Slik erobrer du Microsoft Office Finn og erstatt funksjonen

Hvordan

AvRaquel Perez

Sist oppdatert den10. juli 2019

Tenk på dette: du skriver et ti-siders langt papir, og et sted i det har du stavet et navn. Viser seg at det er Berensteni med en A, ikke Berenstei. Gjør du:

A) Les gjennom hele saken, bytt hver feil E for en A

B) Bare la det være og håpe at ingen legger merke til det,

eller

C) Bruk Microsoft Office Finn og erstatt funksjon for å gjøre hver Berenstein om til en Berenstain på en gang?

Uten tvil er en av de største fordelene med tekstbehandlings- og regnearkprogramvare kraften til å lokalisere og redigere tekst og data umiddelbart uten å manuelt kamme gjennom trykte sider eller hovedbok. Og Office's Find and Replace-alternativer kan bli veldig spesifikke, slik at du kan bruke jokertegn og til og med finne ord som høres ut som hverandre. La oss få det komfortabelt å velge alternativ C med disse tipsene for å erobre Microsoft Office's Find and Replace-funksjonen.

Finn og erstatt det grunnleggende for Word

Du får tilgang til Finn og erstatt ved å åpne a Word-fil og på vei til Hjem fane på båndet. Klikk deretter på pilen ved siden av Finne -knappen og velg Avansert søk.

Alternativt er det bare å klikke Erstatte. Du kan også bruke Ctrl + Hsnarvei for å åpne Erstatt-vinduet direkte.

Du ser både fanene Finn og erstatt i vinduet som vises (samt Gå til-fanen, der du kan spesifisere et presist sted i dokumentet du vil hoppe til).

Hvis du bare ser og ikke trenger programmet for å erstatte tekst for deg, er det greit å holde seg på Finn-fanen. Skriv inn teksten du søker etter i Finne hva felt, og Word vil trekke opp alle tilfeller som samsvarer. Siden du ikke har spesifisert noen alternativer, vil søket vise tekst som samsvarer, enten det er med store eller små bokstaver, eller kanskje en del av et ord.

Klikk på Les høydepunkt -knappen vil markere alle forekomster i gult, som lar deg se på et øyeblikk alle stedene det søkte uttrykket ditt vises i dokumentet. Klikk Finn neste for å bla gjennom alle kampene dine.

Fanen Erstatt legger til muligheten til å erstatte teksten du har søkt etter, med ny tekst du skriver inn i Erstatt med felt. Sjekk teksten du erstatter en etter en med Erstatte -knappen, eller gjør hele dokumentet på en gang med Bytt ut alle.

I eksemplet nedenfor vil Word endre den "late" hunden til en "søvnig".

Klikker Mer vil gi massevis av alternativer for å tilpasse søket, men la oss løpe gjennom det grunnleggende for Excel først.

Finn og erstatt det grunnleggende for Excel

Innen en utmerke regneark, klikk Finn & velg, og velg deretter enten Finne eller Erstatte fra rullegardinlisten som vises. De Ctrl + H hurtigtast fungerer også her.

Excel's Find and Replace fungerer på samme måte som Microsoft Word. Skriv inn det du leter etter i Finne hva felt, klikk Finn neste, og Excel vil markere cellene som samsvarer. Klikker FinneAlle vil generere en detaljert liste over samsvarende celler rett i Finn og erstatt-vinduet.

Du kan også foreta utskiftninger, men følg søkekriteriene nøye. Det er enkelt å utilsiktet utføre uønskede endringer, spesielt når du bruker ErstatteAlle. På bildet nedenfor vil Excel endre begge forekomster av nummer 2 til en 3, og etterlate oss ikke bare med tre kuer, men også tretten kyllinger.

La oss si at vi ønsker å la kyllingene være i fred, men likevel fikse kua feilantallet. Klikk alternativer, så sjekk Match hele celleinnholdet boksen.

Nå vil Excel se etter celler som bare inneholder nummer 2, så vi trygt kan klikke Erstatte uten å påvirke hønene våre. Det er et tåpelig eksempel, men det illustrerer typen uhell som kan oppstå, spesielt hvis du velger å gjøre det ErstatteAlle uten å sjekke resultatene en etter en.

Også i alternativene: sjekk Kampsak for å gjøre søket ditt små og små bokstaver, velg å se i spesifikke ark i arbeidsboken din, og angi om du vil bla gjennom kampene kolonne for kolonne eller rad for rad. Du kan til og med søke etter og erstatte celleformatering.

Avansert Finn og erstatt alternativer i Microsoft Word

Word gir oss en rekke alternativer for å manipulere Finn og erstatt. Klikk Mer nederst i Finn og erstatt-vinduet for å se dem.

Alternativene spenner fra enkle, som Match Case, til mer komplekse, som å bruke jokertegn og erstatte formatering.

Finn bare hele ord

Når dette er valgt, behandler Word søkeordet ditt som et helt ord og vil ikke lete etter søkeordet ditt med andre ord. For eksempel vil det å søke etter "han" ikke gi ordet "the."

Matchprefiks og Match-suffiks

Disse begrenser søket ditt til ord som har samme begynnelse eller samme slutt. Hvis du samsvarer med prefikser og søker etter "kjærlighet", vil Word finne "kjærlighet" og "nydelig", men ikke "elskede."

Bruk jokertegn

Lar deg bruke spørsmålstegn, stjerner, parenteser og mer for å endre søket ditt.

Høres ut som

Dette finner ord som høres ut som den du søkte etter. Bruk den til å finne homonymer eller ord som stavemåter kan variere for.

Finn alle ordformer

Finn ordet du søkte etter, så vel som alle tilfeller som er flertall eller i en annen anledning. Å søke på "være" med dette alternativet aktivert vil også gi "er" og "er."

Ignorer tegnsettingstegn og Ignorer hvite mellomromstegn

Dette forteller Word om ikke å ta mellomrom, perioder, bindestreker og lignende i betraktning.

Takeaway

Å navigere i dokumentet og fikse flere forekomster av en feil trenger ikke å være et mareritt. Selv om du ikke helt er sikker på hva du leter etter, kan du tilpasse Søk og erstatt søket for å begrense ting. Det kan virke skremmende å lære å utøve den fulle kraften i Finn og erstatt, men med praksis vil du manøvrere dokumentene dine som en proff.