Hvordan automatisere Microsoft Word-skjemaer med tilpassede felt

Hvordan

AvRyan Dube

Sist oppdatert den11. februar 2019

Enten du er student eller kontorarbeider, har nesten alle behov for å bruke dokumenter nå og da. Noen jobber krever til og med at du produserer de samme bokstavene, skjemaene eller et annet dokument til en vanlig tidsplan. Å bruke tilpassede felt i dokumentene dine kan spare mye tid. Her er en titt på hva de er og hvordan du bruker dem.

Hva er tilpassede felt?

Med tilpassede felt kan du bygge et generisk dokument som du kan bruke til andre formål. Ved å gjøre dette kan du effektivisere prosessene dine, og det kan gjøre deg til en veldig effektiv arbeider eller student.

Det er mange måter du kan bruke tilpassede felt på. Du kan opprette et skjemabrev med egendefinerte felt du kan bruke til å skreddersy det for den du sender det til. Du kan bruke dem til å lage en undersøkelse eller et datainnsamlingsskjema som du kan bruke på nytt uavhengig av informasjonen du trenger å samle inn. Å ta denne tilnærmingen kan spare deg for timer med krefter fordi du ikke trenger å gjenskape dokumenter om og om igjen.

Slik oppretter du et tilpasset felt

Det er mye enklere å bruke tilpassede felt i Microsoft Word enn du forventer. Den første tingen å gjøre er å bestemme hva slags dokument du skal lage, og hvilke ord eller uttrykk du skal gjøre tilpassbare.

La oss for eksempel si at du vil opprette et brev som du bruker til å sende tilbud til kundene dine. Du kan skrive et brev en gang og deretter identifisere områdene i brevet du ønsker å tilpasse.

Så i dette eksemplet vil du opprette tre tilpassede felt; mottakerens navn, antall jobber og navnet på selskapet. For å sette opp disse tilpassede feltene, gå til Info-menyen i Word, og på høyre side av skjermen klikk på rullegardinpilen ved siden av Egenskaper> Avanserte egenskaper.

I denne hurtigvinduet kan du legge til mottakerfeltet med navn. Velg “tekst” som type og verdi. Klikk Legg til, og så OK.

I dokumentet ditt kan du fremheve navnet "John" i originalbokstaven. I Word-menyen, klikk på Sett inn, klikk på hurtigdeler-rullegardinmenyen, og velg felt. Klikk på i popup-vinduet DocProperty under Feltnavn, og klikk på Mottaker (eller hva du valgte feltet) under Eiendom.

Når du klikker OK, vil dette oppdatere vår uthevede tekst med feltet (og feltverdien) du definerte. Nå kan du gå tilbake til Avanserte egenskaper igjen, og legg til resten av feltene.

Når du er ferdig med å legge dem til, ser du alle dine tilpassede felt oppført i Eiendommer eske.

Hvis du noen gang gjør endringer i verdiene i dine tilpassede felt, for å oppdatere disse verdiene i det faktiske dokumentet, trenger du bare å høyreklikke på feltet og klikke på Rediger felt.

Når du trenger å skrive et nytt brev til en ny mottaker, trenger du ikke skrive brevet fra grunnen av. Bare åpne dokumentet du opprettet for den siste mottakeren, gå inn i området Avanserte egenskaper og oppdater alle feltene for den nye klienten du sender brevet til. Oppdater verdien, og klikk på Endre knapp.

Dette vil oppdatere verdien i Eiendommer seksjon. Når du er ferdig med å oppdatere alle de tilpassede feltene i Avanserte egenskaper, kan du gå tilbake til dokumentet, markere feltene og oppdatere dem.

Hvorfor bruke tilpassede felt?

Å bruke tilpassede felt er en fantastisk måte å kutte ned på tiden du bruker på å skrive brev eller sende noen form for skriftlig kommunikasjon til folk. Hvis du trenger å gjøre noe slikt med jevne mellomrom, oppretter du malerbrevet med tilpassede felt, og du trenger aldri å skrive det brevet igjen. Men det er flere andre brukssaker for dem.

fakturering

Én ting nesten enhver bedrift trenger å gjøre er å fakturere klienter som du produserer produkter eller tjenester for. Hvis du er en liten bedrift, har du kanskje ikke råd til regnskapsprogramvare som produserer fakturaer for deg, så du må opprette fakturaene fra bunnen av.

Mange eiere av små bedrifter velger å bruke Excel eller Word for å sette sammen fakturaer. Hvis du bruker Word, kan du effektivisere faktureringsprosessen ved å gjøre hver ordrelinje under hver kolonne til et tilpasset felt. Du trenger bare å opprette et tilpasset felt for hver celle, akkurat som du gjorde for hvert felt i bokstaveksempelet over. Deretter oppretter du din første "mal" -faktura og legger bare "N / A" i hver celle.

Når du har laget malen regneark, kan du definere hvilke celler hvert tilpassede felt er koblet til ved å høyreklikke på teksten inne i cellen og klikke på Rediger felt.

Dette lar deg velge hvilket tilpasset felt som er tilordnet den cellen. Gå gjennom alle celler og tilordne de tilpassede feltene på denne måten.

Når du er ferdig, neste gang du trenger å opprette en faktura, kan du bare åpne malen og gå inn i området Avanserte egenskaper. I Tilpasset fanen, bare gå gjennom alle de tilpassede feltene og fyll ut verdien i henhold til gjeldende måneds faktureringsbehov. Dette er mye raskere og langt mer effektivt enn å designe hele fakturaen din fra bunnen av.

Outlines

Et annet område som kan være flott for å spare tid og gjøre livet ditt litt mer effektivt, er å bruke tilpassede felt for å lage konturer. Denne tilnærmingen fungerer egentlig bare hvis du er noen som ofte setter sammen en standard disposisjon med et lignende antall elementer på den. Noe som en pensum for en høyskoleprofessor.

I dette tilfellet kan hver linjeelement defineres som et helt felt. Så fra ett sted i Advanced Properties, kan du bare bla ned og definere omrisset ditt på ett sted. Dette lar deg beholde vanlige overskrifter og andre områder av omrisset som ikke endres. Og fokuser bare på ordrelinjene som vil være annerledes.

undersøkelser

En veldig nyttig måte å bruke tilpassede felt på er å lage undersøkelser eller spørreskjemaer. Denne typen dokumenter kan bestå av en serie spørsmål, hver med en blank linje etter det.

Det er to tilnærminger til å bruke egendefinerte skjemaer med et slikt dokument, avhengig av hva du trenger å gjøre. Hvis du for eksempel deler ut undersøkelsen til studenter, kan du definere de tomme feltene som de tilpassede feltene. Deretter kan alle som fyller ut skjemaet, bruke boksen Avanserte egenskaper til å fylle ut svarene sine, alt på rad.

Et annet alternativ vil være for et scenario der en lærer ofte trenger å lage en test som består av spørsmål og svar. I så fall kan det hende at spørsmålene må endres hvert år. Læreren kunne definere hvert spørsmål som et tilpasset felt, og på begynnelsen av året var det bare å gå inn og oppdatere spørsmålene. Dette unngår behovet for å gjenskape og formatere testdokumenter helt. Formateringen gjøres bare en gang. Ved å oppdatere de tilpassede feltene lager du et helt nytt dokument uten å måtte gjøre det fra bunnen av.

Informasjonsskjemaer

Denne endelige bruksaken for tilpassede felt er et skjema. Hvis du har litt informasjon, må du samle inn ofte på jobb eller hjemme. Du kan opprette et skjema som dette, som lar deg samle inn og dokumentere informasjonen raskt. Som du kan se er dette mye som undersøkelsesscenariet over, men det vil være et dokument du vil opprette som lar deg gjentatte ganger samle den samme informasjonen om og om igjen.

Ved å definere emnene i disse skjemaene som felt, kan du ganske enkelt gå inn i avanserte egenskaper og fylle ut dataene for skjemaet i sekunder til minutter. Denne tilnærmingen kan redusere innsatsen for datainnsamling betydelig, og spare deg selv (eller dine ansatte som samler inn data for deg) betydelig tid.

Konklusjon

Som du kan se, er tilpassede felt en fin måte å effektivisere deg selv eller virksomheten din på. Brukssakene som er skissert over er bare en liten prøvetaking. Enhver form for dokument der mye av dokumentet er likt og bare visse seksjoner endres, er en kandidat for effektivisering med tilpassede felt.

Tenk litt på hva slags dokumenter du produserer eller jobber med hver dag, og du kan bli overrasket over å oppdage hvordan det å spare noen få tilpassede felt kan spare deg for mye tid.