Hvorfor jeg hater papirløse utsagn og hvordan jeg kan håndtere dem

Hvordan

AvDave Greenbaum

Sist oppdatert den23. juli 2019

Hver annen uke ser jeg ut til at et selskap oppmuntrer meg til å bytte til papirløs fakturering. De vil bestikke meg, men jeg har lært den harde måten å bekjempe denne "bekvemmeligheten" og alltid velge en ekte regning. Da jeg har tapt kampen, utviklet jeg noen nyttige strategier for å forhindre problemer.

Salgstoppen for papirløs fakturering

Jeg hører alt. Papiret er risikabelt. Noen kan hente regningen ut av postkassen din og stjele identiteten din. De kan stjele den fra søppelbøtta. Å nei! Når de først ser regningen, kan de selvfølgelig innse at de ikke har mye å stjele. Papir er upraktisk. Bunker med papir hoper seg opp og må håndteres. Hvis du hater rot, hater du papir. Du hater bryet med å åpne en konvolutt og lese en regning. Du kan få et papirklipp! Mest av alt er papirløst bedre for miljøet.

Mindre papir betyr mindre dreping av trær.

Alle disse fordelene har en viss sannhet for dem. En tyv kan stjele informasjon fra postkassen din og forårsake problemer. De kunne få kontonummer og bruke dem i en målrettet sosialteknisk svindel. Papiret hoper seg opp. Jeg vet at jeg må arkivere de tingene hver måned. Jeg respekterer også miljøaspektene ved elektroniske uttalelser. Jeg resirkulerer alt, og jeg hater søppelpost.

Det myke salg og det harde selget for å få deg til å bytte

Noen leverandører gir myke salg. De kommer inn i en tegning for gratis produkter eller tjenester. AT&T fortalte nylig at jeg kunne få mange poeng for regningen min, men bare hvis jeg gjør papirløs fakturering. Noen få steder tilbød meg uttalelseskreditt eller gavekort. Jeg holdt fremdeles.

Det vanskeligere å selge er at jeg ikke kan laste ned økonomiske data til tjenester som Mint eller Quicken med mindre jeg blir papirløs. Banken min krever nå en avgift på $ 2,00 hvis jeg vil ha en uttalelse hver måned. Jeg antar at papiret er veldig dyrt for dem.

Argumentet mot papirløs fakturering

Nasjonalt forbrukerlovssenter (NCLC) analysert papirløs fakturering og fant konseptet ikke forbrukervennlig. Noen av grunnene er åpenbare som tilgang til bredbånd og teknisk kunnskaper fra eldre forbrukere.

Til og med den teknisk-kyndige trenger å være på vakt mot papirløs fakturering. Vi er alle berettet på e-post. Ved første øyekast kan du ikke se om det er en regning eller kampanje i e-posten. Hvis du ikke er nøye med å velge bort markedsføringsmeldinger, vil verken du eller spamfilteret ditt kunne fortelle forskjellen.

Når vi snakker om små, etter hvert som flere sjekker e-post på mobil, er disse uttalelsene vanskeligere å lese. Hvis den papirløse regningen bare er en pdf, trenger du enten ekstraordinær visjon eller stødige hender for å klype og zoome hver lading. Mer sannsynlig er at du ser ut som "ser bra ut" og går videre til neste e-post. Hvis regningene dine betales automatisk, har du ikke mye grunn til å lese uttalelsene dine. Den "bekvemmeligheten" får deg til å savne feil som koster deg penger. Hvis en tyv testet kredittkortet ditt, ville du alltid kunne se den lave kostnaden?

Papirregninger minner oss om at en regning forfaller. Når du får papiret, har det en forfallsdato du må ta vare på. Du kan plassere den i kjøleskapet eller delegere den til ektefellen din eller regnskapsføreren. Rotet og håndteringen eller papiret er en funksjon, ikke en feil. Denne funksjonen hjelper familiemedlemmer til eldre forbrukere med å spore regninger.

Til slutt påpeker NCLC at papir er en permanent registrering av kontoen din. Når det er en tvist, har du et tidsbestemt øyeblikksbilde. Hvis de gjør en feil, har du bevis for at du har betalt regningen. Hvis du er revidert, har du fått papirkopier av alt. Hvis en forbruker går bort, hjelper den faste posten familiemedlemmer med å finne manglende kontoer.

Når kontodata er elektroniske, er de underlagt alle risikoer ved datamaskiner og e-post. Hvis du mister tilgangen til e-posten din på grunn av en hacker eller et passordbrudd, går du glipp av de elektroniske regningene. Leverandørene påpeker at fysisk post er en risiko. Det er mer sannsynlig at en e-post blir hacket eller mottatt enn noen går inn på posten din. Hvis vi tar det scenariet med et familiemedlem som går bort, kan det ta flere uker å komme inn på e-posten deres. De fysiske regningene og uttalelsene vil imidlertid fortsette å komme, og alle kan åpne disse.

Selv om du er flittig og oppbevarer PDF-filer av alle regningene dine, kan det være vanskelig å finne dem. De fleste utsagnene jeg laster ned, har generiske navn som “statement_03_05_16” eller noe annet kryptisk. Jeg kan bruke Spotlight på Mac-en for å finne dem, men det er ikke alltid tilfelle.

Mine fryktelige opplevelser med papirløs fakturering

Jeg har noen. Jeg begynner med kredittkortbehandlingen for virksomheten min. Dette selskapet ga ikke muligheten for fysiske uttalelser. De er alle online. En dag besluttet de tilfeldig å avslutte kontoen min. Jeg er ikke sikker på hvorfor, men jeg tror det hadde noe å gjøre med sikkerhetsfrysningen jeg satte kreditt på. Jeg mistet tilgangen til alle mine tidligere innskuddsglipper. Jeg hadde ikke forsonet meg på noen dager og ble låst ute av informasjonen min. Jeg visste ikke hvem som betalte for virksomheten min. Det beste behandlingsselskapet ville gjøre er å fortelle meg over telefon. Jeg hadde heller ingenting å presentere for regnskapsføreren min for årsskatt. Heldigvis var alt i Quickbooks, og jeg hadde våre interne kvitteringer for å gjenskape alt. Denne hendelsen burde ha lært meg å lage PDF-filer av kontoutdragene mine, men det gjorde det ikke.

Etter at Costco byttet fra American Express til Citibank, ble jeg brent av papirløs fakturering igjen. Jeg var flittig og hadde PDF-filene mine fra hver måned. Da ble jeg opptatt og glemte i noen måneder. Da jeg gikk og lastet ned den, traff jeg denne skjermen.

Heldigvis var denne informasjonen på Citibanks konto, så den var avverget krise. Denne hendelsen fikk meg til å skrike på datamaskinen min (og meg selv) om å være ansvarlig for papirløs fakturering.

En annen gang hadde jeg en tvist med legekontoret mitt. De byttet faktureringsselskaper. Plutselig hadde jeg en regning fra for 4 år siden de sier at de ikke ble betalt. Da truet de samling. Jeg kunne selvfølgelig ikke få tilgang til det gamle faktureringssystemet online, selv om de uttalte at de kunne. Det var ikke før jeg fakset en kopi av regningen at de ville fjerne siktet. Jeg måtte fakse fordi de ikke godtar e-post, selv om regninger sendes via e-post. Gå figur.

Situasjonen min er ikke unik. Når du lukker en konto, mister du vanligvis tilgang til den historiske informasjonen. Hvis du oppdager et problem senere, som en overlading, kan du ha problemer med å bevise uskylden din. En venn av meg hadde dette problemet da han returnerte en set-box til kabelselskapet sitt. Regningen hans var satt til å automatisk betale via banken hans, og hans siste regning var 200 dollar ekstra. Han prøvde å ringe kabelselskapet, men han hadde ikke kontonummeret, og de kunne ikke finne noen informasjon om ham. Kundeservicerepresentanten kunne bare finne aktive kunder. Det var ikke før det gikk over til samlinger at han fikk det løst.

Den rette måten å akseptere papirløse regninger

Hvis det ikke koster deg, unngå dem

Som miljøforkjemper hater jeg ekstra papir. Av alle grunnene som er nevnt over og detaljene i NCLC-artikkelen, vil jeg alltid velge papir. Ingen bestikkelsesbeløp vil overbevise meg om å bytte. Hvis du får meg til å betale, er det imidlertid sannsynlig at jeg vil belage meg på det. Jeg kommer til å makulere og resirkulere utsagnene etter noen år, så jeg er fremdeles litt miljøvennlig.

Velg bort markedsføringsmelding og opprett e-postfilter

Et av problemene med e-postuttalelser er å sortere legitime transaksjonsmeldinger fra salgsfremmende meldinger. Sjekk selskapets policy om markedsføringsmeldinger og velge bort eller avmelde fra så mange du kan. Ikke bare merk dem som spam i e-postprogrammet ditt; E-postprogrammet ditt kan behandle alle meldinger fra dem som spam. Det betyr at du vil savne uttalelsen.

E-postmeldingen med uttalelsen din har vanligvis den samme emnelinjen. Jeg markerer den beskjeden for aldri å gå inn i søppelpost. Jeg angir at Gmail skal gi den meldingen en tilpasset etikett og stjerne, så jeg vil alltid huske å sjekke den.

Sett opp påminnelser for å laste ned (og betale) regninger

Hvis du gjør papirløs fakturering, får du ikke en påminnelse om at en regning forfaller i posten. Siden mange gjør automatiske betalinger via et bankutkast eller et kredittkort, kan du ignorere den månedlige uttalelsen helt. Ikke gjør den feilen. Du risikerer å miste problemer med kontoen din.

I stedet kan du behandle den månedlige e-posten som en avtale i kalenderen din. Angi det som en gjentakende avtale for å laste ned uttalelsene fra leverandøren. Hvis de sender deg regningen via e-post, og du har ingenting å laste ned, kan du gjøre denne e-posten til en pdf og laste den ned til datamaskinen din. Det er ikke trygt å holde det i en e-post hvis du kan miste tilgangen til e-postkontoen din. Hver måned må du laste ned en uttalelse. Ellers vil du få opp alle potensielle problemer nevnt tidligere. Du trenger ikke skrive ut dem, men du kan ikke bare stole på at informasjonen vil være tilgjengelig når du trenger den. Det er derfor du trenger å ta kontrollen.

Pensjonsinvesteringskontoen min har ikke en regning per se, men har en månedsoppgave. Jeg setter en påminnelse hver måned om å laste ned den informasjonen. Selv om de sender meg en e-post for å minne meg om å laste ned uttalelsen, liker jeg å være proaktiv.

Sorter og klassifiser de nedlastede uttalelsene

Etter at jeg har lastet ned en rapport, er det neste jeg gjør å endre navnet på den nedlastede filen. Du kan lage din egen strategi, men min er navnet på leverandøren, deretter de fire siste av kontonummeret og deretter datoen. For eksempel kan kontoutskriften være Bank_1234_01_12_16.pdf. Jeg oppretter deretter en mappe for hver konto og flytter den inn dit. Jeg fikk en glatt og brukt Hazel for å flytte dem inn i mappen basert på selgeren.

Sikkerhetskopier datamaskinen

Jeg vet at du har vært det fortalte dette mange ganger, men vi kan like gjerne gjenta det. Selv om det ikke er sannsynlig at papirene dine blir ødelagt, kan harddisken din mislykkes, eller datamaskinen din kan bli rammet av et virus. Hvis du ikke tar sikkerhetskopi, vil du ikke ha de historiske uttalelsesdataene hvis alt er elektronisk.

Prøv økonomistyringsprogramvare som mynte eller kvikk

Selv om du har nedlastede rapporter, kan det være vanskelig å finne en transaksjon. Jeg liker den ekstra sikkerheten som en online program sjekker uttalelsen for meg. Da jeg hadde problemer med Costco-kontoen, kunne jeg finne de tingene jeg trengte i Mint.

Godta det du ikke kan endre

Flere selskaper går over til denne papirløse strategien, og presser byrden ved å administrere kontoen på deg. Hvis du gjør din del av å administrere disse uttalelsene, vil du beskytte eiendelene dine. Papirløs er ikke tryggere eller mer praktisk enn papir, men det er den uunngåelige endringen av kostnadene.