Slik legger du til eller fjerner en rullegardinliste i Excel

Hvordan

AvJeff Butts

Publisert12. oktober 2023

Når jeg lager et regneark i Excel, er tanken å forenkle og bedre organisere noen deler av livet mitt. Enten det er for personlig budsjettering, forberedelse til å fakturere en klient eller lage en oversikt over filmene og videospillene mine, kan Excel være en game-changer.

Det er mange tips for å hjelpe gjør Excel til et enda mer effektivt verktøy for deg. For å hjelpe regnearkene dine til å bli enda mer kraftfulle og effektive, er det viktig å sørge for at visse verdier legges inn på samme måte. Enten det er for å hjelpe til med å filtrere dataene senere eller søke gjennom dem, er det avgjørende å sikre at alle Blu-ray-platene mine kalles det samme. Det er derfor det kan være så nyttig å vite hvordan du legger til (eller fjerner) en rullegardinliste i Excel. La oss gå gjennom å bruke denne avanserte funksjonen for deg selv.

Legg til en rullegardinliste i Excel-regnearket

For dette eksempelet bruker jeg en filmbeholdning. Jeg har noen filmer på VHS, noen på DVD og noen på Blu-ray. Å hjelpe til med filtrering, sortering og søking gjennom katalogen senere, har jeg en kolonne for "Medietype."

Jeg vil legge til en rullegardinliste for "Media Type" slik at jeg kan være sikker på at jeg alltid har Blu-ray og de andre formatene stavet på samme måte. Dette gjør du ved hjelp av datavalidering.

Slik legger du til en rullegardinliste i Excel:

1. I regnearket velger du cellene du vil bruke i rullegardinlisten.
2. Velg enten Data > Validering fra menylinjen eller Datavalidering ikonet i Data bånd.
   
3. Dialogboksen Datavalidering vises. Under Valideringskriterier > Tillat, velg Liste.
   
4. Neste, i Kilde feltet, skriv inn verdiene du vil tillate, atskilt med komma.
   
5. Hvis verdiene finnes i et annet ark, kan du også velge dem der ved å klikke på ikonet på høyre side av inndataboksen, deretter cellen eller cellene som inneholder de tillatte verdiene.
   
6. Hvis du vil at rullegardinlisten skal vises når du klikker i cellen, sørg for In-cell dropdown er sjekket.
7. Klikk OK for å fullføre rullegardinlisten.

Når du er ferdig, kan du klikke på verdien fra rullegardinlisten i stedet for å skrive den. Selvfølgelig kan du fortsatt skrive inn verdien.

Hvis du skriver inn tekst som ikke samsvarer med en av verdiene du spesifiserte for rullegardinlisten, vil Excel varsle deg om datavalideringsfeilen. Av denne grunn er det ofte en god idé å forsikre seg Ignorer blankt er aktivert i Datavalidering dialog.

Endre eller fjerne en rullegardinliste i Excel

Hvis du bestemmer deg for at du ikke lenger vil ha datavalideringen som rullegardinlisten gir deg, er den lett å fjerne. Det er også enkelt å legge til eller fjerne verdier fra listen over akseptable oppføringer.

Hvordan endre de tillatte verdiene i en rullegardinliste

1. I regnearket velger du cellene ved hjelp av rullegardinlisten.
2. Som før, velg Data > Validering fra menylinjen. Alternativt, klikk på Datavalidering knappen i Data bånd.
3. Hvis du har lagt inn en liste over verdier i Kilde: feltet, rediger den listen. Ellers, rediger celleområdet som er inkludert.

Enkelt, ikke sant? Nå, hva om du vil fjerne rullegardinmenyen helt? Det er også enkelt å gjøre.

Slik fjerner du en rullegardinliste fra et regneark

1. Gå tilbake til regnearket og velg cellene som bruker rullegardinlisten.
2. Klikk Data > Validering i menylinjen. Du kan også bare bruke ikonet for datavalidering i Excel Data bånd.
3. Klikk Rydd alt.
   
4. Klikk OK, og rullegardinlisten er ikke lenger til stede i cellene.

Flere avanserte datavalideringsinnstillinger i Excel

Noen ganger kan det hende du lager denne rullegardinlisten til andres fordel. Hvis det er tilfelle, kan det hende du må tilpasse hva som vises mens de gjør dataregistreringen.

Excel tilbyr til og med noen avanserte funksjoner utover funksjoner og formler. Blant disse vil du finne at du til og med kan tilpasse meldingen noen ser når de skriver inn verdier. Du kan også endre hva varselet viser og teksten som vises når en ugyldig inntasting skrives inn.

Her er hvordan du kan bruke funksjonene til å virkelig gjøre regnearket ditt brukervennlig.

Hvordan endre inndatameldingen for en rullegardinliste

1. Velg cellene som inneholder rullegardinlisten din, og skriv deretter inn Datavalidering dialog som i de forrige instruksjonene.
2. Klikk Inndatamelding fra de tilgjengelige fanene.
   
3. For å sikre at meldingen vises når en av cellene er valgt, aktiver avkrysningsboksen for Vis inndatamelding når celle er valgt.
4. Hvis du vil, skriv inn en tittel og en inndatamelding som skal vises.

Når den er konfigurert, vil Excel dukke opp en melding som den nedenfor når en celle, inkludert rullegardinlisten, er valgt.

Neste, feilmeldingen. Standard feilmelding når noen skriver inn ugyldig tekst er ok, men det kan være lurt å tilpasse den litt. Jeg personlig liker alltid å legge til litt snark, men det er kanskje ikke din stil.

Men hvis du vil tilpasse disse feilvarslene, er det slik du kan gjøre det.

Slik angir du et tilpasset feilvarsel for en rullegardinliste

1. Fra Datavalidering dialog, velg Feilvarsel.
2. Forsikre Vis feilvarsel etter at ugyldige data er lagt inn er sjekket. Selvfølgelig, hvis du ikke vil at en feilmelding skal vises, kan du fjerne merket i boksen.
   
3. Velg stilen du ønsker for feilvarselet. Dette endrer hvilket ikon som vises. Tilgjengelige stiler inkluderer:
   • Stopp, som viser en rød sirkel med en hvit x i midten.
   • Advarsel, som viser en gul trekant rundt et svart utropstegn.
   • Informasjon, den standard blå sirkelen med et hvitt "I" inni seg.
4. Tilpass deretter tittelen og feilmeldingen til dine egne preferanser.
5. For å fullføre, klikk OK.

Når det er gjort, vil du se en egendefinert feilmelding hver gang du oppgir data i en av rullegardincellene som ikke samsvarer med verdiene du har angitt.

Få Excel til å gjøre tunge løft

Det er mye kraft i Excel. Når du prøver trekke ut, samle inn eller analysere data, er det definitivt nyttig å la regnearkprogramvaren håndtere de tunge løftene for deg. Du kan finne deltekst samsvarer med riktig formel, beregne noens alder basert på deres fødselsdato, og mye mer.

Hva er ditt favoritt Excel-tips eller triks? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.