NeatReceipts gratis alternativ: iPhone + Google Docs OCR

I det siste har jeg vært det veldig fristet til å investere 200 dollar eller så mot NeatReceipts, det papir-til-digitale arkiveringssystemet du sannsynligvis kjenner igjen fra SkyMall-katalogen. Problemet er at jeg allerede eier en skanner - og jeg kan ikke ta meg selv til å bruke så mye penger på en annen, uavhengig av hvor mye lettere det vil gjøre livet mitt. Men etter å ha lest innlegg fra grooveDexter på Google legger til OCR-støtte for 34 språk, Fikk jeg en ide. Hvorfor ikke bruke iPhone og Google Docs 'OCR-evner og rulle mitt eget arkiveringssystem for digital kvittering? Jeg kan bare klikke på bilder av kvitteringer og visittkort, laste dem opp til Google Dokumenter for å få dem OCR og deretter plunk dem i en spesiell samling, som jeg kan søke etter nøkkelord etter behov.

Lang historie kort: det fungerer. Selv om det ikke er så glatt som jeg ser for meg at NeatReceipts skal være, har det to store fordeler:

1. Du trenger ikke en skanner eller en datamaskin for å fange dokumenter.
2. Det er gratis.

Slik fungerer hele gratis NeatReceipts gratis alternative Google Docs OCR digitale kvitteringssystem:

(Merk: Som en påminnelse, OCR står for Optisk karaktergjenkjennelse og betyr egentlig at Google Dokumenter kan lese tekst fra en PDF eller et bilde og sette den i redigerbart og søkbart format i Google Dokumenter.)

Trinn én - Samle inn kvitteringer, visittkort og dokumenter

Som alle som noen gang har prøvd å implementere et innboksdrevet system, vet å ha en uanstrengt og alltid tilgjengelig “bøtte”Er nøkkelen. Og det er her dette mobile NeatReceipts-alternativet virkelig skinner. Alt det krever er en telefon med kamera på - en smarttelefon med Dropbox installert er enda bedre, men ikke påkrevd.

For å samle inn data, ganske enkelt snap bilder av visittkortene, kvitteringene eller andre papiroppføringer du vil arkivere i skyen.

Dette er faktisk et veldig kritisk skritt. Du vil være sikker på at du får et så tydelig skudd som mulig. Gjør ditt beste for å få hele dokumentet til å fylle bildet. Forsikre deg om at den er godt opplyst uten blending. Forsikre deg også om at teksten er i fokus. Hvis det er uskarpt, for mørkt eller avskåret, ta det igjen. Prøv det i liggende modus hvis det fungerer bedre.

Trinn to - Synkroniser med datamaskinen

Dessverre er det foreløpig ikke en enkel måte å få bilder inn i Google Dokumenter direkte fra iPhone-en din. Derfor anbefaler jeg å bruke Dropbox, siden det lar deg laste opp bilder rett i Dropbox-mappen. Du kan ta bildet fra Dropbox og laste det opp øyeblikkelig, eller laste opp eksisterende bilder fra kamerarullen din til en mappe du velger.

Du kan selvfølgelig synkronisere bildene dine på den gammeldagse måten ved å bruke iPhoto eller Windows Live Photo Gallery. Men en del av lokket med denne løsningen er at du ikke trenger å være kablet til en USB-port for å få den til å fungere.

Trinn tre - Last opp til Google Dokumenter

Nå, alt du trenger å gjøre er å laste det opp til Google Dokumenter og aktivere OCR-mulighetene. Men før du gjør dette, er det en god idé å lage en samling spesielt for OCR-dokumenter og kvitteringer. Dette vil gjøre det lettere å søke dem senere. Jeg kalte min “Kvitteringer / visittkort”Men du kan navngi hva du vil.

Neste, KlikkLaste opp…

... og velg kvitteringer og øyeblikksbilder du vil laste opp. Det viktigste du kan gjøre her før KlikkerBegynn å laste opp er å Sjekk boksen ved siden av Konverter tekst fra PDF eller bildefil til Google Docs-dokumenter. Forsikre deg også om at du velger språket ditt i rullegardinmenyen nedenfor, hvis du bruker et annet språk enn engelsk.

Trinn fire - Søk og organiser dine digitaliserte kvitteringer

Ok! Nå har du visittkort og kvitteringer i en søkbar, arkivert Google Dokumenter-mappe. Åpne en for å se hvordan Google Dokumenter gjorde det.

Her er eksemplet jeg gjorde. Som du ser, trakk den teksten på den hvite bakgrunnen ganske enkelt ut. Det hadde litt problemer med nettadressen min, men samlet sett erklærer jeg denne innsatsen “ikke altfor dårlig.” Du kan gå gjennom og gjøre rettelser for hånd, etter behov.

Det viktige aspektet er at denne bildefilen nå er søkbar. Så la oss si at 10 måneder senere vil jeg finne visittkortet til Mr. Jack Busch. Jeg kan bare hente frem Google Dokumenter og søke i samlingen kvitteringer / visittkort for uttrykket "Jack Busch.”

Så selv om Google Docs OCR ikke er perfekt, er den god nok til å gjøre det enkelt for deg å finne dokumenter via et søkeord for søkeord. Uansett hvordan du skjærer det, så er det mye raskere og enklere enn å bla gjennom et alfabetisk filskap.

Konklusjon

OK, etter alt dette, innrømmer jeg at jeg fremdeles ønsker å kjøpe NeatReceipts. Inklinga mi er at det er mye bedre å analysere tekst på dokumenter og sannsynligvis vil gjøre en bedre jobb for større sider. I tillegg har Google Docs OCR en stor begrensning, ved at den bare kan fungere på dokumenter opptil 2 MB. Praktisk talt enhver PDF vil bryte denne grensen. Men en løsning er å konvertere PDF-filene dine til en mindre størrelse eller fargedybde (Jeg laget dem 33% og gråtoner) ved hjelp av et verktøy som Veiviser for konvertering av Snagit batchbilde.

Du kunne også prøve Evernote, som også har OCR for gjenkjenning av tekst i bilder, pluss en mobilapp som lar deg laste opp direkte fra telefonen. Men totalt sett har jeg funnet ut at Evernotes OCR ploddes litt - den konverterer ikke riktig når du laster opp, og jeg er ikke helt sikker på når den behandler bildene dine. Foreløpig er Google Dokumenter den raskeste metoden, selv om det innebærer et ekstra trinn for opplasting.