liste. Du kan lage det akkurat som du vil, men jeg lager vanligvis styrene mine med lister i forskjellige stadier av en prosess. Så “Avventer," “i prosess“ og så videre. Eller du kan ha lister for prosjekter som har flere oppgaver som f.eks “dekorere huset,” “oppnå verdensfred, ”og “erobring av det ytre rom.”

For å legge til en ny liste, klikk på Legg til en liste.

Skriv deretter inn tittelen på listen og lagre den.

Skyll og gjenta for andre lister som tavlen trenger (hvis noen).

Legge til et nytt kort

Nå er det på tide å legge til et nytt kort, og det er forskjellige elementer på et kort som gjør det kraftig.

Lage et nytt kort

I den aktuelle listen, klikk på Legg til et kort.

Skriv nå inn oppgaven du vil legge til. Lagre det ved å klikke på det grønne Legg til knapp.

Gjenta som før for andre oppgaver du trenger å legge til (hvis noen).

Men det er bare starten på det du kan legge til et kort, som du kan se om du klikker på det for å åpne det.

Tildele andre brukere

For det første, hvis du har opprettet et team, og andre har blitt invitert til å få tilgang til styret, kan du tilordne noen til en bestemt oppgave. Eller bare merk dem slik at de blir løst inn i samtalen på det kortet.

For å legge til noen på kortet, klikker du bare på medlemmer og klikk på gravataren til personen du vil legge til. På samme måte kan de fjernes fra et kort ved å klikke på gravataren igjen.

Legge til notater og vedlegg

Enten til fordel for ditt eget minne eller for å gi deg råd, kan det være nødvendig å legge igjen notater. Du kan gjøre det øverst på notatet og også la klikkbare lenker der inne.

Under merknadsdelen er et område for å laste opp vedlegg. Dette kan være alt fra et dokument til en zip-fil til et bilde. Hvis du har et bilde, vil bildet vises på kortet

Legger til en forfallsdato

Hvis en oppgave har en frist, kan du tilordne en forfallsdato. Da vil du få påminnelser når datoen nærmer seg, og når datoen har gått.

Legge til fargede etiketter

Jeg legger til fargede etiketter i arbeidslisten min for å vise hvilket arbeid som skyldes hvilke klienter. Så rød er for eksempel for groovyPost.

Du kan redigere etikettene for å si hva du vil, og du kan legge til så mange du vil på et kort.

Legge til kommentarer

Hvis andre mennesker har tilgang til kortene dine, begynner de etter hvert å legge igjen kommentarer. Du kan bruke @ til å merke folk i spesifikke kommentarer, og de vil få en varsling fra Trello.

Flytte, kopiere, se og arkivere kort

Det er også fire andre handlinger du kan gjøre på et kort.

Bevege seg

Hvis du har flere brett, kan du flytte kort mellom et brett og et annet. Så hvis jeg ville flytte et kort fra groovyPost-brettet til et av mine egne personlige brett, ville dette alternativet flyttet kortet over. Sammen med alle kommentarer, vedlegg osv.

Kopiere

Dette er det samme som Bevege seg alternativet, bortsett fra at kortet ikke blir flyttet helt. Bare kopiert. Jeg bruker dette hele tiden for å kopiere mine groovyPost-oppgaver til mitt eget private arbeidsstyre.

Se

Hvis noen andre har et kort på et brett, kan du velge å se det og bli varslet om nye kommentarer, uten å faktisk delta selv. Også kjent som "lurker-modus" (vel, jeg kaller det det).

Arkiv

Det er ikke noe som "slett" på Trello. I stedet, for å fjerne et kort, en liste eller et brett, "arkiverer" du det. Den vil da forsvinne, men den kan lett bringes tilbake hvis du trenger den igjen senere.

Andre bruksområder for Trello

Trello har så mange bruksområder hvis du setter deg inn i tankene og tenker sideveis. For det formål har Trello en side som heter “Trello Inspiration”. Det gir deg maler og utallige bruksideer.

Integrere Trello med andre apper ved bruk av IFTTT.

Jeg er en stor fan av IFTTT (If This Then That), og det har de et stort antall automatiserte skript for Trello. Sjekk de ut.

Konklusjon

Dette har bare skrapet på overflaten av hva Trello kan gjøre for å gjøre livet ditt mer organisert. Bruker du Trello? I så fall, hva bruker du det til?