Slik setter du opp en Instagram DM-arbeidsflyt: Social Media Examiner

Lurer du på hvordan du bedre kan håndtere alle Instagram-direktemeldingene (DM-ene) du mottar? Vil du bruke DM-er for å få kontakt med følgere og kunder?

I denne artikkelen lærer du hvordan du konfigurerer en Instagram DM-arbeidsflyt som lar deg profesjonelt og vellykket administrere direktemeldinger for virksomheten.

# 1: Bestem tonen for Instagram DM-svar

Mange tror at merkevarens innvirkning skjer under en kundesamtale med en bedrift, men det er faktisk den gjenværende følelsen folk kommer bort med som definerer hvem du er som merkevare. Derfor er det viktig å snakk med teamet ditt om hvordan du vil at folk skal ha det etter at de har hatt interaksjoner med dine kundevendte ansatte.

Hvis du vil gi kundene et inntrykk av profesjonalitet, kan du lede dem til en e-postadresse for å fortsette en samtale formelt. Dette vil fungere perfekt hvis du trenger å bringe andre mennesker inn i samtalen eller offisielt erkjenne en klage.

Hvis du vil at folk skal tenke på merkevaren din som vennlig og morsom, kan du svare på et kundespørsmål med emojis, kollokvialismer, GIF-er, eller en eller annen leken chit-chat. Sørg for at alle som håndterer Instagram-DM-ene dine (og din bredere virksomhet) kjenner og forstår inntrykket du vil legge igjen.

Her er hva vi har pusset på en plakat på kontoret vårt: “Tenk deg at du sitter ved en takbar i skumringen og har en cocktail og fniser med din beste venn. Du forklarer hvordan du bruker Instagram under et tre dekket av eventyrlys. Du er oppmuntrende, quirky, gjennomtenkt og hjelpsom, og ikke veldig konvensjonell lærer. "

Hvis du allerede har vært på Instagram en stund, kan det å tilbakestille det grunnleggende tilbakestille deg for sterkere suksess med DM-er.

# 2: Opprett en Instagram DM Workflow

Med et mindre team på bare noen få personer kan du prøve en rekke alternativer for å dele innboksen din på Instagram. For eksempel:

• En person dekker hverdager og noen andre dekker helgen.
• Del uken i to og få hver person til å klare ett stykke.
• Tildel ukedager til forskjellige mennesker for å administrere alle Instagram-DM-er.

Når virksomheten, teamet og DM-ene dine vokser, må du implementere en strammere arbeidsflyt for å administrere innboksen din. En taktikk som kan hjelpe er å bruke Instagrams flaggesystem.

Hvis du venter på svar fra en kunde eller trenger hjelp fra et annet teammedlem før du svarer, bruk et flagg. Jeg vet at det er populært å holde varene merket som "uleste", men når du deler en konto eller kjører en kundes konto, det er ikke uvanlig at noen sniker seg inn for å se hva som skjer og glemmer ved et uhell å markere meldingen som ulest en gang til. Et flagg holder det rent for alle.

Slik bruker du et flaggesystem for Instagram-DM-ene dine. For å flagge en samtale, åpne DM-samtalen og trykk på flaggikonet.

For å finne samtalene du har flagget, naviger til Instagram-innboksen din. Deretter trykk på ikonet til høyre for søkefeltet og velg Flagget fra hurtigmenyen. Flaggede meldinger har en oransje trekant øverst til høyre.

Det er mange måter å administrere meldingene i Instagram-innboksen din. Du og teamet ditt vil kanskje prøve forskjellige teknikker for å se hva som fungerer best for deg.

Hvis noe ikke kan besvares i innboksen, eller du trenger mer tid til å undersøke, spør brukeren om en e-postadresse slik at du kan tildele en feilsøkingsbillett på deres vegne. Gi dem beskjed om at du vil oppdatere dem så snart du kan. Brukere kan se om du har lest meldingen deres, så det er viktig å erkjenne at de er blitt hørt, og at du trenger litt ekstra tid til å undersøke.

Husk at det er teamets ansvar å sørge for at disse DM-ene fjernes fra innboksen og løses.

# 3: Angi en servicenivåavtaletid (SLA)

Sosiale medier blir stadig en verden av øyeblikkelig tilfredsstillelse. Heldigvis forstår de fleste fortsatt at det er umulig for bedrifter å sitte på Instagram hele dagen for å svare på spørsmål umiddelbart.

Det er avgjørende for bedriften din å ha en SLA og holde seg til den. Jeg anbefaler ikke å ta lenger enn 6-10 timer å svare på en DM på Instagram (det er her det å ha et team hjelper). Hvor raskt du svarer, kan selvfølgelig avhenge av typen forespørsel.

Hvis en bruker er klar til å kjøpe, men først må stille et raskt spørsmål, er det best å svare med en gang for å kapitalisere på impulskjøp. Men hvis en bruker har et problem som ikke er løst, reduserer du risikoen for dårlige anmeldelser eller å bli kalt ut offentlig i forumer eller på sosiale medier, hvis du kommer til det innen en rimelig tidsperiode. Det gir deg også muligheten til å snu opplevelsen og skape en lojal fan.

Dessverre kan raskere bli bedre. Jeg er veldig troende på at du velger hvordan du skal kjøre dagen din; dagen din kjører deg ikke. Tilordne tider i kalenderen for å sjekke DM-er slik at du ikke blir tatt av oppgaven eller glemmer.

# 4: Curate Ready-to-Use Svarelementer

Når teamet ditt forstår ansvaret deres for å administrere Instagram DM-ene dine, må du gi dem verktøyene for å gjøre jobben sin så effektivt og raskt som mulig. Her er noen ting du kan ta med i Instagram DM-verktøysettet ditt.

Merketilbud

Stave ut vanlige sære ord i merkevaren din. Du kan bruke "Yikes!" når noe ikke har gått etter planen.

GIF-er, GIF-er og flere GIF-er!

Snarere enn å velge GIF-er du kan bruke i Instagram-innboksen din, avklare hvilke typer GIF-er du ikke vil bruke. Hvis du vil at meldingene dine skal ta tonen i en samtale med en venn, kan du bruke uttrykksfulle ansiktsreaksjoner og glitrer, men ikke GIF-er fra folk som faller over og skader seg selv.

Merke Emojis

Velg 10 eller så emojier som passer ditt merke og bruk dem konsekvent gjennom innleggene dine, historier, bildetekster og DM-er. Ta hensyn til følelsen emojiene skaper, mangfoldet av folkeemojiene du velger, og hyppigheten av bruken. Disse faktorene kan alle styrke merkevarebudskapet ditt.

Ved å være tydelig på hvordan du vil at merket ditt skal vises på utsiden, har teamet ditt, merkevaren og Instagram-siden den beste sjansen til å være gjennomgående sjarmerende.

Raske svar

De Instagram-raske svar funksjonen lar deg sette opp hermetiske svar for ofte stilte spørsmål gjennom Instagram DM-er. Nøkkelen er å få disse meldingene til å høres menneskelige ut, ikke som om du nettopp har kopiert og limt inn meldingen. Brukere ønsker å bli behandlet på en personlig måte, og de kan vanligvis lukte et kopier / lim inn svar en mil unna. Å legge til litt tilpasning (som et fornavn) til dine raske svar vil hjelpe.

For å bruke denne funksjonen, åpne din Instagram bedriftsprofil og trykk på ikonet øverst til høyre (med de tre linjene på). Deretter trykk på Innstillinger nederst på lokalmenyen.

Bla ned til Forretningsinnstillinger og trykk på Hurtige svar.

Deretter trykk på Nytt raskt svar.

Nå skriv inn meldingen og skriv inn et snarveinavn / nøkkelord du vil bruke til svaret.

Når du er ferdig, trykk på Ferdig og svaret ditt blir lagt til listen over raske svar med snarveienavnet.

Konklusjon

Det kan være utfordrende å administrere bedriftens Instagram-innboks. Hvis du ikke er på toppen av ting, kan du la potensielle kunder føle seg ignorert, uhørt og overveldet av opplevelsen av å samhandle med merkevaren din.

Enten du administrerer Instagram DM-ene dine selv, sammen med et team eller outsourcer oppgaven, trenger du en solid plan for å sikre at du kommer over en bedrift i verdensklasse på Instagram.

Jo mer du legger ut på Instagram, jo ​​flere DM får du. I stedet for å ignorere dem, føle deg engstelig eller ha utsikt over dem, vil det hjelpe deg å følge disse trinnene sette opp en arbeidsflyt for å administrere dem mens du oppretter fantastiske fans (og mer aktive kunder) i prosess.

Hva tror du? Hva er din Instagram DM-administrasjonsstil? Har du noen teknikker å legge til i denne listen? Del dine tanker i kommentarene nedenfor.

Flere artikler om Instagram-markedsføring:

• Lær hvordan du konfigurerer Instagram-handlingsknapper slik at kundene kan kontakte deg via bedriftens profil.
• Finn ut hvordan du lager Instagram-videoer som vil gi gjenklang hos publikum.
• Oppdag syv måter å forbedre Instagram-engasjementet ditt på.