Slik legger du til rullegardinlister og datavalidering i Excel 2010-regneark

I Excel 2010 og 2007 er en hendig funksjon jeg bruker hele tiden i budsjettsesongen Data Validation-funksjonen som lar deg lage en rullegardinliste i cellen for å fylle felt. Siden flere av oss jobber med budsjettet sammen, kan jeg ved å bruke nedtrekkslistene holde dataene normalisert og redde meg og mine kolleger mye tid under og på slutten av prosessen. Dette er bare ett eksempel, men jeg vil gjette at du får poenget. Hvis ikke, åpne Excel 2010 eller 2007 og følg med for å se magien i Excel Drop Down-lister!

Selv om jeg normalt legger til rullegardinlister for datavalidering i hele kolonner, kan du også legge rullegardinmenyen til individuelle celler. I eksemplet nedenfor skal jeg bygge en nedtrekkspost til en hel kolonne for å hjelpe meg med å bygge ut sjanger-kategorien til musikksamlingen min.

Trinn 1 - Velg hvilke celler du vil legge til validering til

Klikk på en kolonne for å markere hele kolonnen.

Trinn 2 - Databånd

Nå som du har valgt de ønskede cellene, Klikk de Data tapp i båndet og deretter Klikk de Datavalidering verktøy.

Trinn 3 - Valideringskriterier

Fra innstillinger Tab, Klikk nedtrekkslisten Tillat og Klikk Liste.

Trinn 4 - Nedtrekksliste

I SVår boks er det to forskjellige alternativer.

1. Hvis du allerede har noen rader med listedataene dine, kan du bare velge disse feltene. Dette er grunnen til at jeg vanligvis gjør IE: bruk en skjult kolonne et sted i regnearket mitt for å holde ting enkelt. Jeg foreslår nr. 2 for denne øvelsen.
2. Gå inn i dataene for rullegardinmenyen manuelt av Typing dem inn i boksen som skiller dem med komma.

KlikkOK å redde.

Trinn 5 - Valgfritt: Input Message + Error Alert

Det er to ekstra datavalideringsfanen du kan bruke hvis du vil. Den første er Skriv inn melding, vil denne kategorien tillate deg å tilordne en liten popup-melding som vises når noen velger en celle med denne datavalideringen tildelt den. Det andre er Feilvarsel, lar dette deg sette opp en melding når noen prøver å legge inn informasjon i cellen som ikke samsvarer med det du legger i kilden.

Ferdig!

Nå har alle cellene du opprinnelig valgte en rullegardinmenyfunksjon med en liste du kan velge mellom for cellen. Disse cellene vil nå også bli moderert / normalisert av datavalidering, så du vil bare få lov til å oppgi et av kildealternativene i cellen. Hvis brukeren gjør rullegardinmenyen og velger, er det ikke noe problem. Hvis de skriver det, er det ikke noe problem. Hvis de skriver inn WRONG-dataene, vil de få feilmeldingen som konfigurert ovenfor i trinn 5 (hvis du konfigurerte en feilmelding osv.).

Konklusjon

Som jeg nevnte i åpningen, bruker jeg nedtrekkslister hele tiden på jobb og hjemme når jeg koordinerer artikler her på groovyPost. Google Dokumenter støtter også funksjonen, så hold deg oppdatert på denne veiledningen om noen få dager.