Slik bruker du hurtigdeler for autotekst i Office 2010

Hvordan

AvAustin

Sist oppdatert den26. oktober 2021

Har du noen gang jobbet i Microsoft Word eller Outlook og oppdaget at du ofte bruker det samme innholdet i flere dokumenter? Jeg vet personlig at hvis det er en måte å spare tid og skrive mindre på, er jeg et spill. I Office 2010 kan vi bruke AutoText og Quick Parts for å spare tid og automatisk skrive inn tekst og felt, eller til og med redigere dokumentets egenskaper. Det er spesielt ideelt for deg selgere eller teknikere som sender de samme 10 e-postene hver dag! La oss ta en titt!

Hva er autotekst?

AutoText er den viktigste delen av Quick Parts, og ifølge Microsoft:

Autotekst er gjenbrukbart innhold som du kan lagre og få tilgang til igjen og igjen. Klikk Autotekst for å få tilgang til autotekstgalleriet. Du kan lagre autotekst i autotekstgalleriet ved å velge teksten du vil gjenbruke, klikke på Autotekst, og deretter klikke Lagre utvalg i autotekstgalleri. Ved å fylle ut den nye byggeblokkinformasjonen lagrer du innholdet du lagrer for å bruke igjen og igjen.

Eller med andre ord, AutoText er bare biter av tekstinnhold som lagres slik at du automatisk kan sette dem inn i dokumenter, e-poster og prosjekter ved å trykke på en knapp. Det sparer mye tid!

Hva er hurtigdeler?

I følge Microsoft:

Quick Part Gallery er et galleri der du kan opprette, lagre og finne gjenbrukbare deler av innhold, inkludert autotekst, dokumentegenskaper som tittel og forfatter, og felt.

Vi skal se mer på andre deler av Quick Parts senere, men for nå, la oss fokusere på autotekst.

Slik oppretter du en ny autotekstoppføring
I Word 2010 lagres autotekstoppføringer som byggeklosser. For å opprette en ny oppføring, bruk Lag ny byggekloss dialogboks.

1. Velg i dokumentet innhold (tekst) som du vil gjøre om til en autotekstoppføring.

2. Klikk på Sett inn båndet og klikk deretter på Raske deler knapp. Klikk deretter Lagre utvalg i autotekstgalleri.

3. Fyll ut informasjonen i Lag ny byggekloss dialogboks:

• Navn: Skriv inn et unikt navn for autotekstoppføringen.
• Galleri: Velg Autotekst galleri.
• Kategori: Velg Generell kategori, eller opprett en ny kategori.
• Beskrivelse: Skriv inn en beskrivelse av byggeblokken.
• Lagre i: Klikk på navnet på malen i rullegardinlisten. Klikk for eksempel Normal.dotm

Det er alt som skal til for å lage autotekstoppføringer. Selvfølgelig kan du lage forskjellige sett for forskjellige prosjekter og lagre dem i forskjellige dokumentmaler (.dotm-filer), men vi sparer den lange fremgangsmåten for en annen groovy artikkel.

Slik sletter du en autotekstoppføring

4. Lignende til trinn 2 ovenfor, gå til Sett inn-fanen og inn i Hurtigdeler > Autotekst-menyen. Denne gangen vil du imidlertid høyreklikke en Autotekstinntasting og velg deretter Organiser og slett.

5. Klikk på Autotekstinntasting som du vil fjerne, og klikk deretter på Slett knapp.

Bruke autotekst i Word 2010

6.a Begynn å skrive tekst i en Autotekst-oppføring; Når du får det første ordet eller så skrevet inn, vil du se en liten popup som forteller deg at du kan trykke Tast inn for å sette inn Autotekst-oppføringen.

6.b Alternativt kan du skrive inn de første par bokstavene i en Autotekst-oppføring og deretter trykke F3 for å sette inn den mest like Autotekst-oppføringen.

Uansett hvilken måte du velger å bruke AutoText, bør resultatet være det samme. Autotekstoppføringen din vil bli lagt til dokumentet på standardmåten som er spesifisert. Selvfølgelig kan du alltid bruke Hurtigdeler > Autotekst-knapp på Sett inn bånd for å plassere AutoText, men det krever alle de ekstra trinnene.

Hva er en hurtigdel for en dokumenteiendom?

Document Property Quick Parts gir rask og enkel tilgang til metadataegenskapene til dokumentet ditt. Selv om autotekst er tilgjengelig i både Word og Outlook, er Quick Parts for Document Property kun tilgjengelig i Word 2010; resten av suiten er utelatt.

7. Det er noen forskjellige måter å få tilgang til dokumentegenskaper. Den raskeste er fra Fil > Info Meny. Her kan du klikke på Eiendommer for å vise dokumentpanelet eller gå rett til vinduet med avanserte dokumentegenskaper.

8.a Hvis du valgte dokumentegenskaper-panelet, ville det dukket opp som en linje rett over dokumentarbeidsområdet. På den ene siden gir dette deg en rask måte å redigere metadataene til et dokument på, men det har ulempen med å ta opp mye skjermplass.

8.b Du kan også få tilgang til avanserte dokumentegenskaper fra dokumentpanelet.

9. Vinduet Avanserte dokumentegenskaper er det samme vinduet du vanligvis vil se hvis du høyreklikker på en dokumentfil fra Windows Utforsker og velger Eiendommer. I Sammendrag fanen, kan du redigere all metainformasjonen til et dokument.

10. Du kan angi hurtigdeler for dokumentegenskap fra Sett inn-båndet i Word. Når det er satt inn i et dokument, vil det automatisk fylle ut den forespurte informasjonen, uansett data som er tilgjengelig.

Merk at det fungerer som en datasynkronisering. Hvis du endrer denne angitte informasjonen, er denne endringen også i dine avanserte dokumentegenskaper.

Høres det gøy ut? Vær så snill å løp! Jeg må leke med flere nye Office 2010-funksjoner!

Hvordan

Slik finner du din Windows 11-produktnøkkel

Hvis du trenger å overføre Windows 11-produktnøkkelen eller bare trenger den for å gjøre en ren installasjon av operativsystemet,...

Hvordan

Slik sletter du Google Chrome-buffer, informasjonskapsler og nettleserlogg

Chrome gjør en utmerket jobb med å lagre nettleserloggen, bufferen og informasjonskapslene for å optimalisere nettleserens ytelse på nettet. Slik gjør hun...

Tilbud

Prismatching i butikk: Slik får du nettpriser mens du handler i butikken

Å kjøpe i butikk betyr ikke at du må betale høyere priser. Takket være prismatchingsgarantier kan du få online rabatter mens du handler i...