Excel-tips: Fjern mellomrom og linjeskift fra cellene

Mellomrom, linjeskift, bindestreker og andre tegn gjør data mer leselig for oss skrøpelige mennesker, men når det kommer til å analysere data fra forskjellige kilder i Excel, og det er verdt å få formateringen fin og ensartet gull. Jeg tilbrakte en herlig ettermiddag på kontoret på å analysere hundrevis av linjer med hasjverdier, men ble løst opp av inkonsekvent bruk av mellomrom og linjeskift. Så jeg lagde meg en liten formel for å fjerne alt det der. Det var lettere enn jeg trodde det ville være.

Sjekk det ut.

Bruk Microsoft Excel TRIM-funksjonen for å fjerne ekstra mellomrom

Noen mennesker blir litt overdrevne med mellomromstasten når de legger inn data. Ting blir verre når du kopierer og limer dem inn. For å bli kvitt de irriterende ekstra mellomromene, bruk TRIM-funksjonen.

= TRIM (tekst)

Bruk Microsoft Excel SUBSTITUTE-funksjonen for å fjerne spesialtegn

Trimming er vel og bra. Men hva hvis noen goofball put line bryter i Excel-regnearket? Eller hva hvis du vil bli kvitt ALLE mellomrommene? Du kan gjøre det ved å bruke SUBSTITUTE.

Syntaks for SUBSTITUTE er:

= SUBSTITUTE (tekst, gammel_tekst, ny_tekst, [eksempel_nummer])

Forstod det?

Men Jack, hvordan skal jeg skrive et mellomrom i en formel?

Jeg er glad du spurte. Bare skriv ””.

Som dette:

= SUBSTITUTE (B2, "", "")

I denne funksjonen erstatter du et mellomrom uten noe. Hyggelig.

For å skrive noe egentlig rart, som en linjeskift, må du bruke CHAR (). Dette lar deg velge et spesifikt tegn som ikke kan skrives inn i en formel. Tegnnummeret for en linjeskift er 10. Så du vil gjøre dette:

= SUBSTITUTE (B2, CHAR (10), "")

Det valgfrie [forekomstnummer] lar deg fjerne si, bare den første eller andre forekomst av den gamle teksten. For eksempel:

= SUBSTITUTE (B2, CHAR (10), "", 1)

Du kan også hekke SUBSTITUTE-funksjoner. Hvis du for eksempel ville analysere spesialtegnene fra en haug med telefonnumre:

= SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (B5, CHAR (40), ""), CHAR (41), ""), CHAR (45), ""), CHAR (32), ""), CHAR (46), "")

CHAR () og CODE () ANSI / ASCII-kodehenvisning

Trikset til SUBSTITUTE () er å memorere hvert eneste nummer som skal kobles til CHAR (). Det tok meg hele ettermiddagen, men jeg har endelig forpliktet meg hver ANSI-tegnkode til minne.

Bare tuller. Jeg kan ikke engang huske hvor gammel jeg er å si, hva ANSI-koden for et mellomrom eller @ -tegnet er. Heldigvis trenger du ikke gjøre det. Du kan enten skrive ut dette diagrammet fra MSDN eller bruk CODE () Excel-funksjonen til å slå opp karakterkoder mens du er på farten.

= CODE (tekst)

Tenk på KODE () som det motsatte av CHAR ().

Konklusjon

Og det er ditt Excel-tips for dagen. Glad å trimme og erstatte!