10 Microsoft Excel-tips hver bruker burde vite

Hvordan

AvAndre Da Costa

Sist oppdatert den9. oktober 2019

Microsoft Outlook, Microsoft Word og Microsoft Excel er de tre tunge vektene i Microsoft Office-pakken. Vi har nylig vist deg noen av de beste funksjonene hver Microsoft Word-bruker skal kjenne til og noen tips til øke Outlook-produktiviteten. I samme ånd skal vi nå dekke de viktige Microsoft Excel-tipsene som alle brukere bør kjenne til.

Microsoft Excel er bransjestandard regneark. Microsoft Excel 2016 er et enormt overflødighetshorn av verktøy som lar deg manipulere, organisere, analysere og formatere data i et regneark. Selv om Excel har vært livsnerven for mange bedriftskontorer, forskningsfirmaer og økonomiske antrekk, kan Excel være like nyttig og kraftig for dagligdagse brukere. Enten du er en hjemmebruker som forvalter et husholdningsbudsjett, en liten bedriftseier som administrerer varelager eller en skolelærer som deltar daglig, vil Excel gjøre livet ditt enklere hvis du lærer å bruke det. La oss sjekke ut disse tipsene.

Viktige tips for Microsoft Excel 2016

1. Endre størrelse på kolonner og rader

Excel-standardhøyden og -bredden er neppe en størrelse som passer for alle. Sjansen er at du må justere kolonnebredden og radhøyden for å imøtekomme dataene dine. For å gjøre det, klikk på kolonnen eller raden, velg Hjem kategorien, og klikk deretter på Format knappen innen celler gruppe. Velg om du vil justere høyden eller bredden.

Angi beløpet og klikk OK. Kolonnen eller raden skal justeres til den nøyaktige målingen.

Du kan også endre størrelse på kolonner og rader manuelt med musen. Plasser musepekeren mellom kolonnen eller raden, klikk på venstre museknapp, observer den flytende ballongen og dra og utvid til ønsket størrelse er oppnådd.

Og her er et praktisk tips: bare dobbeltklikk på høyre kant av en kolonne for å automatisk størrelse på bredden til dataene.

2. Legg til eller fjern kolonner, rader eller celler

Hvis du trenger en ekstra kolonne, rad eller celle, kan du enkelt sette den inn ved hjelp av kommandoene Sett inn og slett celler. Klikk på Sett inn knappen innen celler gruppe, og velg deretter det aktuelle alternativet.

Du kan også slette en kolonne fra samme gruppe; Klikk på Slette-menyen, og velg deretter riktig handling.

Den samme handlingen kan utføres ved å høyreklikke på kolonnen eller cellelinjen.

Lære mer om slette tomme celler i Microsoft Excel.

3. Frys ruter

Hvis du vil bla gjennom et regneark uten å miste fokus på en bestemt del av arket eller dataene, er Freeze Panes-funksjonen den perfekte måten å gjøre det på. Velg raden eller kolonnen der dataene begynner på arket.

Velg Utsikt, klikk på Frys ruter menyen, og klikk deretter Frys ruter.

Når du blar, vil overskriftene eller kolonnene dine være synlige.

4. Endre tekstjustering i celler

Hvis du trenger å opprette et register eller etiketter, kan du bruke dialogboksen Formater celler til å justere justeringen av tekst i celler. Velg cellene der du vil bruke formateringen, høyreklikk på utvalget og klikk deretter Formater celler.

Klikk på Justering kategorien, bruk deretter musen til å endre retning på teksten eller angi en verdi. Når du er fornøyd, klikker du OK.

Tekst i cellene vil nå vises skrå.

5. Bruk cellebeskyttelse for å forhindre redigering av et område i regnearket

Hvis du deler en arbeidsbok med andre brukere, er det viktig å forhindre utilsiktet redigering. Det er flere måter du kan beskytte et ark på, men hvis du bare vil beskytte en gruppe celler, er det slik du gjør det. Først må du slå på Beskytt ark. Klikk på Format-menyen og klikk deretter Beskytt ark. Velg hvilken type endringer du vil forhindre at andre brukere gjør. Skriv inn passordet ditt, klikk OK og klikk deretter OK å bekrefte.

Gjør et utvalg av radene eller kolonnene du vil forhindre at andre brukere redigerer.

Klikk på Format menyen, og klikk deretter Låsecelle.

Når en bruker prøver å gjøre endringer; de vil motta følgende feilmelding.

For å beskytte et helt regneark, sjekk ut artikkelen vår for instruksjoner om bruke kryptering og passord på Excel-regnearkene dine og Office-filer.

6. Bruk spesiell formatering på tall og valuta i celler

Hvis du trenger å bruke en bestemt valutaverdi eller bestemme desimalet for tall i regnearket, kan du bruke tall -fanen innenfor Formelle celler dialog for å gjøre det. Velg tallene du vil formatere, høyreklikk på valget og velg kategorien Tall. Velg Valuta i kategorilisten, og velg deretter antall desimaler og valutaformat.

7. Fem essensielle Excel-funksjoner du bør vite - Sum, gjennomsnitt, Max, Min, Antall

Excel's enorme sanne kraft ligger i dens funksjoner og formler. Med grunnleggende funksjoner kan du gjøre raske matematikkoperasjoner, mens avanserte funksjoner lar deg knuse noen alvorlige tall og utføre kompleks analyse. Akkurat som alle burde kjenne formateringstauene i Word, bør du også kjenne til de mest populære funksjonene i Excel.

Sum - beregner summen av et område med celler.

Gjennomsnitt - beregner gjennomsnittet av et område med celler.

Max - beregner maksimalverdien i et område med celler.

min - beregner minimumsverdien for et område med celler.

Telle - beregner antall verdier i et område med celler, unngå tomme eller celler uten numeriske data.

Slik bruker du en funksjon. Skriv inn etikettene for tallene du vil produsere beregningen for. Velg Funksjon -kategorien, velg deretter kategorien med funksjonen du vil bruke. Klikk Sett inn funksjon knappen innen Funksjonsbibliotek gruppe eller trykk Skift + F3 på tastaturet. Velg funksjonen du trenger, eller bruk funksjonen Søk etter og klikk deretter OK.

Når du har funnet funksjonen, velg den og klikk deretter OK.

Gjør eventuelle endringer i området du beregner, og klikk deretter OK for å bruke funksjonen.

8. Opprette og manipulere diagrammer

Et kjennetegn ved Microsoft Excel, ved å lage diagrammer, kan du visuelt presentere dine velformede data. Excel gjør prosessen veldig enkel; uthev et dataområde i arket ditt, velg Sett inn fanen og klikk deretter på Se alle diagrammer knapp.

Klikk på Alle diagrammer fanen, og bla gjennom listen over kartstiler.

Du kan også holde musepekeren over et eksempel for å se en forhåndsvisning av hvordan diagrammet vil se ut. Når du er fornøyd, klikker du OK for å sette inn diagrammet i regnearket. Hvis du foretrekker å oppbevare det i et eget ark, velger du diagrammet og klikker på Flytt diagram, velg nytt ark og klikk deretter OK.

9. Avslør formler

Hvis du vil validere beregningene i arbeidsboken din, er det å avsløre formlene dine slik du gjør det.

Velg formler kategorien, og klikk deretter Vis formler lokalisert i Formelrevisjon gruppe.

Nå kan du enkelt sjekke gjennom formler som brukes på arket ditt, og også skrive ut dem. Det er en fin måte å finne feil eller bare forstå hvor tallene kommer fra.

10. Maksimer utskriftsalternativene når du skriver ut store arbeidsbøker

Regneark fungerer utmerket på store widescreen-skjermer, men noen ganger kan det hende du trenger å skrive ut arbeidsboken. Hvis du ikke er forsiktig, kan du ende opp med å kaste bort mye papir på noe stort sett uleselig. Excel tar seg av dette ved å bruke alternativene Backstage-utskrift, som lar deg justere sidestørrelse og retning. Regneark skrives best ut på papir i lovlig størrelse ved hjelp av liggende retning.

Hvis du trenger å justere marginer for å passe tilleggsinformasjon på et enkelt ark når du skriver ut, klikker du på Vis marginer-knappen i høyre hjørne av utskriftsfanen for kulissene.

Du kan deretter bruke marginene til å justere kolonnene slik at de passer til alle data som kan komme til å overspilles til en annen side.

Hvis du ikke kan få alle dataene på en side, kan du bruke dialogboksen Sideoppsett for å gjøre ytterligere justeringer. Skaleringsmenyen kan hjelpe deg med å redusere størrelsen på teksten slik at den passer bedre. Forsøk å ikke skalere for mye, siden du vil holde teksten leselig.

Du kan også bruke den samme dialogen til å kle opp regnearket ditt med en topptekst og bunntekst om ønskelig.

Så det er en titt på noen grunnleggende alle Excel-brukere bør vite. Hvis du ønsker å gå videre til noen avanserte emner, kan du sjekke ut våre tidligere artikler om bruk av funksjoner som VLOOKUP-funksjon, svingbord, legge til et vannmerke i arbeidsbøkene dine eller bruker innebygd kalkulator. Har du en favorittfunksjon eller tidsbesparere i Excel? Fortell oss i kommentarene.