Hvordan skrive en sosial mediepolicy for å styrke ansatte: Social Media Examiner

Har selskapet en policy for sosiale medier?

Er ansatte forvirret om hva de kan og ikke kan legge ut?

Politikk for sosiale medier må oppfylle selskapets og juridiske krav, men bør inneholde åpne muligheter for ansatte til å støtte din sosiale medieinnsats.

I denne artikkelen vil du oppdage hvordan du lager en sosial mediepolitikk som frigjør ansattes deltakelse.

Hvorfor en policy for sosiale medier?

Forskning viser at et flertall av de ansatte er villige til å dele bedriftsinformasjon - de er bare ikke sikre på hva de skal dele fordi de ikke vil komme i trøbbel.

En konstruktiv bedriftsomfattende politikk for sosiale medier vil svare på spørsmål og oppfordre ansatte til å legge til støtte på sosiale medier når det er mulig.

Målet med denne artikkelen er å hjelpe deg med å utvikle en policy som er imøtekommende, ikke overveldende. Her er ni komponenter i en effektiv politikk som styrker sosiale medier.

# 1: Tenk på bedriftskultur

Bedriftskulturen din har blitt bygget over år. Den definerer selskapets tro, atferd og forventninger. Husk det når du forbereder deg på å skrive (eller skrive om) en policy for sosiale medier.

Finn ut hvilke andre selskapspolicyer (f.eks. HR og IT) som kan overlappe med den nye innsatsen din på sosiale medier.

Enten de eksisterende retningslinjene dekker konfidensiell informasjon, trakassering, teknologi, journalføring eller andre aktiviteter, vær sikker på at du vet hvilke du forventes å integrere inn i sosiale medier.

Spørsmålet blir nå hvordan planlegger du å innlemme disse (muligens strenge) retningslinjene med en ny policy ment å oppmuntre til mer ansattes engasjement på sosiale medier?

Selskapets eksisterende forventninger må overføres til den nye policyen for å unngå forvirring, overdeling og selskapsrisiko.

# 2: Få Executive og Departmental Buy-In

Sett opp et møte og inviter større interessenter i organisasjonen din og delegater fra de nødvendige avdelingene. Sørg for at du i det minste gjør det har representanter fra menneskelige ressurser, juridiske, kommunikasjons- og informasjonsteknologi.

Under møtet, diskutere prosessen for policyskriving og godkjenning. Understreke potensialet til sosialt aktive ansatte- viktigheten av å dele produktannonseringer og lanseringer, mulig lytting og engasjement i frontlinjen og deling av rekrutteringsannonser.

Understreke poengene dine ved å dele suksesshistorier fra bedrifter med sosialt bemyndigede ansatte som Dell, Cisco eller andre relatert til din nisje.

# 3: Bestem omfanget

En velskrevet policy starter med en fast plan. Å definere omfanget av policyen for sosiale medier styrer hele prosessen og eventuelle påfølgende endringer.

Svar på disse spørsmålene: Ønsker selskapet flere policyer for å adressere ulike avdelinger og nettverk; en samlet detaljert policy; eller en generell policy som gjelder for selskapet som helhet?

Når du bestemmer deg, husk at retningslinjene du skriver er for “generelle ansatte. ” Det bør være en egen policy som bare gjelder for sosiale medier (med ekstra spillerom siden de leder prosjektene). Sosialmedieteamets policy bør inneholde minst en stilguide, lekebok og intern strategi.

Du kan la disse spesielle bestemmelsene være utenfor din generelle policy for å holde det kort.

# 4: Forskningsstatslige og føderale lover

Det tar tid å navigere i hvordan statlige og føderale lover påvirker selskapets policy for sosiale medier, men det er viktig. Du vil ikke bli bøtelagt for ikke å overholde loven.

Undersøk NLRB og andre føderale arbeidslover som kan beskytte innlegg på sosiale medier. Federal Trade Commission har regler på hvordan gjøre avsløringer for påtegninger, anmeldelser og andre situasjoner der produkt eller betaling gjøres for sosiale omtaler. Andre lover forby klausuler om ikke nedsettelse i online kundekontrakter.

Hold øye med bekymringer fra interessenter og avdelingsledere. For eksempel, ettersom noen selskaper utvikler retningslinjer for sosiale medier, hevder de at de trenger tilgang til ansattes personlige brukernavn og passord for sosiale medier for å sikre selskapets konfidensialitet.

Atten stater har vedtatt lover som forbyr arbeidsgivere å be om brukernavn eller passord: Maine og Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont og Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan og New Jersey (2012).

Den nasjonale konferansen for statslovgivere har noen av de beste detaljene om stater som vedtar og vurderer disse lovene. Nasjonalt arbeidsråd "Beskytter de ansattes rettigheter til å handle sammen for å takle forholdene på jobben, med eller uten fagforening, inkludert diskusjoner på sosiale medier for slike formål."

Kort oppsummert, sørg for at du snakker med juridisk avdeling for å sikre at du ikke krenker ansattes rettigheter.

# 5: Avklare regler

Målet ditt er selvfølgelig å styrke ansatte til å være aktive på sosiale medier kanaler og støtte selskapet på positive måter. Når du går videre, kan du oppdage at ansatte ofte er villige til å hjelpe med å dele informasjon om selskapet, men kanskje ikke vet hva de skal dele eller hvordan.

Du kan hjelpe dem ved å avklare kjente problemer og be dem om flere spørsmål om sosiale medier.

Crowdsourcing av disse spørsmålene sikrer at alle er på samme side. For eksempel kan du tro at ansatte har spørsmål om hvorvidt de skal dele bestemte websider, når de faktisk har mer grunnleggende spørsmål - skal de like selskapets Facebook-side? Kan selskapet se eller gi mandat til sine personlige innlegg?

Svar på de vanligste spørsmålene i dokumentet.

# 6: Adresse profesjonell og personlig bruk

Det er mange spørsmål å vurdere når det gjelder profesjonell og personlig bruk av sosiale medier. Når kan ansatte bruke sosiale medier i løpet av arbeidsdagen? Har de lov til å legge ut personlige oppdateringer i åpningstiden (f.eks. Under lunsj eller på pause)?

Definer omfanget av akseptabel bruk av sosiale medier på kontoret. Noen selskaper har to policyer basert på ansattes type - for eksempel er backoffice og administrative fagpersoner i stand til å bruke sosialt i arbeidstiden, men timeansatte er det ikke.

Avdelinger som er direkte involvert i markedsføring av sosiale medier, bør ha bestemmelser som gir dem tilgang til sosiale mediekanaler etter behov.

Ta stilling til om ansatte trenger å avsløre sin tilknytning til selskapet når de legger ut bedriftsinformasjon. Inkluder akseptable innleggsstandarder for folk som kan bli sett på som representerer selskapet ditt på sosiale medier.

Oppmuntre til personlige oppdateringer (etter åpningstid) når du inkluderer selskapets referanser. Husk at du ikke kan regulere hva ansatte gjør på fritiden, men du kan komme med forslag.

# 7: Hold det kort

Så langt har du rådført deg med sentrale aktører; forsket på selskapspolitikk, statlige og føderale lover; samlet spørsmål om ansatte; og etablerte retningslinjer for bruk av sosiale medier i åpningstiden.

Så mye informasjon kan lett fylle et bindemiddel eller to. For din omfattende policy er det greit - og du bør ha en kopi av den i de aktuelle avdelingene.

Imidlertid, hvis du distribuerer den omfattende policyen til de ansatte, er det lite sannsynlig at de vil lese den - den vil havne på en hylle et sted å samle støv.

Enda viktigere, hvis retningslinjene for sosiale medier er over to sider, vil de fleste ansatte sannsynligvis være forvirret og vil være mindre sannsynlig å engasjere seg i selskapets sosiale medier.

Destillere det større politikk i korte, lettfattelige retningslinjer. Faktisk har Ford en enkelt side som dekker de viktigste delene av sin overordnede policy.

KPG opprettet en fire-minutters video som forklarer deres retningslinjer for sosiale medier. De to første minuttene gjør de ansatte kjent med sosiale medier og hvordan de brukes til viktig kommunikasjon med kundene. Klokka 02:30 oppgir de kortfattet hvordan de skal representere selskapet på disse kanalene.

Mitt tips for å redusere størrelsen på policyen din: I stedet for å inkludere spesifikke regler om konfidensialitet, trakassering eller andre områder som allerede er dekket av eksisterende retningslinjer, nevn kort og oppfordre de ansatte til å lese disse retningslinjene hver for seg.

Unngå komplekse regler slik at ansatte blir bemyndiget i stedet for forvirret.

# 8: Tren ansatte

Selv etter at du har distribuert en kortversjon av retningslinjene dine for sosiale medier, må du ta deg tid til å trene ansatte.

Den treningen vil utvilsomt inkluderer ærlige diskusjoner om begrensninger. Bryt opp opplevd negativitet ved å inkludere inspirerende og styrkende elementer.

Gjør sosiale medier relevante for ansatte ved å forklare at det faktisk er bra for virksomheten—Det hjelper med å øke salgssyklusene og øke lukkede priser. Ansatte skjønner kanskje ikke at den gjennomsnittlige Facebook-brukeren er i 40-årene - ikke 14-årene.

Å inkludere disse elementene hjelper motivere ansatte til å komme i gang med det sosiale.

# 9: Start Social Media Policy

Liker du kake? Selvfølgelig - det gjør alle. Ha en politisk lanseringsfest for sosiale medier for å få folk til å bli begeistret og øke bevisstheten om ditt fornyede fokus på ansattes engasjement.

Gi ut premier til folk som allerede er involvert i sosiale. Du kan til og med gamify deltakelse ved å lage en tracker på sosiale medier på intranettet. Anerkjenn topp sosiale medier i selskapets e-post eller send ut premier (hvis du har budsjett).

Hvis du gjør det morsomt, folk vil ønske å delta!

Over til deg

Å lage en policy for sosiale medier som oppfyller selskapets og juridiske begrensninger, gir ansatte og er kort og søt, er ganske en oppgave.

Å administrere utviklingen krever å lytte til en rekke bidragsytere og destillere de viktige delene til en kort, lett forståelig policy som reduserer risikoen for selskapet og gir ansatte frihet til å støtte selskap.

Den nye politikken kan være et samlingsrop hjelpe ansatte over hele organisasjonen til å forstå sosiale medier, øke aktiviteten og bidra til å skape et mer sosialt aktivt selskap.

Hva tror du? Har du opprettet en selskapspolitikk for sosiale medier? Hvilke gjenstander inkluderte du? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!