Hva er Outlook PST-filer og hvorfor bruke dem... eller ikke?

Forklarer

AvSteve Krause

Sist oppdatert den27. oktober 2021

Omtrent alle jeg snakker med på jobben klager over størrelsen på bedriftens e-postkonto. Normalt er det ikke et problem (men folk klager fortsatt) fordi når en postkasse nærmer seg grensen, vil de fleste e-postservere (som Microsoft Exchange) vil advare brukeren slik at de kan rydde opp i postkassen før server håndhever deres størrelsesgrenser ved å begrense sending/mottak fra serveren.

Nå er dette helt fint TIL... du drar på ferie i noen dager, disse advarslene om e-poststørrelse kommer og går, og så bam! Postkassen din er full, og du kan ikke lenger sende/motta e-posten fra mobilen eller OWA (Outlook Web Access) for den saks skyld. Jeg har mottatt oppringningen en million ganger. Min iPhone kan ikke sende e-post, hjelp!

• Så, hva gjør vi?
• Finnes det en løsning på disse utilstrekkelig store postkassene?
• Hva bør jeg gjøre før jeg drar på ferie?

Nå introduserer jeg deg for det beryktede (ifølge IT) Outlook PST-fil.

Hva er Outlook .PST-filer?

• Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook .PST-filer (som de er mer kjente) kan opprettes ved hjelp av Microsoft Outlook for å flytte eller kopiere e-poster og vedlegg fra serverpostkassekontoen til din lokale PC. I hovedsak er det en lokal arkiv- eller lagringsfil du oppretter for å lagre e-post og vedlegg på datamaskinens harddisk, USB-stasjon eller serverdeling (avhengig av hvor du oppretter og lagrer den).

Hvor mye kan du lagre i Outlook .PST-filer?

• Før Outlook 2003/2007 kunne .PST-filer bare lagre 2 gigabyte med e-post og vedlegg. Med Outlook 2003 og Outlook 2007 ble formatet endret slik at .PST-filene kunne vokse etter behov til over 20 Gigabyte i størrelse med mindre standard konfigurasjonen er endret.
• Ærlig talt, ikke la dem få 20 Gigs. Det er en mye Det er bedre å holde .PST-filene dine ikke større enn noen få spillejobber. Hvis du trenger mer lagringsplass, kan du opprette en ny .PST-fil i stedet for å opprette enorm .PST-arkiver. Jo større .PST-filene får, desto større sjanse for korrupsjon og tap av data (pluss jo vanskeligere blir det å sikkerhetskopiere de slemme guttene.) Du kan legge ved så mange .PST filer til Outlook-klienten din etter behov, så bare separer e-posten din logisk på tvers av flere .PST-filer hvis du trenger å lagre mer enn noen få gamle GIG-er e-post.
• TIPS – Hvis du bruker .PST-filer til å arkivere gamle e-poster, komprimer dem etter at du har kopiert alle de gamle dataene inn i dem. E-post er vanligvis bare tekst, så det komprimeres VELDIG fint.

Hvordan kan jeg lage Outlook .PST-filer?

• Det er ENKELT, her er noen guider for Outlook 2007, 2013, og 2016.

Hvorfor bruke/opprette .PST-filer? Fordeler?

Postboksstørrelse

• Husker du første ledd i denne artikkelen? De fleste e-postadministratorer begrenser størrelsen på bedriftspostbokser. Jo større postkassen er, jo mer diskplass trenger de, jo mer trenger de å sikkerhetskopiere OG jo mer TID trenger de for å utføre disse sikkerhetskopieringene.
• Hvis du er en e-postpakke (som meg), vil en 200 megabyte postkasse bare ikke kutte den. Det er der .PST-filer kommer inn. Bare lag en .PST-fil og dra og slipp e-posten din inn i den. De fungerer akkurat som en vanlig postboksmappe i Outlook. Dra og slipp. Det er enkelt! Forum>.
• De nyeste versjonene av Windows Search indekserer postkassen OG alle lokale .PST-filer (kan konfigureres) som gir nesten umiddelbar tilgang til alle e-poster via søkefunksjonene innebygd i Microsoft Outlook.

Sikkerhetskopiering og katastrofegjenoppretting

• Hvis du ikke har (eller stoler på) en e-postadministrator som regelmessig utfører sikkerhetskopier av e-postserveren din, og deretter kopierer e-posten din (ja, du trenger ikke å FLYTT e-post til .PST-filer, du kan også kopiere det) til en lokal .PST-fil er en rask og enkel metode for å sikre at e-posten din kan gjenopprettes i en server DR scenario.

Bærbarhet

• .PST-filer gjør e-post bærbare. La oss for eksempel si at du vil flytte e-post fra en postkasse til en annen. For eksempel, kanskje du bytter jobb og ønsker å ta med litt gammel e-post. Eller kanskje du bytter vertsleverandør. ELLER, kanskje du vil kopiere din personlige og jobbe-e-post til en .PST-fil, ha den på en liten USB-stasjon og ha den med deg til enhver tid. Som jeg sa, .PST-filer holder e-posten svært bærbar. Og ja, det er en GMAIL-konto også, men denne artikkelen handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhet

• Visste du at det er nesten umulig å spore/revidere om IT-fyren/avdelingen din leser e-posten din? Flytting av "Sensitiv" eller "Konfidensiell" e-post fra e-post-/utvekslingsserveren til en lokal .PST-fil legger til et lag med sikkerhet.
• Merk: De fleste IT-avdelinger har muligheten til å hente .PST-filene dine uten at du vet det rett fra harddisken på jobben. På grunn av dette er det viktig å bruke ekstra sikkerhet på datamaskinens harddisk. Jeg skal snart skrive en artikkel om dette emnet, men for nå, ta en titt på dette artikkel. Den er litt "NERD" så jeg følger den opp snart med en artikkel som forklarer noen få alternativer for å sikre .PST-filer.

Hva er ulempene ved å bruke .PST-filer?

Fjerntilgang

• Når mail er flyttet inn i en .PST-fil, vil den ikke lenger være tilgjengelig på serveren ved å bruke fjerntilgangsapplikasjoner som OWA eller mobiltelefoner som SYNKRES med postkassen din. For å få tilgang til e-posten i .PST-filene, må du bruke en full Microsoft Outlook-klient. En liten USB-stasjon kan hjelpe i disse situasjonene. Imidlertid er det fortsatt ikke så praktisk som å legge igjen e-post på serveren.

Folk vil ikke like deg, og det er mulig du kan miste jobben din

• .PST-filer over tid (avhengig av hvor mange e-poster du mottar/beholder) kan ta MYE plass på din lokale datamaskin eller en serverandel, avhengig av hvor du lagrer dem. IT-folk hater alt som får dem til å jobbe med hva som helst, med mindre det bygger opp CV-en deres, så å plassere mye data et sted som vil kreve at de kjøper mer diskplass, opprører dem.
• Corporate Legal og de fleste Records Management-avdelinger liker ikke .PST-filer, da de lar deg som sluttbruker enkelt ignorere eller omgå retningslinjer for oppbevaring/destruksjon av bedriftsdokumenter.
• Corporate Information Security-team liker heller ikke .PST-filer fordi hvis Legal noen gang ber dem om det gjenopprette data for et søksmål eller stevning, .PST-filer kan irritere kostnadene og innsatsen til dataene gjenoppretting.

System- og hjerneytelse

• Jo mer e-post du har, jo mer e-post trenger både du og datamaskinen din for å holde styr på og behandle.
• Fordi flere e-poster og vedlegg blir indeksert av Windows Search (eller en annen e-post-/systemindekserer), vil indeksen din bli større, OG søkene vil ta lengre tid.

Så forhåpentligvis svarte jeg på alle spørsmålene dine om Microsoft Outlook .PST-filer og dekket noen fordeler og ulemper på høyt nivå. Men i tilfelle jeg gikk glipp av noe, vennligst slipp en kommentar eller legg inn spørsmålet ditt i min forum.

Hvordan

Slik finner du din Windows 11-produktnøkkel

Hvis du trenger å overføre Windows 11-produktnøkkelen eller bare trenger den for å gjøre en ren installasjon av operativsystemet,...

Hvordan

Slik sletter du Google Chrome-buffer, informasjonskapsler og nettleserlogg

Chrome gjør en utmerket jobb med å lagre nettleserloggen, bufferen og informasjonskapslene for å optimalisere nettleserens ytelse på nettet. Slik gjør hun...

Tilbud

Prismatching i butikk: Slik får du nettpriser mens du handler i butikken

Å kjøpe i butikk betyr ikke at du må betale høyere priser. Takket være prismatchingsgarantier kan du få online rabatter mens du handler i...