En guide til betinget formatering i Excel

Hvordan

AvRyan Dube

Sist oppdatert den15. januar 2020

En av de mest nyttige funksjonene i Excel er betinget formatering. Dette lar deg gi visuelle indikatorer for dataene i regnearket. Ved bruk av betinget formatering i Excel kan du vise om data er over eller under grenser, trending opp eller ned, eller mye mer.

I denne guiden lærer du hvordan du bruker betinget formatering i Excel og noen eksempler på når det er best å bruke funksjonen.

Endre cellefarge med betinget formatering

En av de vanligste måtene folk bruker betinget formatering i Excel er Highlight Cell Rules. Som et eksempel, la oss si at en lærer bruker et regneark for å føre en oversikt over karakterer for en test.

Som et enkelt regneark kunne læreren bare skanne seg gjennom arket for å se hvilke elever som besto eller mislyktes testen. Eller, en kreativ lærer kan innlemme en regel om "markering av celler" som fremhever bestått eller sviktende karakterer med riktig farge - rød eller grønn.

For å gjøre dette, velg Hjem meny og velg Betinget formatering i gruppen Styles. Fra denne listen kan du velge hvilken regel du vil bruke. Dette inkluderer utheving av celler som er større enn, mindre enn, mellom eller lik en verdi.

I dette eksemplet ønsker læreren å markere celler grønt hvis de er større enn bestått karakter som er i celle D2. Uthev alle cellene i kolonne B (unntatt overskriften), og velg Større enn fra Merk regler for celler Meny.

Du kan angi en statisk verdi som grense, eller velge en celle som inneholder verdien. Du kan beholde standard “Lys rød fylling med mørkerød tekst” i rullegardinmenyen, velge fra et hvilket som helst annet tilpasset fargeoppsett, eller velg Tilpasset format å sette opp dine egne.

Du kan se at denne regelen fremhever alle bestått karakterer grønne.

Men hva med sviktende karakterer? For å oppnå dette, må du velge de samme cellene og gjenta prosessen over, men velge "mindre enn" -regelen. Velg den samme cellen som passerer, og lag fargen Lys rød med mørkerød tekst.

Når du er ferdig, vil de to reglene som er brukt på dataene markere karakterdataene riktig, avhengig av om de er under eller over den beståtte karaktergrensen.

Bruke topp / bunnregler i Excel

En annen veldig nyttig betinget formateringsregel i Excel er "Topp / bunn" -reglene. Dette lar deg analysere en hvilken som helst lang liste med data og rangere listen i form av noe av følgende:

• Topp 10 artikler
• 10 varer under
• Topp 10%
• Nederste 10%
• Over gjennomsnittet
• Under gjennomsnittet

La oss for eksempel si at du har en liste over bestselgerbøker i New York Times sammen med anmelderpoeng i et regneark. Du kan bruke Topp / Bunn-reglene for å se hvilke bøker som ble rangert som en av de 10 beste eller 10 dårligste av hele listen.

For å gjøre dette, velg bare hele listen, velg Topp / bunnregler fra menyen Betinget formatering, og velg deretter Topp 10 elementer.

Du er ikke begrenset til de ti beste varene. I konfigurasjonsvinduet kan du endre dette til hvilket nummer du vil, og du kan også endre fargeleggingen for cellene.

Du kan bruke den samme tilnærmingen som forrige seksjon for å vise både topp 10 og bunn 10 ved å legge til en sekundærregel og utheve de nederste 10 røde, mens du fremhever topp 10 grønt.

Når du er ferdig, kan du med et øyeblikk se de best rangerte og lavest rangerte på listen.

Ved å bruke utheving for høyeste eller laveste elementer kan du holde listen sortert slik du vil, men du kan fremdeles se sorteringen (høyest eller lavest) med et øyeblikk. Dette er også ekstremt nyttig når du også bruker over gjennomsnittet eller under gjennomsnittet.

Bruke betingelsesformatering av datalinjen

En annen veldig nyttig betinget formateringsregel er datalinjens formateringsregler. Dette lar deg transformere datacellene til et virtuelt søylediagram. Denne regelen vil fylle cellen med en prosentandel av farger basert på plasseringen datapunktet er over og under de høye og lave grensene du angir.

Si for eksempel at du reiser mye for arbeid og at du logger drivstoffet du bruker under turer til bestemte stater. Denne fyllingsfunksjonen vil bruke et fyllingsmønster for hvert datapunkt basert på maksimale og minimale datapunkter som høye og lave grenser. Du kan transformere drivstoffdatacellene dine til et søylediagram ved å bruke regelen om betinget formatering av datafeltet.

For å gjøre dette, velg hele datakolonnen og velg Datasøyler fra Betinget formatering Meny.

Du kan velge mellom to forskjellige datalinjeformateringsalternativer.

• Gradientfyll: Dette vil fylle cellene i et skyggelagt gradientmønster.
• Fast fyll: Dette vil fylle ut cellene i et ensfarget mønster.

For å konfigurere dette, velg bare kolonnen med data du vil bruke fyllet på og velg enten et gradientfyll eller et solid fyllingsalternativ fra menyen Betinget formatering.

Når du har brukt den, ser du gradienten eller det faste fyllet som brukes på cellen til hvert datapunkt.

Muligheten til å konvertere regnearkdata til et innebygd søylediagram har mange nyttige applikasjoner.

Bruk av fargeskala betinget formatering

Et alternativ til å bruke et visuelt stolpediagramalternativ som cellefyllingsalternativene gir er betinget formatering av fargeskalaen trekk. Den fyller cellene med en gradient som representerer om det datapunktet er i den lave enden eller den høye enden av det totale datområdet.

Hvis du vil bruke denne formateringen, velger du bare området med celler du vil bruke formateringen på, og deretter velger du ditt fargevalg fra Fargeskalaer i Betinget formatering Meny.

Når du bruker denne formateringen på et område med celler, gir det en lignende visualisering som datalinjealternativet. Men fargelegging av celler gir deg en bedre oversikt over hvor hvert datapunkt faller i et område.

Alternativet du velger, avhenger virkelig av hvordan du foretrekker å presentere dataene dine i regnearket. En fargeskala som denne er nyttig hvis du ikke virkelig ønsker at regnearket skal se ut som et søylediagram. Men du vil fremdeles se - med et øyeblikk - hvor i området hvert datapunkt faller.

Hvordan bruke ikonsett i Excel

En av de mest kreative funksjonene ved betinget formatering i Excel er ikonets datasett. Disse lar deg implementere et ikon for å visualisere noe om dataene i diagrammet.

I Ikoninnstillinger meny i Tilstandsformatering, kan du velge mellom et bredt spekter av ikonsett.

Disse ikonsettene vil vises i hver datacelle for å representere hvor det totale datavirksomheten for elementet faller. Hvis du velger pilene, vil du se en rød pil ned for lite data. En opp grønn pil for høye data. En gul horisontal pil for mellomdistansedata.

Disse fargene er helt tilpassbare hvis du velger å gjøre det. For å tilpasse velger du bare kolonnen med data og velger Administrer regler i menyen Betinget formatering.

Alle disse betingede formateringsalternativene lar deg visualisere dataene i regnearkene. Dette hjelper deg med å forstå hva du prøver å representere med dataene på et øyeblikk.