Hvordan automatisk BCC-e-poster ved hjelp av regler i Outlook

Hvordan

AvMichael Bryant

Sist oppdatert den3. september 2020

Avhengig av situasjonen din, vil du kanskje sende blinde kopier av e-post via Microsoft Outlook. I stedet for å gjøre dette manuelt hver gang, kan du opprette en regel som gjør dette automatisk. Løsningen nedenfor får jobben gjort og krever lite oppsett; det fungerer hver gang du sender en e-post til en person eller gruppe.

Hvorfor BCC-e-post?

BCC står for "blind karbonkopi." Akkurat som CC (eller "karbonkopi"), er BCC en måte å sende kopier av en e-post til andre mennesker. I motsetning til CC, i dette tilfellet, vet imidlertid ikke primærmottakeren at noen andre har fått tilsendt en kopi.

Med Microsoft Outlook-regler kan du automatisk blindkopiere noen hver gang du sender en e-post til én person eller en gruppe. For eksempel kan det hende du ønsker å BCC din veileder eller HR-avdeling for å dokumentere en korrespondanse med noen på riktig måte. I et annet tilfelle er en gruppe BCC en fin måte å sende ut en e-post til mange mennesker (for eksempel et nyhetsbrev eller flyer) uten å gi dem tilgang til alle andres kontaktinformasjon.

Opprette en BCC-regel i Microsoft Outlook

1. Klikk Fil i Microsoft Outlook.
2. Plukke ut Info fra menyen til venstre.
3. Velg boksen, Administrer regler og varsler.

Deretter er det på tide å lage regler for BCC. Det er ingen måte å lage automatiske BCC-er i Microsoft Outlook som bare krever ett trinn. Det er imidlertid fortsatt mulig ved å lage to separate regler

Opprett en gruppe

1. Klikk Ny regel øverst til venstre i boksen Regler og varsler.
2. Velge Bruk regel på meldinger jeg sender under Start fra en tom regel-delen.
3. Plukke ut Neste.
4. Merk av i boksen, sende til personer eller offentlig gruppe.
5. Klikk på Personer eller offentlig gruppe lenke for å velge mottaker(e).
6. Legge til mottakeren (eller mottakerne). Du kan velge e-post(e) fra adresseboken din eller ved å skrive dem i "Til"-feltet.
7. Klikk OK.

Deretter oppretter vi en kategori, som vil bli brukt senere til automatisk å sende BCC-e-poster:

1. Klikk Neste.
2. Kryss av i boksen ved siden av tilordne den til kategorikategorien.
3. Plukke ut Kategori under Rediger regelbeskrivelsen.
4. Sjekk en eksisterende kategori eller opprette en ny.
5. Klikk Neste.
6. Plukke ut Neste.
7. Legg til en navn på regelen.
8. Velge Bli ferdig.

Merk: Denne regelen vil bare kjøre når du åpner Microsoft Outlook.

De første reglene indikerte at hver gang du sender en e-post til én eller flere personer, blir den tildelt en kategori. Nå er det på tide å lage en regel som vil videresende mottatte e-poster automatisk til en annen e-post. I dette tilfellet til deg selv eller noen andre.

Aktiver automatisk videresending

Før du går videre, sørg for å klikke på Sendt mappe for e-posten din i Microsoft Outlook. Ellers vil ikke dette fungere.

1. Klikk Ny regel øverst til venstre i boksen Regler og varsler.
2. Velge Bruk regel på meldinger jeg mottar under Start fra en tom regel.
3. Plukke ut Neste.
4. Kryss av Tilordnet kategorikategori.

Derfra:

1. Klikk Kategori under trinn 2.
2. Velg kategorien valgt ovenfor.
3. Plukke ut OK.
4. Klikk Neste.
5. Kryss av i boksen for Videresend det til personer eller offentlig gruppe.
6. Velge Folk eller offentlig gruppe i den nederste delen.
7. Legg til videresend E-post i Til-boksen.
8. Plukke ut Neste to ganger.
9. Spesifiser navnet på regelen.
10. Velge Bli ferdig.

Merk: Denne regelen vil bare kjøre når du åpner Microsoft Outlook.

I henhold til disse reglene, når en e-post sendes til en eller flere personer (regel 1), blir den til slutt videresendt til noen andre (eller en gruppe personer) via BCC (regel 2). Du kan justere reglene når som helst ved å gå tilbake til Fil > Info og velg Administrer regler og varsler.

Lag det og glem det

Når du trenger å dokumentere e-poster sendt til andre ved å legge inn en BCC, kan du gjøre det manuelt hver gang eller lage to regler, slik at det gjøres automatisk hver gang. Hva venter du på, gå inn i Microsoft Outlook og begynn å bygge reglene dine!

Anmeldelser

Hva er personlig kapital? 2019-anmeldelse inkludert hvordan vi bruker den til å administrere penger

Enten du først begynner med å investere eller er en erfaren trader, har Personal Capital noe for enhver smak. Her er en titt på...