10 tips for å lage en policy for sosiale medier for din virksomhet: Social Media Examiner

Politikk. Det kan være et skittent ord, spesielt i sosiale medier.

Hvorfor? Dårlig skrevet sosiale mediepolitikk begrenser, avskrekker og demper engasjement for sosiale medier - det nøyaktige motsatte av hva bedrifter vil ha.

Derimot, Stor sosial mediepolitikk støtter, beskytter og gir engasjement av høy kvalitet. Det handler om empowerment og tillit.

Som Beth Kanter skriver, “Tillit er billigere enn kontroll.”

Denne artikkelen vil forklare hvordan retningslinjer for sosiale medier skiller seg fra andre retningslinjer og gir deg 10 tips for å bidra til å skape en effektiv politikk for sosiale medier.

Hvorfor retningslinjer for sosiale medier?

Sosiale mediepolitikker er forskjellige. I de fleste retningslinjer og prosedyrer dokumenterer vi hva personalet skal gjøre i visse situasjoner: "Hvis dette skjer, gjør det." For sosiale medier er det ingen måte å vite nøyaktig hvilke situasjoner som kan oppstå - eller i mange tilfeller - hvordan personalet best skal håndtere dem. Hvert sosiale medienettverk og hvert forhold er unikt, og det sosiale mediemiljøet endres daglig.

Risikoen er usikker. Domstolene er i ferd med å tolke lover med hensyn til sosiale medier. Inntil den tolkningsprosessen er moden - og dette vil ta år – organisasjoner opererer uten endelig veiledning. Problemer som kan oppstå inkluderer: ansattes og / eller klients konfidensialitet, arbeidsrelasjonsproblemer, merkejacking, feilkommunikasjon, spam, etc.

Gitt et usikkert miljø og uklar risiko, hvordan går vi videre?

Det er hundrevis av eksempler på sosiale medier på Internett. Hvis du leter etter et utgangspunkt, vil du sikkert finne ideer her og her.

For å lage policyer som fungerer - virkelig fungerer - vi må først legge grunnlaget.

Her er 10 strategier du kan implementere i dag.

# 1: Samle teamet ditt

En sosial mediepolitikk kan ikke skrives av en person alene. Det må være unikt for din organisasjon, og ideelt sett bør det inkludere innspill fra mange forskjellige mennesker med en rekke ferdighetssett.

En teamtilnærming sikrer at viktige risikoområder styres riktig og at eventuelle fremtidige utfordringer som kan oppstå håndteres på riktig måte.

Foruten de ansatte som er direkte involvert i sosiale medier, kan potensielle teammedlemmer omfatte: CEO, HR-direktør, IT direktør, markedsførings- / utviklingsdirektør, program- / avdelingsdirektør, en sosial media-kunnskapsfull advokat og minst en digital innfødt.

Ikke bekymre deg, ikke alle medlemmer av dette teamet trenger å være klar over de intime detaljene i dine sosiale medier. Tenk på det slik: Hvis en krise skulle oppstå, hvilken informasjon trenger teamet ditt å ha (om det sosiale medier og juridiske landskap så vel som din organisasjon og verdier) for å svare riktig på sosialt media?

# 2: Fokus på å skape kultur

Sosiale medier er organiske. Det endres hver dag. Byråkratisk politikk vil sannsynligvis ikke lykkes. I stedet ønsker vi en kultur av innovasjon, idédeling, problemløsning og kreativitet. Det er en direkte kobling mellom intern organisasjonskultur og politikk. Faktisk former retningslinjene vi skriver vår kultur.

Når du skriver retningslinjene dine, inkluderer prosesser som forsterker en kultur for evaluering og læring. Her er noen spørsmål du bør vurdere:

• WHO er på ditt sosiale medieteam?
• Hvor ofte møtes de?
• Hvordan er problemer / utfordringer håndtert og av hvem?
• Hvordan gjør du dokumentere gruppelæring?
• Hvordan vil vi evaluere våre suksesser og lære av våre feil?

I retningslinjene dine kan du erkjenn de sosiale mediene kulturelle verdier av gjennomsiktighet, konsistens, forbindelse, kreativitet og hurtighet. Med disse verdiene i tankene, bygge prosesser som vektlegger opplæring, støtte og evaluering.

Hvis konseptet med sosiale medier er nytt for deg, sjekk ut 26 Lovende sosiale mediestatistikker for små bedrifter. Det gir en flott oversikt over det sosiale medielandskapet og hvorfor det påvirker virksomheter.

# 3: Vurder juridiske begrensninger, inkludert National Labor Relations Review Board (NLRB)

Mange av rettssakene som kommer ut om sosiale medier, er arbeidsrelasjonsproblemer. National Labor Relations Act (NLRA) ble først vedtatt for å beskytte ansattes rettigheter til å organisere seg.

Tradisjonelt foregikk organisering av ansatte ansatt personlig eller over telefon. Med fremveksten av sosiale medier foregår det også online. Det spiller ingen rolle om ansatte er fagorganiserte eller ikke; de har rett til å diskutere ansettelsesforhold med medarbeidere.

Dette betyr at selv en uformell samtale på Facebook om arbeidsforhold kan beskyttes under NLRA. Hver situasjon er forskjellig, men bunnlinjen er denne: være veldig forsiktig med å fortelle ansatte hva de kan og ikke kan gjøre på sine egne personlige sosiale medier. Dette språket kan raskt slå tilbake.

I august 2011 ble det NLRB utstedte et notat angående 14 av disse sakene. Dette notatet ga forklaringer på sakene samt begrunnelsen bak beslutningene som ble tatt. Jeg anbefaler på det sterkeste at arbeidsgivere les dette notatet og del det med alle på teamet for sosiale medier.

# 4: Separate overordnede retningslinjer fra områdespesifikke retningslinjer

Det sosiale medielandskapet endres hver dag. Hvis retningslinjene dine er smalt fokusert på et bestemt nettsted for sosiale medier, vil de være utdaterte ganske raskt. Generelt sett bør politikken fokus på det store bildet: hvem gjør hva (roller og ansvar), en generell oversikt over hvordan de kan / ikke kan gjøre det (lovlig etterlevelse og merkevarebygging, for eksempel) og hvorfor vi i det hele tatt gjør det (formål og verdier).

Det kan opprettes separate skriftlige retningslinjer for å registrere detaljene til et bestemt sosialt medieside. Disse retningslinjene hjelper enormt når det gjelder personalomsetning. Prosessen av utforming av retningslinjer hjelper også personalet til bedre å forstå og forklare hva de gjør og hvordan.

# 5: Ikke finn opp hjulet på nytt

Det er sannsynlig at du allerede har mange interne retningslinjer som gjelder aktiviteter på sosiale medier. Dette inkluderer retningslinjer for personvern, samtykke til bilder, bruk av Internett, bruk av mobiltelefoner og mange andre.

Du kan referer til disse retningslinjene i retningslinjene dine for sosiale medier, tar spesielt oppmerksom på eventuelle forskjeller i applikasjonen som kan være nødvendige med sosiale medier.

For eksempel kan det hende at retningslinjene for bruk av mobiltelefoner for øyeblikket ikke diskuterer bruken av bilder fra mobiltelefonkameraer. Takk til geotagging, bilder tatt av mobiltelefoner inneholder nesten universell digital koding som forråder din nøyaktige plassering på dato og klokkeslett for bildet. Hvis du laster opp et bilde tatt av et mobiltelefonkamera til dine sosiale medier, kan du gi bort mer informasjon enn nødvendig.

En sosial mediepolitikk kan ta dette i betraktning ved å kreve personalet bruk programvare for å fjerne bildene av geotagginginformasjon før bildene kan legges ut.

# 6: Inkluder eksterne forskrifter

De fleste juridiske forskrifter (inkludert HIPAA, FERPA, rettferdig ansettelse, etc.) er i kraft både online og offline. Bruk retningslinjene for sosiale medier for å minne ansatte om at disse forskriftene må følges. Hvor mulig, gi eksplisitte eksempler på hvilke typer atferd som ikke er akseptable.

P.S.: Dette er en god tid å tenke gjennom din opplæring i samsvar med virksomheten. Sosiale medier påvirker omtrent alle aspekter av våre liv og virksomheter. Hvis opplæringen din om personvern, konfidensialitet, merkevarebygging osv. Ikke for øyeblikket diskuterer sosiale medier, er det på tide å inkludere det.

# 7: Lag to policyer

Det regnes som en beste praksis å har to retningslinjer for sosiale medier: en for ansatte som bruker sosiale medier for jobben sin, og en for ansatte som bruker sosiale medier i sine personlige liv.

Den første policyen, med fokus på jobbrelaterte aktiviteter, bør dekker alt vi har diskutert her: definere teamet ditt, formulere roller og ansvar, retningslinjer for merkevarebygging og bli tydelig på hvilke interne og eksterne politikker som må følges.

Den andre policyen, med fokus på ansatte som bruker sosiale medier i deres personlige liv, burde gi ansatte informasjon om hva de kan og ikke kan si om bedriften din på deres personlige side.

Noen organisasjoner - inkludert militære organisasjoner og helsevesen - vil ønske det være veldig spesifikk om hva ansatte ikke har lov til å dele online.

For eksempel kan forretningshemmeligheter, klientinformasjon og til og med ansattes oppholdssted holdes strengt konfidensielt. Andre organisasjoner vil ønske det oppmuntre ansatte til å fungere som merkevareambassadører. Noen går til og med så langt som å gi veiledning om hvordan man snakker om selskapet på nettet. Men du vil at de ansatte skal gjøre det diskutere (eller ikke diskutere) din bedrift på nettet, gi dem veiledning.

To ord med forsiktighet: 1) Det er farlig å kreve at ansatte bruker sine egne personlige sosiale mediekontoer for å få kontakt med bedriften din online. De kan velge å gjøre det, men la det være deres valg. Det siste en leder ønsker er å lære mer om en ansattes private liv enn han / hun trenger å vite. 2) Les tips 3 og notatet fra National Labour Relations Review Board før du skriver policyen. Det kan spare deg for mye hodepine på veien.

# 8: Legg vekt på utdanning

Grensene mellom våre personlige og profesjonelle liv er uskarpe. De fleste ansatte har ikke helt forstått utfordringene som kan utvikle seg som et resultat av redusert personvern. Det gamle ordtaket var, "Det som skjer i Vegas blir i Vegas." I dag er en mer nøyaktig uttalelse, "Det som skjer i Vegas, forblir på Facebook."

Når jeg leser rettssakene som kommer ut om sosiale medier, ser det ut til at mange av sakene oppstår på grunn av uvitenhet, ikke ondskap, fra den ansattes side. Mange ansatte har ikke tenkt gjennom konsekvensene av deres nettoppførsel. Ved å tilby cybersikkerhetsopplæring til sine ansatte, forhindrer arbeidsgivere problemer før de begynner.

Akkurat som du har to retningslinjer, en for jobbrelaterte aktiviteter og en for ansatte som bruker sosiale medier i sitt personlige liv, kan ansattes utdanning også ta to spor:

• Gi jobbrelatert opplæring til ansatte som er engasjert i sosiale medier på organisasjonens vegne. Pågående, regelmessig opplæring hjelper deg med å holde organisasjonen din oppdatert og gir personalet muligheten til å få nettverk med andre i feltet.
• Utdanne alle ansatte om sikkerhet på Internett. Denne utdannelsen kan omfatte hvordan vi kan beskytte oss mot nettkriminalitet og hvordan vi kan etablere og beskytte vårt online omdømme.

Når det gjelder ansvarlig nettoppførsel, har arbeidsgivere en unik mulighet til å utdanne snarere enn mandat. Dette engasjementet viser respekt for de ansatte. Ansatte føler seg verdsatt, klarert og inspirert. Alle har fordeler.

# 9: Be en advokat om å gjennomgå policyen

Juridisk rådgivning er kritisk. Det er lett å feile feil, spesielt innen arbeidsforhold. Vær sikker på at du spør en advokat som har erfaring i området - din skatteadvokatvenn vil ikke være til stor hjelp.

Juridisk gjennomgang kan være dyrt; imidlertid vil en søksmål være eksponentielt dyrere.

# 10: Ikke la det samle støv

Nettmiljøet endres ofte. Politikk for sosiale medier bør gjennomgås minst hver sjette måned. La alle i teamet gjennomgå policyene hver for seg og deretter sammen.

Spør dere selv, er dette fortsatt aktuelt? Hjelper dette oss med å gjøre jobbene våre? Hvordan har det sosiale mediemiljøet endret seg nylig? Er det noen juridiske oppdateringer som gjelder?

Politikk for sosiale medier er ikke den mest spennende delen av sosiale medier; men hvis de er godt utviklet, kan de støtte, styrke og engasjere personalet når de igjen engasjerer kundene dine.

Hva er dine tanker? Hva er ditt beste råd for et selskap som skriver en policy for sosiale medier? Legg igjen spørsmål og kommentarer i ruten nedenfor.