7 Microsoft Outlook-tips hver bruker bør vite for å spare tid

Hvordan

AvMichael Bryant

Sist oppdatert den2. april 2021

Microsoft Outlook er fortsatt en av de mest populære e-postløsninger på planeten. Den er tilgjengelig på forskjellige plattformer, inkludert Windows, macOS, Android og iOS / iPadOS. Microsoft Outlook brukes av millioner av mennesker hver dag. For å gjøre e-postbruken din mer produktiv, bør du vurdere disse Microsoft Outlook-tipsene for hjemmebruk og bedrift.

Microsoft Outlook-tips

Selve e-postmeldingen har ikke endret seg mye de siste årene. Du sender enten nye meldinger eller leser / svarer på mottatt post. Microsoft Outlook tilbyr flere verktøy som gjør e-post mye bedre og effektiv å bruke. Våre favoritter Microsoft Outlook-tips følger.

Flagg og kategorier

To av de enkleste måtene å organisere de viktigste e-postene dine bedre, er å bruke flagg og kategorier. Generelt sett tillater begge deg å sortere meldinger for senere bruk. Imidlertid er de begge litt forskjellige enn hverandre.

Flagg er tidsbaserte påminnelser du kan legge til ved å høyreklikke et sted på en melding og deretter velge Oppfølging. Du kan velge et flagg som representerer i dag, i morgen, denne uken, neste uke, ingen dato og Tilpasset. Når du legger til et flagg, blir forhåndsvisningen av meldingen gul, og i overskriften ser du et oppfølgingsvarsel.

Om nødvendig kan du opprette et tilpasset varsel for hvert flagg ved å høyreklikke på meldingen og velge Oppfølging> Legg til påminnelse. Velg for å se alle gjeldende flagg i Microsoft Outlook Vis> Oppgavelinje> Oppgaver.

For å fjerne et flagg, høyreklikk på meldingen og velg deretter Oppfølging> Merk fullført.

Kategorier lar deg fargekode e-post for det meste for søkeformål, og ligger ved å høyreklikke på en melding og deretter velge Kategorier. Klikk Alle Kategorier for å justere navnene på gjeldende kategorier eller legge til nye. Ellers velger du kategorien du vil bruke. Mindre er mer i dette tilfellet, og det anbefales at du bare bruker kategoriene du trenger. Hvis du for eksempel bare trenger tre kategorier, slett resten. Du kan også legge til nye på et senere tidspunkt.

Favoritter

Ved å tildele favoritter flyttes en e-postmappe til toppen av mapperuten. Disse mappene endres ikke på noen annen måte enn der de ligger. I stedet for å tildele favoritter til tradisjonelle mapper som sendte varer og slettede elementer, bør du beholde dette skillet bare for tilpassede mapper. For å se favoritter, sørg for at du er i e-postvisningen i Microsoft Outlook.

I det følgende eksemplet er det opprettet en ny mappe som heter Urgent. Innenfor denne mappen er e-postmeldinger som krever øyeblikkelig svar. Ved å gjøre Urgent-mappen til en favoritt, ligger den nå øverst i mapperuten.

Klikk på for å slå favorittene på / av Vis> Mappepanel> Favoritter.

Snarveier

Et av dine daglige mål bør være å skrive mindre og fortsatt gjøre samme mengde arbeid. En av måtene å gjøre dette på er å bruke snarveier som er tilgjengelige på tvers Microsoft 365. Med Microsoft Outlook kan du dra nytte av følgende snarveier:

• Bruk Ctrl + R: Svar på en e-post
• Ctrl + Skift + M: For å opprette en ny e-post
• Velg Ctrl + 1: Slik åpner du e-posten din:
• Ctrl + 2: Åpne kalenderen din
• Bruk Ctrl + 3: Slik åpner du kontaktene dine:
• Ctrl + 4: Slik åpner du oppgavene dine:

Leter du etter mer? Du kan også bruke Raske trinn, som lar deg forhåndsformate og forhåndsadresse e-post til flere personer.

Bruk regler

Regler er en annen flott funksjon i Microsoft Outlook. Med regler kan du anvende regler til innkommende og utgående e-post. Ved å gjøre det kan du bedre organisere, følge opp eller holde deg foran meldingene dine. Når du har brukt tiden på å konfigurere regelen, begynner du å spare mye tid hver dag.

Forsinkede leveranser via e-post

Har du noen gang sendt en e-post bare for å finne ut senere at den inneholdt en skrivefeil eller feil informasjon? Har du noen gang sendt en melding til feil person? Med Microsoft Outlooks forsinkede e-postleveringsverktøy kan du legge litt pusterom mellom skriving og e-post og sending. Det forsinkede e-postverktøyet gagner alle som (innrømmer) å gjøre feil på forhastede meldinger og de som trenger å sende en melding på et annet tidspunkt eller en annen dag.

For å bruke verktøyet, skriv en melding i Microsoft Outlook som du alltid gjør. Før du klikker på Send-knappen, velger du Valg> Mer på meldingsmenylinjen. Velg deretter Forsink melding. Velg Egenskaper-menyen, ved siden av Ikke lever før valget, og velg dagen og klokkeslettet du vil sende meldingen, og klikk deretter Lukk.

Usendte meldinger ligger i utboksen i Microsoft Outlook til de sendes. Du kan når som helst dobbeltklikke på meldingene for å sende dem umiddelbart eller på et annet tidspunkt.

Endre tidssone

Når pandemien endelig er over, vil folk reise mer både nasjonalt og internasjonalt. Når dette skjer, må du justere tiden i Microsoft Outlook-kalenderen. Når du gjør det, vil e-postene og kalenderne vise riktig tid - til de må endres når du kommer hjem.

I Microsoft Outlook velger du Fil> Alternativer> Kalender for å gjøre endringene ved å velge riktig tidssone.

Endre tidssone

Når du reiser utenlands på jobb, vil ikke møtene og kalenderoppføringene vise riktig tid. For å fikse dette må du endre tidssonen din ved å gå til Fil> Alternativer> Kalender. Når du har gjort det, får e-postene og kalenderne riktig lokal tid.

Bruk lese- og leveringskvitteringer

Til slutt er et av de beste Microsoft Outlook-tipsene å bruke lese- og leveringskvitteringer. Når den er aktivert, vet du når en e-post er mottatt, eller mottakeren leser meldingen. Du kan aktivere denne funksjonen på en meldingsbasis ved å klikke Alternativer> Sporing> Be om leveringskvittering eller Be om lesemottak.

Å lese e-post trenger ikke å være en lang daglig prosess. Ved å bruke disse Microsoft Outlook-tipsene kan du administrere meldingene dine og fortsette dagen.

Mens du venter på Microsoft One Outlook, lære mer om Microsoft Outlook på iPad og hvordan du synkroniserer Outlook-kalender med Google Kalender.

For hjemmebruk, Microsoft 365-pakke er for tiden tilgjengelig i tre varianter, inkludert en familie-, personlig- og hjem- og studentplan. Den første er priset til $ 100 per år (eller $ 10 / måned) og inkluderer Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Outlook for Mac, og er nyttig for opptil seks brukere. Den personlige versjonen er for en person og koster $ 70 / år eller $ 6,99 per måned. Studentplanen er et engangskjøp på $ 150 og inkluderer Word, Excel og PowerPoint.

Bedriftsbrukere kan velge mellom Basic-, Standard- og Premium-planer, fra $ 5 per bruker / måned.