Hvordan beskytte deler av et Word-dokument mot redigering

Hvordan

AvBen Stockton

Sist oppdatert den14. januar 2021

Med mindre du lagrer et Word-dokument som skrivebeskyttet, kan alle som har en kopi av filen redigere det. Det er også ganske enkelt å omgå skrivebeskyttet beskyttelse på en fil i de fleste tilfeller. Dette gjør det vanskeligere å beskytte et dokument mot unødvendige endringer med mindre du bestemmer deg for å bytte format og lagre den som en PDF.

Å gjøre dette begrenser imidlertid eventuelle endringer i dokumentet som helhet. Heldigvis inkluderer Microsoft Word tilleggskontroller som lar deg beskytte deler av et Word-dokument mot redigering.

Du kan begrense endringene ved å begrense tilgjengelige formateringsalternativer eller ved å begrense områdene som kan redigeres. Hvis du er en del av en Windows-domene, kan du også bruke Rights Management Service (RMS) til å begrense dokumentredigering, basert på brukerkontoen din. Her er hva du må gjøre for å beskytte deler av et Word-dokument mot redigering.

Begrens redigering av Word-dokumenter etter formateringsstil

Hvis du vil tillate endringer i Word-dokumentet, men begrenser typen formatering som kan brukes (for eksempel for å opprettholde en angitt stil), kan du gjøre dette ved å bruke Begrens redigering Meny.

Åpne Word-dokumentet for å få tilgang til det. Trykk på fra båndlinjen Gjennomgang> Begrens redigering. Et menypanel til høyre vises.

For å begrense visse formateringsstiler fra bruk, velg Begrens formatering til et utvalg av stiler, og trykk deretter på Innstillinger alternativet under.

I stilmenyen velger du stilene du vil tillate i dokumentet. Hvis du vil bruke Words anbefalte minimumsalternativ (med bare grunnleggende stiler tilgjengelig), trykker du på Anbefalt minimum. Alternativt kan du trykke på Ingen eller Alle for å velge eller fjerne merket for alle elementene.

Når du er fornøyd med valgte formateringsalternativer, trykker du på OK for å lagre innstillingene.

Formateringsinnstillingene gjelder når du har håndhevet endringen. For å gjøre dette, trykk på Ja, begynn å håndheve beskyttelsen alternativ.

I Begynn å håndheve beskyttelsen boksen, oppgi et kontrollpassord. Dette vil stoppe brukere uten passord fra å deaktivere beskyttelsen. Imidlertid, som dokumentet er ikke kryptert, kan disse begrensningene omgåes med en viss letthet.

Alternativt kan du velge Bruker autentisering, med bare autoriserte brukere på et Windows-domene som har lov til å fjerne passordet. Dokumentet blir kryptert, men dette valget er begrenset til bedrifts- eller utdanningsbrukere som bruker Rights Management Service (RMS).

trykk OK for å lagre valget ditt.

Når de er lagret, vil bare formateringsalternativene du har valgt være tilgjengelige i dokumentet. Du vil ikke kunne bruke andre formateringsalternativer uten å deaktivere håndhevelsen og returnere dokumentet til det normale.

Begrens redigering av Word-dokumenter etter utvalg

Hvis du vil begrense endringene i dokumentet ditt til bestemte områder (for eksempel enkelt avsnitt eller linjer), kan du også gjøre dette ved å bruke Begrens redigering Meny.

Start med å åpne dokumentet og trykke Gjennomgang> Begrens redigering. Fra menypanelet til høyre klikker du på Tillat bare denne typen redigering i dokumentet avmerkingsboksen, og velg deretter Ingen endringer (Skrivebeskyttet) alternativ.

Dette forhindrer at områder som ikke er dekket av unntak redigeres. For å legge til et unntak, velg et område av dokumentet (fra et enkelt ord til et helt avsnitt eller en side), og trykk deretter på Alle sammen avkrysningsruten, oppført under Unntak (valgfritt) kategori.

Dette gir alle som har tilgang til filen muligheten til å redigere den delen av dokumentet. Hvis du vil legge til strengere begrensninger i stedet (for eksempel for å gi bare individuelle brukere rett til å redigere en seksjon), velger du innholdet og trykker på Flere brukere alternativ.

I popup-vinduet Legg til brukere -menyen, legg til brukernavnene til lokale Windows-brukere eller brukerkontoer på et Windows-domene. trykk OK for å lagre valgene dine.

Når innholdet er valgt, klikker du i avkrysningsruten ved siden av brukernavnet, synlig i Enkeltpersoner seksjon. Bare den brukeren kan gjøre endringer. Forsikre deg om at Alle sammen avkrysningsruten er deaktivert hvis du vil at dette skal være tilfelle.

Trykk på for å bekrefte begrensningene Ja, begynn å håndheve beskyttelsen knapp.

I Begynn å håndheve beskyttelsen boksen, oppgi et kontrollpassord, eller velg Bruker autentisering for å gi kontroll til autoriserte domenebrukere i stedet. trykk OK å redde.

Når de er lagret, er det bare områdene i dokumentet du valgte som støtter redigeringer (markert grått i dokumentet). Med mindre annet er spesifisert, er det bare brukere med tilgang til filen som kan gjøre endringer i disse seksjonene.

Bruke Rights Management Service (RMS) for å begrense endringer i Word-dokumenter

De Rights Management Service (RMS) på Windows bidrar til å forhindre at uautoriserte brukere ser, redigerer eller skriver ut bestemte dokumenter. Denne typen beskyttelse er bare tilgjengelig for brukere på et Windows-domene, for eksempel universitets- eller bedriftsbrukere.

Du må snakke nettverksadministrator for å bekrefte at du har RMS aktivert i nettverket ditt. Du trenger også tilstrekkelig brukertilgang for å begrense dokumentredigering på denne måten.

Hvis du er på et Windows-domene med RMS-støtte og tilgang, åpner du Word-dokumentet. Trykk på fra båndlinjen Fil> Info.

Trykk på fra menyen Beskytt dokument> Begrens tilgang> Begrenset tilgang og aktivere Begrens tillatelse til dette dokumentet avkrysningsruten er aktivert. Ellers trykker du på Koble til rettighetsadministrasjonsservere og få maler for å koble til en passende godkjenningsserver på domenet ditt.

Når du blir bedt om det, legg til e-postadressene til andre brukere for å gi dem passende tilgang til dokumentet ditt. Dette gir brukerne tilgang til filen ved å velge Lese eller Endring for å gi dem lese- eller skrivetilgang. trykk OKfor å lagre endringene.

Når det er angitt, er det bare brukerne som har tilgang til å se eller redigere dokumentet. Tilgang er også begrenset til autoriserte domenebrukere.

Beskytte kontordokumenter

Ved å beskytte deler av et Word-dokument mot redigering, kan du utvikle mer varierte typer dokumenter. For eksempel, ved å begrense noen seksjoner fra endringer, kan du gjøre et Word-dokument om til et utfyllbart skjema at brukerne kan fylle ut og returnere. Andre Office-dokumenter kan beskyttes på lignende måter, med muligheten til å kryptere OneNote-notatbøker og beskytte individuelle sider og seksjoner.

Hvis du eksporterer Word-dokumentet til et annet format, kan du fortsatt beskytte filen mot endringer. Hvis du bestemmer deg for å gjøre det legge til passord i PDF-filer, for eksempel kan du begrense hvem som har tilgang til filen, og beskytte den mot unødvendige visninger.