Slik får du mest mulig ut av pivottabeller i Excel

Hvordan

AvBen Stockton

Sist oppdatert den17. januar 2020

Pivottabeller er perfekte for dataanalyse, spesielt hvis Excel-regnearket har flere regneark. Opprette en pivottabell i Excel er en ting, men å bruke denne kraftige funksjonen effektivt er en annen.

Det kan høres vanskelig ut, men når du har mestret bruk av pivottabeller, er alt mulig. Her er noen viktige tips for hvordan du kan få mest mulig ut av pivottabeller i Excel.

Bruke dynamiske datoperioder

Når du oppretter en pivottabell, bruker du et sett dataområde (for eksempel celler A1 til D4). Å lage en standard Excel-tabell fra datasettet før du oppretter en pivottabell, betyr at når du legger til eller fjerner data, bør pivottabellen automatisk oppdateres. Dette betyr at informasjonen i pivottabellen din alltid vil være nøyaktig.

For å gjøre dette, velg en celle i datasettet, og trykk deretter på Ctrl + T på tastaturet. trykk OK for å bekrefte og opprette en grunnleggende Excel-tabell.

Fra den nye tabellen din kan du opprette en pivottabell som vil oppdateres når dataene endres. Klikk Design> Oppsummer med PivotTable å gjøre dette.

Du kan da lag din Excel Pivot Table som normalt, og forlater tabellen din som dataområdet. Angi hvor du vil at pivottabellen skal opprettes før du klikker OK å lage den. Når du er opprettet, legger du til datafeltene du ønsker å se i pivottabellen.

Hvis pivottabellen ikke oppdateres automatisk for å gjenspeile endringer i datasettet, klikker du Analyser> Oppdater å manuelt oppdatere.

Bruke prosenttall totalt

Totaler vist i en pivottabell vil vanligvis vises som tall, men du kan endre disse til prosenter. For eksempel inneholder et datasett informasjon om en gruppe studenter, med en kolonne merket Savnet klasse som indikerer om de noen gang har gått glipp av en klasse eller ikke.

For å beregne prosentandelen studenter i denne gruppen som aldri har gått glipp av en klasse, kontra antallet som har, kunne vi bruke en prosentandel totalt. For å gjøre det, høyreklikk på et nummer i kolonnen du ønsker å endre, og trykk deretter på Vis verdier som>% av total sum.

Den oppdaterte tabellen vil vise prosentvise totaler - i dette tilfellet, 90% til Nei, 10% til Ja. Det er andre alternativer, inkludert % av kolonnen totalt, hvis du foretrekker å bruke disse i stedet.

Gi nytt navn til Pivot Table Header Labels

Når du oppretter en pivottabell, brukes overskrifter fra det eksisterende datasettet til å merke en kolonne. Når du manipulerer dataene dine ved å bruke SUM eller andre funksjoner, vil Excel vanligvis lage et mindre enn fantasifullt hode for å matche dataene som manipuleres til funksjonen.

For eksempel, beregning av antall studenter som bruker Student ID kolonne oppretter en pivottabelloverskrift som heter Telle of Student-ID. Dette er noe selvforklarende, men overskriften kan fortsatt omdøpes for å gjøre formålet med denne pivottabellen tydeligere.

For å gjøre det, rediger bare overskriften på pivottabellen slik du ville gjort for en annen celle. Dobbeltklikk på cellen for å begynne å redigere den, og erstatt deretter teksten. Du kan også høyreklikk>Innstillinger for verdi felt, skriv deretter et erstatningsnavn i Tilpasset navn felt før du klikker OK å redde.

Den tilpassede overskriften din vil forbli på plass med mindre (eller til) du fjerner den kolonnen fra pivottabellen.

Bruke Drill Down i Excel Pivot Tabeller

Hvis du har en pivottabell som inneholder totaler av noe, kan du gjøre det bore ned for raskt å se informasjonen som samsvarer med den. For eksempel i en tabell som inneholder antall elever som har gått glipp av en klasse (ved å bruke vår tidligere studenter viser datasett), kan vi raskt bruke denne metoden for å se hvem som har (eller ikke har) gått glipp av a klasse.

For å gjøre dette, dobbeltklikker du på en av totalen.

Bruk eksemplet over for å se alle elevene som har gått glipp av en klasse, dobbeltklikk på totalen for Nei (tallet 9 i celle B4, i Antall student-ID kolonne) viser en tabell med de matchende studentene i et nytt arbeidsark.

Endre formatering av cellenummer i pivottabeller

Som standard vises data i pivottabellen i Generell cellenummerformat. I stedet for å manuelt formatere hver celle til et annet tallformat, bør du stille inn pivottabellen din til å gjøre dette i stedet.

For eksempel en kolonne lagt til i klasselistedatasettet som heter Sport Kit Fee viser det utestående beløpet som hver student skylder for kostnadene for et sportsspilsett, vist i dollar i det originale bordet. Når du legger til disse dataene i en pivottabell, vises informasjonen i Generell cellenummerformat, i stedet for riktig Valuta format.

For å endre dette, høyreklikk på overskriftetiketten i pivottabellen og klikk Innstillinger for verdi felt.

Derfra, trykk på Nummerformat-knapp. Plukke ut Valuta fra Formater celler før du trykker på OK knappen for å lagre.

Dataene i pivottabellen din vil oppdateres for å bruke den oppdaterte cellenummerformateringen. For dette eksempelet, endring fra Generell til Valuta lagt til dollartegn til hver verdi.

Rask duplisering av svingtabeller

Du trenger ikke å lage en ny pivottabell hver gang du vil analysere dataene dine på en litt annen måte. Hvis du for eksempel vil kopiere en pivottabell med tilpasset formatering, kan du ganske enkelt duplisere pivottabellen i stedet.

For å gjøre dette, klikk på en celle i pivottabellen din og trykk Ctrl + A for å velge tabellen som helhet. Høyreklikk og trykk Kopiere, eller trykk Ctrl + C på tastaturet.

Velg en tom celle i en annen posisjon i Excel-regnearket, på det samme eller forskjellige regnearket, og deretter høyreklikk> Lim inn eller trykk på Ctrl + V å lime den inn.

Den nye tabellen vil være identisk med den gamle tabellen, med samme formatering og datasett. Du kan deretter endre pivottabellen for å rapportere annen informasjon.

Bruke Excel for dataanalyse

Selv om pivottabeller er nyttige, er de ikke den eneste måten å analysere data i et Excel-regneark. Du kan sammenføy Excel-dataene dine for å gjøre det lettere å forstå eller bruke betinget formatering for å gjøre visse deler av dataene dine skiller seg ut.

Med disse topp Excel-funksjoner, kan nye brukere slå i bakken og begynne å lage avanserte Excel-regneark.