Hvordan lage et bærbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A er en streng standard av Adobes Portable Document Format (PDF) som føderale domstoler i USA krever for presentasjon og arkivering (det er der "A" kommer inn) av PDF-dokumenter. Her er en enkel teknikk for å lage PDF / Som retten vil godta.

Konseptet bak PDF / A er enkelt, men instruksjonene forskjellige leverandører gir er forferdelig innviklet. Dette er den enkle måten å gjøre det på. For eksempel bruker jeg Adobe Pro 9.3, men dette fungerer på Adobe Standard 7 og oppover. Jo høyere versjon, jo bedre.

Åpne først PDF-en du vil konvertere til PDF / A. På overflaten vil en vanlig PDF og en PDF / A se like ut. Forskjellene er under panseret.

Velg File / Save as “Post script.” Den har .ps-utvidelsen.

Lukk nå PDF-filen og åpne Acrobat Distiller.

Velg Innstillinger / Rediger Adobe PDF-innstillinger.

Gå til Font for å forsikre deg om at du bygger inn alle skriftene i dokumentet. I dette tilfellet har jeg allerede lagt inn min.

Nå åpner PDF.ps-filen. Bare ved å åpne den, vil Distiller automatisk konvertere den til en kompatibel PDF / A.

Men er den virkelig kompatibel? La oss sjekke.

Åpne den nyopprettede PDF-filen i Adobe Pro (eller Standard) og kjør Preflight ved å gå til Advanced / Preflight.

Nå analyser. Velg PDF / A-1b med mindre retten ber om noe annet.

Ingen problemer funnet! De føderale domstolene vil godta det. Ta kontakt med landets myndigheter - hvis du bor utenfor USA - for å se om PDF / A er et format domstolene krever.

Hvis du eller firmaet ditt utfører noe føderalt arbeid, vil dette nye kravet til arkivering i PDF / A definitivt påvirke hvordan du lager og jobber med PDF-dokumenter.