Hvordan bruke autofyll i Excel for å spare tid på dataregistrering

Hvordan

AvSandy Writtenhouse

Sist oppdatert den15. oktober 2020

Når det gjelder å legge inn dataene i Microsoft Excel-regneark, vil det sikkert være tider når det bare er en kjedelig oppgave. Det kan være lurt å legge inn en serie med tekst, tall eller datoer, som kan være tidkrevende for store regneark. Heldigvis gir Excel en fantastisk funksjon for å spare deg for tid som heter AutoFill.

Ved hjelp av autofyll kan du automatisk fylle celler uten å manuelt skrive inn dataene i hver enkelt. Her viser vi deg nøyaktig hvordan du bruker Autofyll og sparer deg tid og energi med dataoppføringen.

Hva er autofyll i Excel?

I et nøtteskall hjelper Autofyll i Excel deg med å fylle celler i rader eller kolonner med data basert på de andre cellene. Du kan fylle celler ned, opp eller på tvers, og de vanligste typene data inkluderer serie med tall, dager, måneder, år, datoer, klokkeslett og lister.

Det kan for eksempel være lurt å liste ut månedene i året i den første kolonnen. Du kan skrive den første måneden du vil starte med, og bare dra gjennom cellene nedenfor for å legge til de kommende månedene i rekkefølge.

I tillegg kan du bruke Autofyll for automatisk å formatere celler det samme som andre. For eksempel, kanskje du bruker en fyllfarge og fet tekst for noen av cellene på rad. Ved hjelp av autofyll kan du dra gjennom alle cellene for å bruke bare formateringen uten data.

Fyll ut en tekstserie eller -liste automatisk

Fra og med vårt grunnleggende eksempel, her er hvordan du fyller en serie måneder i en kolonne.

1. Skriv inn det første elementet i serien i cellen. Her skal vi inn i januar.
2. Når cellen er valgt, flytter du markøren til nedre høyre hjørne til du ser Fyll håndtaket (svart pluss tegn) vises.
3. Hold din venstre museknapp og dra gjennom de gjenværende cellene i kolonnen for automatisk å fylle dem. Du merker når du drar, det vises en liten rute med dataene som skal plasseres i hver celle.
4. Slipp musen når du er ferdig.

Å fylle denne typen tekstserier er i utgangspunktet ved hjelp av en liste i Excel; om en liste over måneder i året eller dager i uken. Men i Excel kan du også lage og AutoFyll egendefinerte lister. Dette er nyttig hvis du skriver inn de samme elementene om og om igjen i arkene dine. Det kan være en liste over produkter, farger eller til og med mennesker.

Hvis du har tilpassede lister satt opp i Excel, bruker du de samme trinnene for autofyll ovenfor, og listen din skal gjenkjennes og fylles ut riktig når du drar.

Fyll ut en dato-serie automatisk

Mange regneark inneholder datoer, og hvis du for eksempel viser datoer for daglige oppgaver, kan Excel hjelpe deg med å få jobben gjort.

1. Skriv inn den første datoen i cellen.
2. Velg cellen og flytt markøren til hjørnet til Fyll håndtaket.
3. Hold din venstre museknapp, dra gjennom de gjenværende cellene, og slipp når du er ferdig.

Du vil merke at Excel vet å øke mellomtallet for datoen, ikke det siste tallet for året. Og du kan bruke de samme trinnene for å gå bakover i tid ved å dra oppover eller til venstre, avhengig av hvordan arket ditt er lagt ut. Excel vet hvordan man skal jobbe med datoer og overholder.

Fyll ut en mønstret serie automatisk

Du kan allerede se at Excel er et smart verktøy. Så når det gjelder å bruke AutoFill for en serie, kan den gjenkjenne mønstre i en serie. La oss si at du har dollarbeløp som øker med $ 50 for sporing av sparing.

1. Legg til de to første beløpene i serien slik at Excel kan oppdage mønsteret.
2. Når begge cellene er valgt, flytter du markøren til hjørnet til Fyll håndtaket.
3. Hold din venstre museknapp og dra gjennom de gjenværende cellene, slipp når du er ferdig.

Et annet eksempel på en mønstret serie tar oss tilbake til datoer. Si at du vil fylle ut datoer i en kolonne som er den første i hver måned.

1. Legg til de to første datoene i serien for Excel å oppdage som et mønster.
2. Når begge cellene er valgt, flytter du markøren til hjørnet til Fyll håndtaket.
3. Hold din venstre museknapp og dra gjennom de gjenværende cellene, slipp når du er ferdig.

Formularer for autofyll

Hvis du bruk enkle formler i Excel som sum, gjennomsnitt, maksimum eller minimum, kan autofyll være nyttig for de også. Kanskje du har et regneark med kolonner med tall eller valuta, og du vil summe nederst på hver. Dette er et ideelt tidspunkt å bruke Autofyll.

1. Velg den første cellen inneholder formelen.
2. Flytt markøren for å vise Fyll håndtaket.
3. Hold din venstre museknapp, dra gjennom tilstøtende celler, og slipp.

Som du kan se på skjermbildet nedenfor, kopierte vi formelen i cellene til høyre i den samme raden, og den kopieres riktig!

Formatering av autofyll

En annen praktisk funksjon med autofyll i Excel er muligheten til å fylle formatering. Kanskje cellene i regnearket er formatert på en bestemt måte, og du vil føre den formateringen til de tilstøtende cellene.

1. Velg cellen med formateringen du vil kopiere.
2. Flytt markøren til hjørnet til du ser Fyll håndtaket.
3. Denne gangen holder du høyre museknapp og dra gjennom cellene der du vil bruke formateringen.
4. Slipp knappen og du ser en hurtigmeny vises.
5. Velge Fyll bare formatering.

Du bør se at cellene umiddelbart forvandles til kopiert formatering.

Du vil kanskje merke i den snarveismenyen et annet formateringsalternativ: Fyll uten formatering. Dette er et praktisk alternativ hvis du vil fylle ut dataene fra celler automatisk, men gjør det uten å kopiere formateringen. Så husk å ta vare på denne og sjekk ut vår opplæring for betinget formatering i Excel for enda flere måter å bruke formatering på.

Autofyll i Excel er en enkel tidsbesparende

Når det gjelder å legge inn data i et Excel-regneark, er det uvurderlig å redde deg selv fra den kjedelige oppgaven. Derfor er AutoFill i Excel en så flott funksjon!

Gi oss beskjed hvis det fungerer for deg! Du kan slå oss på Twitter eller Facebook med tankene dine.

Anmeldelser

Hva er personlig kapital? 2019 gjennomgang inkludert hvordan vi bruker den til å håndtere penger

Enten du først starter med å investere eller er en erfaren trader, har Personal Capital noe for enhver smak. Her er en titt på ...