Hvordan lage en innholdsadministrasjonsprosess med Trello: Social Media Examiner

Utvikler du flere deler av innholdet samtidig?

Leter du etter en bedre måte å organisere og administrere innholdet på?

Enten du jobber alene eller med et team som administrerer innhold for kunder, er det viktig å ha en systemet på plass for å sikre at alt du publiserer blir administrert riktig fra ideer til forfremmelse.

I denne artikkelen vil du oppdag hvordan du administrerer innholdet ditt med Trello.

Lytt til denne artikkelen:

Hvor du abonnerer: Apple Podcast | Google Podcasts | Spotify | RSS

Bla til slutten av artikkelen for lenker til viktige ressurser som er nevnt i denne episoden.

# 1: Opprett en Trello-konto

For å komme i gang, må du opprett en gratis Trello-konto. Heldigvis tilbyr den gratis kontoen alle funksjonene du trenger Filbehandling.

# 2: Forstå hvordan du strukturerer Trello

Når du har logget inn, kan du opprette følgende som en gratis kontoinnehaver.

Du kan lage et ubegrenset antall lag for å holde bestemte grupper av prosjekter organisert.

For eksempel når det gjelder innholdsstyring, vil du kanskje ha følgende:

• Hvis du har et stort selskap, kan du opprette flere lag slik at hvert lag har sitt eget sett med styrer for å administrere sine egne blogger, for eksempel salgsteambloggen, markedsføringsteambloggen, utviklingsteambloggen, supportteambloggen osv.
• Hvis du har et byrå, kan du opprette flere team slik at ett team representerer byråets blogg, og resten av teamene representerer kundenes blogger.
• Hvis det bare er deg som eier av en liten bedrift, kan du opprette ett team for din egen personlige blogg og ett team for deg forretningsblogg.

Du kan legg til et ubegrenset antall medlemmer til kontoen din under teamene du har opprettet.

Du kan også lage et ubegrenset antall brett. Tavler kan være synlige for bestemte medlemmer, spesifikke team eller offentlig for alle med en lenke. Medlemmer med tilgang til et styre kan abonnere på det styret og bli varslet om eventuelle endringer i styret.

Innenfor hvert brett kan du har et ubegrenset antall lister. Medlemmer med tilgang til styret kan abonnere på spesifikke lister for å bli varslet når noe i listen er oppdatert.

Innenfor hver liste kan du ha et ubegrenset antall kort og tildele dem til medlemmene. Kort kan har forfallsdatoer, flere etiketter og en hovedbeskrivelse.

De kan også inneholde en diskusjonstråd der du kan nevne spesifikke medlemmer, inkluderer flere vedlegg og sjekklister med oppgavelementer som kan dateres, og knyttes til bestemte medlemmer.

Som du kan se, har Trello mange alternativer for å organisere et innholdsstyringssystem, fra enkelt til svært komplekst. De to siste skjermbildene kommer fra eksempler på innholdsstyringstavler for Trellos egen redaksjonelle kalender.

Du kan også lese offentlige eksempler på ReadWrites redaksjonelle kalender, The Changelog Weekly Newsletter, WP Curve’s Guest Writer Management, og Buffer's Blog Post Ideas.

Nå er det noen måter å bruke Trello til din egen innholdsadministrasjon.

# 3: Lag et enkelt idé- og prosessbrett

Hvis det bare er deg eller et team av mennesker som trenger å håndtere ideer, bruk Trello for å opprette et idéstyring. Å gjøre dette, klikk på + ikonet ved siden av profilbildet ditt for å legge til et nytt tavle.

Deretter navngi styret ditt og (valgfritt) knytte det til et team.

Inne i brettet ditt kan du legg til så mange lister du vil, basert på hvordan du planlegger å organisere innholdet ditt. For eksempel hvis du har ideer om innhold til blogginnlegg, ebøker, videoer, og podcaster, lage en liste for hver type innhold. Deretter har du en liste for Pågår, en liste for In Review og en liste for Publisert.

Du kan bruk listene dine til å representere hvor innholdet er i prosessen, og bruk fargemerket. For eksempel, bruk grønt for blogginnlegg, gult for e-bøker, oransje for videoer og rødt for podcaster.

Eller du kan bruk listene dine som emnekategorier og kortene dine som spesifikke ideer. Deretter ha en liste for Pågår, en liste for In Review og en liste for Publisert.

Poenget er at det ikke er noen regler. Det er bare et spørsmål om hvilket oppsett som er enklest for deg og teamet ditt å forstå og administrere.

Husk at når kortene og listene dine vokser, vil de til slutt løpe ut av skjermen. Derfor kan du lett glemme kortene nederst på listen og listene på slutten av tavlen hvis de ikke håndteres nøye. Så husk dette når du organiserer.

# 4: Inviter forfattere til å gjøre krav på emner

Hvis du har interne forfattere, frilansskribenter, gjestebloggere eller en annen kombinasjon av forfattere, er det viktig for å tildele emner til forfattere eller la forfattere hevde emnene de er mest interessert i, avhengig av preferanse. Ellers vil disse emnene aldri bli utviklet.

For å tildele emner til forfattere eller få forfattere til å gjøre krav på emner, må forfatterne være medlemmer av styret med normale innstillinger slik at de kan se og redigere kort. For å legge til medlemmer i styret ditt, klikk på lenken Vis meny under profilbildet ditt på tavlen og klikk på knappen Legg til medlemmer. Deretter inviter medlemmer ved å skrive inn navnet eller e-postadressen.

Hvis de allerede har en Trello-konto, vil de automatisk dukke opp. Hvis ikke, vil Trello invitere dem til å opprette en gratis konto. Når de er medlemmer av styret, kan du legg dem til som medlemmer av kortet for oppgave til et innholdstema.

Du kan se all aktiviteten i styret blant medlemmer og administratorer når du klikker på Vis meny-lenken under profilbildet ditt. Denne aktivitetsloggen kan ikke redigeres og viser deg noe som skjer i kortene, inkludert arkivering av kort av andre administratorer.

Hvis du tillater forfattere å gjøre krav på emner, må du være sikker på at du lage regler, for eksempel forfattere kan ikke gjøre krav på mer enn et spesifisert antall emner, og at emner må leveres innen en bestemt tidsramme. Det kan også være lurt angi at når en forfatter hevder et emne, må han eller hun angi forfallsdato for et bestemt antall dager.

Ellers kan en forfatter hevde et hett emne, men aldri avgi det. Så går en annen forfatter glipp av emnet, og bloggen din går glipp av dekningen.

Hvis du tildele emner til forfattere, vær sikker på at bruk forfallsdato-funksjonen. Dette gjør det klart når et emne skal komme i listen din.

# 5: Bruk malkort

Vil du gå et skritt utover bare å ha temaideer lagt til kort? Hvorfor ikke lage en kortmal som brukes til hvert stykke innhold som går i produksjon? Dette sikrer at du følg en bestemt prosess for hvert innhold som er opprettet for deg eller dine kunder.

Du kan start med lister for maler, innholdsidéer, på gang, i gjennomgang, publisert og promotert.

Malen for blogginnlegg, for eksempel inkluderer sjekklister for å sikre at blogginnlegget oppfyller standardene og at det er riktig promoteringsprosedyrer implementeres når innlegget er publisert.

Etter at forfattere har valgt en innholdside, kan innholdsredaktører bruk Kopier-knappen på mal for blogginnleggsmaler for å lage en kopi av denne malen som du kan legge til på listen Pågår.

Derfra kan de legge til medlemsoppgaven og forfallsdatooppgaven og få et kort viet det aktuelle blogginnlegget. Hvert medlem kan deretter oppdatere forfallsdatoen i henhold til prosessen.

Når forfattere for eksempel har sendt inn et utkast, vet de å endre forfallsdatoen til fem dager fremover og tildele den til en bestemt redaktør for gjennomgang når de flytter den til listen In In Review.

Når redaktører har det, kan de tildele det til en bestemt dato som skal publiseres, og deretter tildele det til et bestemt medlem for promotering.

Du kan lage lignende maler for flere typer innhold, slik at hvert innhold går gjennom en streng prosess for å sikre kvalitet og eksponering når den er publisert.

# 6: Bruk kommentarer og vedlegg etter behov

Trello lar deg ha opptil 10 MB filvedlegg med gratis kontoer. Jeg vet personlig at noen av innleggene mine går over den grensen basert på antall bilder.

Avhengig av typen innhold du oppretter, kan du kanskje gjøre det hold innholdsvedlegg innenfor Trello-kortene seg selv, eller du må kanskje bruke eksterne tjenester som Google Drive for å holde deg innenfor de gratis Trello-kontogrensene.

Hvis du bruker Google Disk, lar deg dele dokumentkoblinger i Trello-kortets kommentarer for å sikre at all diskusjon for hvert innhold er inneholdt i kortet.

Dette kan være nyttig hvis du leter etter kontaktinformasjon for en spesifikk referanse eller et tilbud, grunner til det du bestemte deg for å gjøre en spesiell redigering av innlegget, eller andre detaljer som kan være nyttige for fremtiden innhold.

For å konkludere

Som du ser, tilbyr Trello et kraftig system for innholdsadministrasjon, enten du leter etter et enkelt sted å lagre ideer eller et system for å sikre at hvert stykke innhold du produserer oppfyller spesifikke standarder.

Hva tror du? Bruker du Trello til innholdsadministrasjon? Hva har du opplevd så langt? Gi oss beskjed i kommentarene!