Hvordan spore endringer i Word 2010

Hvis du noen gang trenger å redigere et dokument av noe slag, inkludert en kontrakt eller en avtale, og vil at endringene og kommentarene dine skal skille seg ut, vil Spor endringer funksjonen i Word 2010 har ingen like... Virkelig. Det er så bra. Hvis du er advokat eller avtalespesialist, vet du sannsynligvis allerede dette fra tidligere versjoner av Word men hvis ikke, vær nøye med og la meg introdusere deg for sporendring-funksjonen i Word 2010 som finnes på de Anmeldelse Tab av båndet.

Trinn 1 - Starte innhold

For å starte, trenger du litt innhold. Dette kan være noe du har skrevet, eller kanskje du er lærer, så ta en av studentene dine papirene du trenger å redigere. Sporendringer vil se på ALLE endringer som er gjort i et dokument, slik at du kan være så kreativ som du vil med innholdet ditt.

Trinn 2 - Aktiver sporendringer

Plukke ut de Anmeldelse fane og deretter KlikkSpor endringer.

Trinn 3 - Rediger

Start motorene dine! Nå kan du redigere dokumentet så mye du vil, og endringene vises med en farget markering. Disse endringene anses ikke som permanente på dette tidspunktet, men de vil bli lagret med dokumentet til de er "

Akseptert”Eller“avvist.”

Trinn 4 - Kommentarer og tilleggsredigeringsverktøy

legge kommentarer er en enkel måte å kommunisere punkter som trenger avklaring eller bare en generell kommentar. Kommentarer vises på siden av dokumentet, men vil ikke vises i det endelige utkastet. Til Legg til en kommentar, Plukke ut en del av dokumentet og deretter KlikkNy kommentar. * En boks vises på høyre side som du kan skrive inn for å formidle en bestemt melding til om redigering.

*Legg merke til at formatendringer som å legge til fet skrift, kursiv, understreking osv.… Vil resultere i en automatisk opprettet kommentar merket formatert.

Du kan også legge til Balloons, som er systemgenererte kommentarer som viser redigeringshandlinger utført på hver del av dokumentet. Å vise revisjoner i ballonger er min, er faktisk min foretrukne metode for redigering og gjennomgang av dokumenter. Disse ballongene vil endre seg avhengig av om du ser på “Finale: Vis markering" eller "Original: Show Markup”. Å gjøre dette KlikkVis markering> Balloons> Vis revisjoner i Balloons.

Trinn 5 - Rediger som en annen forfatter

Fargen som markeringene vil vises vil avhenge av hvilket forfatter- (redigerings-) nummer du er i dokumentet. Den første redaktøren vil ha rød markering, den andre har blå, og så videre. Redaktørens identitet bestemmes av User Navn tilknyttet Office 2010-installasjonen. Du kan endre dette hvis du KlikkSpor endringer> Endre User Navn…

Hvis du redigerer et dokument og deretter endrer ditt eget brukernavn, vil Word betrakte deg som en helt annen forfatter, og du kan deretter redigere dokumentet ved å bruke flere fargede markeringer. Hvis du gjør dette, må du huske det nøyaktige brukernavnet du brukte for hver farge, fordi du bruker noe annet bare vil opprette en ny forfatter (og farge).

Trinn 6 - Godta eller avvis endringer

Med dokumentet fullstendig redigert er du klar til å begynne å godta eller avvise endringer. Det er to forskjellige steder å gjøre dette; de Anmeldelse bånd Aksepterer -knappen eller Høyreklikkalternativ for kontekstmeny.

I tillegg kan du hoppe foran og fra båndet Godta alle endringer i Document for å øyeblikkelig endre dokumentet i henhold til all markeringen.

Trinn 7 - Sammenlign eller kombiner dokumenter

Du kan bruke Sammenlign-verktøyet til å se dokumenter side om side og se hvilke forskjeller det er mellom dem. Dette vil fungere med NOEN to dokumenter, men det er bare veldig nyttig for dokumenter som ligner eller er endret. Under lastet jeg både originalversjonen og den ferdige reviderte versjonen for sammenligning.

Sammenligningsvinduet er stort, men det vil vise enhver forskjell og vil automatisk åpne Gjennomgår ruten for å hjelpe deg med å spore endringer lettere.

Konklusjon

De Anmeldelse bånd i Office 2010 er et nyttig verktøy for samarbeid, skriving og redigering. I Word 2010 er verktøyet Sporendringer spesielt nyttig og et must for alle som trenger å redigere et dokument og spore endringer / revisjoner. Endringssporing er kortfattet, lett å se, forstå og anvende.