Slik bruker du raske deler i Microsoft Outlook 2016

Hvordan

AvJoana Simoes

Sist oppdatert den4. juni 2019

Hurtige deler er i utgangspunktet gjenbrukbare deler av innhold som du raskt og enkelt kan slippe inn i e-postmeldinger i Microsoft Outlook 2016. Vanligvis betyr dette blokker med tekst som du raskt kan sette inn i e-postmeldinger, avtaler og oppgaver, men det inkluderer ikke bare tekst - du kan også gjenbruke tabeller, grafikk og dokumentegenskaper. Det vil også beholde formateringen av innholdet.

På denne måten er Quick Parts litt av et midt mellom e-signaturer og Microsoft Office-maler. Hvis du synes du skriver den samme delen av tekst til e-post om og om igjen, vil du synes Quick Parts er veldig nyttige. De sparer deg for tid, men de fremmer også konsistens og nøyaktighet når du sender ut malemails. Les videre for å lære det grunnleggende.

Opprette raske deler i Outlook 2016

Åpne Outlook og lag en ny melding. Dette vil være den raskeste og enkleste måten å lage raske deler for Outlook. Her vil du kunne skrive ut teksten du ønsker med innholdet og formateringen det krever uten problemer. Når du har laget innholdet du vil ha som en rask del, er det dette du trenger å gjøre:

Velg hele teksten eller innholdet, klikk på Sett inn fane.

Klikk på høyre side av båndet Raske deler og velg Lagre valget i Quick Parts Gallery.

Dette vil åpne dialogboksen Lag ny byggestein.

Du vil merke at det er seks alternativer å fylle ut eller velge:

1. Navn: Dette er selvforklarende - bare gi oppføringen et navn som sammenfaller med hva den gjør eller hva den sier.
2. Galleri: Du kan velge forskjellige gallerier du vil lagre oppføringene dine i.
3. Kategori: Du vil hovedsakelig bruke dette hvis du trenger massevis av raske deler og oppføringer.
4. Beskrivelse: Du kan fylle ut dette med en rask beskrivelse hvis du vil, men det vises faktisk ikke noe sted som gjør det nødvendig å fylle ut.
5. Lagre i: Hold den til NormalEmail. Slik kan oppføringen brukes av alle e-postkontoer du har satt opp i Outlook.
6. alternativer: Velg hvordan du vil at oppføringen skal settes inn i fremtidige meldinger eller innhold.

Sette inn raske deler

Nå som du har lært hvordan du oppretter raske deler i Outlook 2016, kan du nå lære hvordan du bruker dem, slik at du kan spare litt tid når du bruker Microsoft Outlook.

Lag en ny e-postmelding og plasser markøren uansett hvor du vil legge inn oppføringen.

Gå nå til Sett inn kategorien på båndet, klikk på Raske deler, og velg deretter miniatyrbildet som samsvarer med oppføringen du vil sette inn. Du kan også søke ved å skrive inn navnet på oppføringen. Det er her bruk av unike og relevante navn er nyttig.

Og det er alt som er til det!

Quick Parts i Outlook 2016 er en relativt lite kjent funksjon, men det er en som kan spare deg for mye tid hvis du daglig sender ut lignende meldinger. Du sender ut e-postmeldinger hele dagen, og ved å bruke Quick Parts-funksjonen sparer du tid og energi.

Fortell oss hvordan Quick Parts sparer deg for tid i kommentarfeltet nedenfor.