Slik konfigurerer og administrerer autoarkivering i Outlook 2010

Hvordan

AvAustin

Sist oppdatert den20. august 2021

Siden starten av Outlook har Microsoft alltid inkludert arkivet og Autoarkiv funksjoner, og Outlook 2010 er intet unntak. Autoarkiveringsfunksjonen flytter eller sletter automatisk de eldre e-postene fra din primære postkasse til en arkivdatafil som er lagret på din lokale harddisk. Disse filene kalles .PST-filer. I det siste, når Outlook .PST-filer hadde en grense på 2 GIG, var arkivfunksjonen mye viktigere ettersom den arkiverte eldre e-poster ut av den primære .PST-filen og inn i en Archive.pst-fil. Når det er sagt, selv om .PST-filer i Outlook 2010 har en grense på 20 Gig, er det fortsatt en god idé å la den administrere den eldre e-posten din for å holde .PST-filene dine små og systemytelsen oppe.

Hva gjør AutoArchive-funksjonen?

AutoArchive reduserer postboksstørrelsen ved å slette eller flytte gamle elementer til en arkivdatafil eller .PST. Prosessen fungerer ganske likt enten du bruker Microsoft Exchange på jobben eller IMAP eller POP fra et hjemme- eller småbedriftsoppsett. Det er egentlig akkurat som å ta noen bunker med papir fra skrivebordet og legge dem i et organisert arkivskap eller .PST-fil, som nevnt ovenfor. Denne prosessen er forskjellig fra eksport på to måter. Eksportering lar deg flytte e-postene til flere forskjellige eksterne formater, mens arkivering bare lar deg flytte de eldre e-postene til en .pst-fil eller slette e-posten helt. Arkivering gir også enklere tilgang til gamle e-poster siden det er en fane i Outlook-navigasjonsruten. Selvfølgelig kan du også sette opp AutoArchive for å slette din gamle e-post også.

Slik aktiverer du standard autoarkivering for alle Outlook 2010-mapper

1. I Microsoft Outlook og klikk på Fil menyen og velg Alternativer.

2. I Alternativer-menyen klikker du på Avansert og klikk deretter på Innstillinger for automatisk arkivering knapp.

3. Klikk i avmerkingsboksen for Kjør AutoArchive hver [14] dag. Herfra kan du ytterligere tilpasse AutoArchive-innstillingene for Outlook 2010; Når AutoArchive er aktivert, vil imidlertid som standard flytte (ikke slette) all e-post som er eldre enn seks måneder, til en Archive.pst-fil. Jeg foreslår at du beholder Spør før AutoArchive kjører merket slik at du blir varslet hver gang et arkiv skjer. Du vil bli overrasket over hvor ofte folk spør meg om manglende meldinger. Normalt er det en AutoArchive-funksjon. Når du har innstillingene der du liker dem, klikker du Bruk disse innstillingene på alle mapper nå.

Hvis du fulgte trinnene ovenfor, aktiverer AutoArchive alle Outlook-meldingene dine. Hvis det er en mappe du ønsket å ekskludere fra AutoArchive, eller hvis du bare vil at den skal gjelde for noen få mapper, kan vi gjøre det også. Outlook 2010 lar deg tilpasse AutoArchive-innstillingene for hver mappe; dette er hvordan.

Endre innstillinger for automatisk arkivering for enkelt Outlook 2010-mapper

4. I Outlook, se i navigasjonsruten til venstre. Derfra høyreklikker du en mappe og velger Eiendommer for å angi autoarkiveringspolicyen.

5. I vinduet Egenskaper for innboks som vises, klikker du på Autoarkiv fanen. Her kan du tilpasse AutoArchive-innstillingene for denne mappen eller til og med deaktivere AutoArchive for den helt.

Greit, nå vet vi hvordan du autoarkiverer individuelle mapper. Men hva om du ikke vil bruke AutoArchive i det hele tatt? Hvis du ikke er en fan av den automatiske funksjonen, kan du fortsatt bruke Arkivering ved å bruke den manuelle prosessen.

Slik arkiverer du elementer manuelt

6. I Outlook klikker du på Fil> Info menykategorien og velg Oppryddingsverktøy > Arkiv.

7. Velg hvilken i Arkiv-dialogen som vises Mapper vil du Arkiv. Denne prosessen er nesten den samme som AutoArchive, bortsett fra at det er en engangsavtale. Noe annet er at du til og med kan overstyre egenskapen "Ikke autoarkiver" hvis du har brukt det på noen mapper, men det er valgfritt.

Hvor er Outlook-arkiverte elementer plassert?

8. I Outlook kan du få tilgang til arkiverte elementer fra Arkiv-mappen i e-postnavigasjonsruten til venstre.

9. Du kan også få tilgang til arkiver fra Outlook .PST fil der de lagrer. Du kommer dit ved å klikke på Fil > Åpne menykategorien og velg Åpne Outlook-datafil.

10. Som standard er .pst-filplasseringen for Outlook-arkivet:

%UserProfile%DocumentsOutlook-filer

Hvis du ikke har brukt Arkivering i Outlook før, prøv det. Det vil garantert bidra til å holde ting rene og flytte gamle, ubrukte e-postelementer ut av den primære postkassen/.PST-filen din. Det er også en fin måte å holde .PST-filstørrelsen under kontroll. Og det vil hjelpe med systemytelsen!

Hvordan

Slik finner du din Windows 11-produktnøkkel

Hvis du trenger å overføre Windows 11-produktnøkkelen eller bare trenger den for å gjøre en ren installasjon av operativsystemet,...

Hvordan

Slik sletter du Google Chrome-buffer, informasjonskapsler og nettleserlogg

Chrome gjør en utmerket jobb med å lagre nettleserloggen, bufferen og informasjonskapslene for å optimalisere nettleserens ytelse på nettet. Slik gjør hun...

Tilbud

Prismatching i butikk: Slik får du nettpriser mens du handler i butikken

Å kjøpe i butikk betyr ikke at du må betale høyere priser. Takket være prismatchingsgarantier kan du få online rabatter mens du handler i...