Hvordan få viktige e-poster til å skille seg ut i Outlook

Hvordan

AvBen Stockton

Sist oppdatert den11. januar 2020

Nesten alle kontoransatte må håndtere en uhåndterlig e-post innboks på en eller annen gang. Heldigvis kan Microsoft Outlook-brukere dra nytte av forskjellige funksjoner designet for å gjøre viktige e-poster skiller seg ut.

Disse inkluderer betinget formatering og fargekategorier for å legge til forskjellige skrifter og farger i e-postene dine. Slik bruker du disse funksjonene i Outlook.

Bruke betinget formatering i Outlook

Betinget formatering lar deg angi formateringsregler for Outlook-e-postmeldinger. Du kan angi forskjellige farger, skrifter og stiler i e-postmeldingene dine slik de vises i innboksen. For å komme i gang, må du opprette en ny betinget formateringsregel.

I Outlook, klikk Vis> Vis innstillinger i Nåværende utsikt kategori. I Avanserte visningsinnstillinger vindu, klikk Betinget formatering.

Opprette en ny betinget formateringsregel

Som du vil se fra Betinget formatering innstillingsvindu, bruker Outlook allerede betingede formateringsregler for visse scenarier. Uleste e-poster, for eksempel, vises med blå tekst ved bruk av Segoe UI-skriften.

Hvis du vil legge til din egen betingede formateringsregel, klikker du på Legg til knapp.

Gi et passende navn til regelen din, og klikk deretter Font for å angi formateringsalternativer som skrift, farge og størrelse.

Klikk OK for å bekrefte fontinnstillingene.

Når formateringsstilen for regelen er angitt, klikker du på Betingelse knapp.

Herfra kan du angi at regelen skal gjelde automatisk for e-postmeldinger som inneholder bestemte nøkkelord, eller e-postmeldinger som er sendt til eller fra bestemte e-postadresser.

Formatering med e-postadresse

Hvis du vil legge til en regel som gjelder e-postmeldinger fra en bestemt avsender, skriver du e-postadressen i Fra -boks, som skiller flere e-postadresser med en semikolon. Du kan bruke dette på alle e-postmeldinger som sendes fra et enkelt sted ved å skrive @ domain.com, erstatte domain.com med riktig domenenavn.

Du kan også gjøre dette for e-postmeldinger du sender, i stedet for å motta, ved å skrive inn e-postadressen i Send til i stedet.

Formatering etter nøkkelordsøk

Hvis du vil bruke den betingede formateringsregelen på e-postmeldinger som inneholder ord, skriver du nøkkelordet (eller nøkkelordene) i Søk etter ordene eske.

Velg Kun emnefelt i rullegardinmenyen nedenfor for bare å søke i emnefeltet etter de valgte søkeordene, eller Emnefelt og meldingsorgan alternativet for å søke i hele e-posten.

Avanserte betingelsesformateringsregler

Du kan lage ytterligere komplekse formateringsregler i Flere valg og Avansert faner. Herfra kan du bruke den nye regelen på e-post etter lesestatus, viktighet, oppfølgingsflagg, størrelse og mer.

For å angi at regelen din skal gjelde bare for uleste e-postmeldinger, klikker du for eksempel Bare varer som er avkrysningsrute i Flere valg kategorien, og velg deretter ulest fra rullegardinmenyen.

I Avansert -fanen, kan du opprette spesifikke søk etter regelen din ved å bruke nesten alle tilgjengelige Outlook-data. Klikk på Enger alternativet gir deg hundrevis av alternativer å velge mellom. De vanligste feltene er listet opp under Ofte brukte felt kategori.

Klikk Legg til i listen å legge til disse avanserte søkekriteriene i formateringsregelen. Eksemplet nedenfor viser et avansert søk etter alle e-postmeldinger som inneholder “Ben” i Emne felt.

Når du er fornøyd med regelen din, klikker du på OK for å bekrefte, da OK å lukke Betinget formatering innstillingsvindu.

Bruke e-postkategorier

Mens det er mulig å gjøre det kategoriser Outlook-e-postmeldinger ved hjelp av søkemapper, en annen måte å understreke viktige e-postmeldinger på er å bruke en kategori. Kategoriene har et eget navn og fargemerke, slik at du kan se dem separat.

Et grønn-gul-rødt fargesystem kan hjelpe deg med å prioritere de viktigste e-postene, for eksempel. Som standard tilbyr Outlook kategorier i blått, grønt, oransje, lilla, rødt og gult. Du kan redigere disse eller lage dine egne ved å bruke alternative farger og navn.

Opprette eller redigere kategorier

Hvis du vil opprette en ny kategori, eller redigere en eksisterende, klikker du Hjem > Kategoriser> Alle kategorier.

Klikk Ny for å opprette en ny kategori. Velg kategorifarge fra rullegardinmenyen, og gi den et navn i Navn boksen over.

Klikk OK for å lagre kategorien din.

Bruke en kategori manuelt på Outlook-e-postmeldinger

Hvis du vil bruke en kategori manuelt på en Outlook-e-post, velger du den i Outlook-mappevisningen. Klikk Hjem> Kategoriser, og klikk deretter på kategorien din.

Kategorien din vises som et farget firkant i standard Outlook-mappevisning, over mottakelsestidspunkt og -dato. Navnet på kategorien din vises under emnet i e-postvisningen.

Klikk på for å se e-postmeldinger etter kategori Vis> Kategorier og bla til det aktuelle avsnittet for kategorien din.

Bruk automatisk Outlook-kategorier

Du kan også bruke Outlook-regler for å bruke kategorier på bestemte e-poster automatisk. For å gjøre det, klikk Fil> Info> Administrer regler og varsler.

I E-post regler fanen til Regler og varsler, klikk på Ny regel knapp.

Plukke ut Bruk regel på meldinger jeg mottar før du klikker neste.

Velg søkekriteriene for fargekategoriregelen. For å bruke regelen for e-post fra en bestemt e-postadresse eller domenenavn, klikker du for eksempel Fra folk eller offentlig gruppe boksen.

I Steg 2 området nedenfor, klikk på kriteriene igjen (understreket i blått). Ved siden av Fra alternativet nederst, skriv inn e-postadressen eller domenenavnet.

Hvis Outlook kan finne e-postadressen i din eksisterende postkasse, velger du den fra listen som vises, og klikker deretter OK. Hvis den ikke kan det, klikk Avbryt. Regelen vil bli opprettet uansett. Klikk neste å fortsette.

Du kan angi handlingen for regelen din i neste trinn. Klikk for å aktivere “Tildel til kategorikategorien”Alternativet i Trinn 1 seksjon.

Velg kategorien du vil tilordne til denne regelen ved å klikke a kategori i Steg 2 delen nedenfor, før du klikker OK, deretter Neste.

Neste trinn lar deg velge alle unntak fra denne regelen. Velg disse, som ovenfor, eller klikk neste å fortsette.

Oppgi et navn på fargekategoriregelen på sluttfasen, og velg deretter Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede er i "Innboks" avkrysningsruten for å anvende den i ettertid på alle eksisterende e-postmeldinger.

Klikk Bli ferdig å opprette og kjøre regelen. Fargekategorien blir brukt på e-postene dine, i henhold til kriteriene du valgte.

Ikke gå glipp av viktige Outlook-e-postmeldinger

Å bruke fargekategorier og betingede formateringsregler er en fin måte å gjøre de viktige e-postene du sender og mottar skiller seg ut i Outlook. Ikke glem å gjøre det øke Outlook-produktiviteten enda lenger ved å bruke flere Outlook-regler og følge opp flagg for å holde oversikt over e-postkjeder og viktige oppgaver.

Du kan også bruk Quick Parts i Outlook for raskt å legge til vanlige uttalelser i e-post-svarene dine.