Slik bruker du Microsoft Office Accessibility Checker

Hvordan

AvSandy Writtenhouse

Sist oppdatert den19. mars 2021

Når du bruker Office-applikasjonene Word, Excel, PowerPoint og Outlook, tenker du på tilgjengelighet? Hva om du for eksempel er dele et dokument med noen som bruker en skjermleser? Tar du ekstra skritt for å sikre at dokumentet ditt er tilgjengelig?

Hvis dette ikke er noe du ikke har gjort, men som du til og med trenger å starte, vil du være glad for å vite at det er en funksjon som kan hjelpe deg. Her viser vi deg hvordan du ser etter tilgjengelighetsproblemer i Microsoft Office-applikasjoner, slik at dokumentene dine alltid er tilgjengelige for andre.

Om Office Accessibility Checker

Funksjonen Sjekk tilgjengelighet er tilgjengelig i Office-applikasjoner på både Windows og Mac og det fungerer det samme over hele linja. For formålet med denne opplæringen vil vi holde oss til en enkelt applikasjon og plattform, Microsoft Word på Windows. Men du kan bruke de samme trinnene og prinsippene med de andre programmene og på Mac.

Du kan bruke funksjonen Kontroller tilgjengelighet når du jobber med dokumentet eller når du er ferdig med det. Det er en praktisk innstilling vi viser deg nedenfor som gjør at funksjonen kontinuerlig kan sjekke dokumentet mens du jobber med det. Så du er dekket uansett.

Nå, hvis du er klar til å sjekke dokumentene dine for tilgjengelighet, la oss komme til det!

Bruk funksjonen Kontroller tilgjengelighet

Når du vil inspisere dokumentet ditt, velger du Anmeldelse og klikk på Sjekk tilgjengelighet på verktøylinjen. Velg på Mac Verktøy > Sjekk tilgjengelighet fra menylinjen.

Etter at inspektøren er ferdig, vises et sidefelt til høyre med resultatene. Hvis ingen problemer blir funnet, ser du meldingen. Men hvis inspektøren finner feil, vil de vises rett øverst i sidefeltet.

Resultater og justeringer for tilgjengelighet

Det som er fint med funksjonen er at den ikke bare forteller deg hva som er galt. Det gir deg detaljer om hvorfor du bør fikse det, hvordan du retter det, og en enkel måte å gjøre justeringene på. Slik fungerer det.

Når du mottar resultatene, ser du ting som Feil og Advarsler og antall varer som gjelder. Klikk på en feil eller advarsel for å utvide den og vise hvert element.

Du kan deretter velge et element i listen for å hoppe direkte til det i dokumentet. Men først vil du også se nyttige detaljer under Tilleggsinformasjon nederst på sidefeltet. Dette inkluderer Hvorfor fikse? og Fremgangsmåte for å fikse. Så hvis du stiller spørsmålstegn ved hvorfor varen blir sett på som en feil, ikke lurer på mer!

Hvis du vil følge trinnene som vises for å fikse feilen, kan du, men det er en enklere måte. Klikk på rullegardinboksen ved siden av et element i resultatlisten. Så er det bare å velge en av Anbefalte handlinger. Her er et eksempel.

Vi har to bilder i dokumentet vårt uten alternativ tekst. Hvis vi klikker på rullegardinboksen ved siden av Bilde 1, kan vi velge Legg til en beskrivelse. Når ruten vises, legger vi til beskrivelsen, den brukes på bildet, og feilen er løst.

Du kan også se andre handlinger du kan ta. For eksempel kan vi velge Foreslå en beskrivelse for meg. Verktøyet lager den alternative teksten, bruker den på bildet, og feilen blir rettet. Du kan deretter bekrefte denne beskrivelsen for nøyaktighet.

Når du arbeider med bilder, har du ett alternativ til du kan velge hvilket som er Merk som dekorativt. Hvis bildet i dokumentet ikke er meningsfylt, for eksempel, er det kanskje en fancy virvel for å gjøre dokumentet pent. Du kan velge Merk som dekorativ, og verktøyet tar seg av å gjøre det og fjerne feilen.

Selv om bilder er noen av de største synderne med tilgjengelighetskontrollen, kan du se alle slags problemer. I eksemplet nedenfor er det objektene vi bruker til sjekklisten vår. Igjen, sjekk Hvorfor fikse? delen av grunnen, og klikk deretter på rullegardinlisten ved siden av elementet for å iverksette tiltak og rette det.

Hold tilgjengelighetskontrollen i gang

Som nevnt tidligere kan du bruke funksjonen Kontroller tilgjengelighet gjennom hele dokumentopprettingsprosessen. Med inspektøren åpen i sidefeltet, se under resultatlisten. Merk deretter av for Hold tilgjengelighetskontrollen i gang mens jeg jobber.

Dette gir deg en praktisk måte å gjøre justeringer for tilgjengelighet samtidig som du legger til bilder i Word, ark i Excel, objekter i PowerPoint eller andre elementer.

Benytt deg av Microsoft Office Accessibility Checker

De som bruker skjermlesere vil sette stor pris på at du tar deg tid til å lage din Microsoft Office dokumenter tilgjengelig. Det tar bare noen få minutter, og siden du har raske og enkle måter å løse problemene på, er det verdt det.

Har du en venn, et familiemedlem eller en kollega som kan bruke en hjelpende hånd? Sjekk ut denne listen over iOS-tilgjengelighetsfunksjoner og hvordan de kan hjelpe.

Hvordan

Slik tømmer du Google Chrome-hurtigbuffer, informasjonskapsler og nettlesingslogg

Chrome gjør en utmerket jobb med å lagre nettleserloggen, hurtigbufferen og informasjonskapslene for å optimalisere nettleserens ytelse online. Hennes hvordan ...

tilbud

Prismatching i butikk: Slik får du onlinepriser mens du handler i butikken

Å kjøpe i butikken betyr ikke at du må betale høyere priser. Takket være prismatchende garantier kan du få rabatter på nettet mens du handler i ...

Hvordan

Din guide til deling av dokumenter i Google Dokumenter, Ark og Lysbilder

Du kan enkelt samarbeide med Googles nettbaserte apper. Her er guiden din for deling i Google Dokumenter, Regneark og Lysbilder med tillatelsene ...