Hvordan lage et Gantt-diagram i Excel

Hvordan

AvRyan Dube

Sist oppdatert den26. november 2019

Av alle metodene du kan bruke for å spore et prosjekt i Excel, er å sette opp et Gantt-diagram en av de mest effektive. Dette er fordi det er en av de beste visuelle representasjonene av prosjektstatus og samlet tidslinje.

Ved hjelp av et Gantt-diagram kan du på et øyeblikk se hvilke oppgaver som for øyeblikket er høyest prioritert, og du kan enkelt se den estimerte ferdigstillelsesdatoen for prosjektet.

Med mindre du bruker en Gantt-diagrammal, er det ikke noe eget verktøy som lar deg lage en. Men med noen få enkle triks kan du manuelt lage et dynamisk Gantt-diagram i Excel. Dette er hvordan.

Opprett prosjektets tidslinje-regneark først

Før du kan lage prosjektet Gantt-diagrammet, må du gjøre det opprett regnearket å støtte det. Dette regnearket skal inneholde startdato, sluttdato, beskrivelse og varighet for hver oppgave.

Når du har lagt ut prosjektet ditt, er det på tide å lage ditt Gantt-diagram.

Lag et Gantt-diagram i Excel

Du kan få Gantt-diagrammet ditt vist i et nytt ark, men tegne data fra det originale arket der prosjektets tidslinje er lagret. Åpne et nytt regneark, og velg Sett inn fra menyen.

Sett inn startdatoer i Gantt-diagram

I diagrammer delen, velg Søylediagram. Velg rullegardinmenyen Stablet bar kartlegge.

Dette søylediagrammet fungerer som den visuelle indikatoren for varigheten for hver oppgave.

Deretter må du angi den nederste legenden av diagrammet som startdato for hver oppgave. Høyreklikk på det tomme diagrammet og velg Velg Data. Under feltet Legend Entries velger du Legg til knapp.

Velg Serienavn og åpne deretter arket der prosjektplanen din er lagret. Velg Startdato Overskrift. Velg deretter Serieverdier og velg hele spekteret av startdatoer for prosjektoppgavene.

Plukke ut OK når du er ferdig. Diagrammet ditt vil se ut som det som vises nedenfor.

Dette er en god start, men det er ikke et Gantt-diagram ennå.

Legg til varigheter til ditt Gantt-diagram

Nå er det på tide å legge til en visualisering for å representere varigheten av hver oppgave. Høyreklikk på diagrammet og velg Velg Data.

Under Legend Entries velger du Legg til en gang til.

Gjenta samme prosess som over, men denne gangen velger du overskriften og dataene fra feltet Varighet.

Plukke ut OK når du er ferdig.

Nå vil du merke at Gantt-diagrammet ditt har en del av et søylediagram for hver oppgave som representerer oppgavens varighet.

Det starter der den siste oppgaven er ferdig og slutter der den neste oppgaven begynner.

Legg til oppgavebeskrivelser til Gantt-diagram

Du vil merke at det eneste som mangler i Gantt-diagrammet er oppgavebeskrivelsene. Å legge til disse er like enkelt som datoene og varigheten. Men denne gangen må du oppdatere Axis-etikettene.

Høyreklikk på diagrammet og velg Velg Data. Under Horisontale akselapper, velg Redigere knapp.

Denne gangen for Axis etikettområde, velg området celler som inneholder oppgavebeskrivelsene.

Plukke ut OK å fullføre og OK i vinduet Velg datakilde. Nå vil du legge merke til at diagrammet ditt ligner mye mer på et Gantt-diagram. Den blå delen av stolpene i diagrammet bør imidlertid ikke være der.

Ikke å bekymre deg, det er enkelt å fjerne dem.

Etterbehandling av Gantt-diagrammet ditt

Høyreklikk på en av de blå søylene og velg Format Data Series.

Velg Paint-ikonet på høyre meny. Velg deretter Ingen fyll under Fylle, og velg Ingen linje under Grense.

Nå ser Gantt-diagrammet endelig ut som et Gantt-diagram. Det eneste problemet er at prosjektoppgavene dine er oppført i omvendt rekkefølge som de skal være. Det du ønsker er oppgaven med den tidligere startdatoen som skal vises på toppen, den neste under den, og så videre.

For å fikse dette, høyreklikk på venstre akse og velg Format Axis.

Under Aksealternativer delen, velg Kategorier i omvendt rekkefølge.

Nå kan du se at Gantt-diagrammet viser alle prosjektoppgavene dine i riktig rekkefølge. Bare varigheten av denne oppgaven vises i Gantt-diagrammet. Alt er i samsvar med riktig datoområde når den oppgaven er planlagt å være aktiv.

Gantt-diagrammet ditt er ferdig. Men det er noen få ting du kan gjøre for å formatere diagrammet ytterligere og polere det opp.

Poler opp ditt Gantt-diagram

Du har kanskje lagt merke til at Gantt-diagrammet ditt har mye hvit plass. Det er noen få ting du kan gjøre for å fikse dette.

Velg datoene over oppgavelinjene. Høyreklikk deretter og velg Format aksis. I Axis Options, under Bounds, kan du leke med å øke Minimumsgrenser til oppgavene er nær nok til den vertikale aksen på Gantt-diagrammet.

Hvis du øker den for mye og stolpene beveger seg fra displayområdet, trykker du bare på Nullstille -knappen for å starte på nytt.

Du har kanskje også lagt merke til at datoene er ganske mye presset sammen på toppen av diagrammet med veldig lite mellomrom. Det er et par ting du kan gjøre for å fikse dette.

• I den samme Format Axis-menyen over, kan du finjustere hovednummeret under Enheter for å redusere mellomrom mellom datoetiketter ved å redusere tallet. Å øke Major vil øke plassen.
• Hvis prosjektet ditt foregår i løpet av ett år, kan du fjerne året fra startdatoen for bare å bruke måned og dag. Dette vil skape mye mer etikettplass for Gantt-diagrammet.

Når du er ferdig, har du et endelig Gantt-diagram som gir folk en veldig rask og lettlest oversikt over hele prosjektet.

Når du har jobbet gjennom denne prosessen med noen få av prosjektene dine, vil det å lage et Gantt-diagram bli andre karakter. Det er veldig raskt og enkelt å lage et Gantt-diagram ut av prosjekt regnearket på mindre enn 10 til 15 minutter.