Hvordan spore endringer i Google Docs fungerer

Hvordan

AvRyan Dube

Sist oppdatert den14. september 2020

Mange ser på Google Docs som bare et Microsoft Word-alternativ. De fleste mennesker skjønner ikke hvor kraftig det er som et redigeringsverktøy for team.

Når du vet hvordan du bruker sporendringer i Google Dokumenter, trenger du aldri bekymre deg for å miste endringer i dokumentene dine. Alle revisjoner lagres og logges automatisk som standard. Hvis du noen gang finner ut at du trenger å se gjennom eller gjenopprette disse endringene, er det bare et spørsmål om noen få klikk.

I denne artikkelen vil vi dekke hvordan sporendringer i Google Dokumenter fungerer, og hvordan du bruker dem effektivt.

Bruk Suggest to Review Changes

En av de sikreste måtene å redigere eller revidere et dokument i Google Dokumenter er å endre Redigering modus til Foreslår modus. Du gjør dette ved å velge rullegardinpilen øverst til høyre. Pilen vil være ved siden av ordet

Redigering eller Ser på, avhengig av hvilken modus du er i.

Hvis du ikke ser alternativet Forslag (eller redigering), har du bare visningstillatelser i dokumentet. Dette vil skje hvis du ikke er dokumenteier. I dette tilfellet må du be om redigeringstilgang.

For å gjøre dette, bør du se a Be om redigeringstilgang ved siden av den blå Del-knappen øverst til høyre i vinduet.

Når eieren av dokumentet gir deg redigeringstilgang, vil du kunne se nedtrekksmenyen Redigering.

Når du har byttet til forslagsmodus, begynner du å redigere dokumentet, og du vil se endringene vises med den gamle teksten du har redigert erstattet som gjennomstrekt tekst.

Redaktører vil gjenkjenne denne “markup” -redigeringsmetoden. Det er spesielt egnet for redigering av publikasjoner, eller for lærere som ønsker å korrigere essays på en måte der studentene kan se alle rettelsene som ble gjort.

Spesielle merknader om forslag til endringer

Noen ting du må huske på når du redigerer i forslagsmodus. Hvis du deler et avsnitt i to, ser du at det vises mellomrom sammen med to parallelle grønne linjer.

Den øvre linjen er bunnen av det gamle avsnittet. Den nederste linjen er toppen av det nye avsnittet. Mellomromet mellom disse linjene er plassen du har lagt til under redigering.

En annen nyttig funksjon i redigeringsmodus er at Google Docs vil vise blå, kvisete linjer under ord som den identifiserer som feilstavet. Hvis du markerer eller klikker på ordet, foreslår det en rettelse i en popup rett over det.

Du har følgende alternativer når disse vises. Du kan velge:

• Det riktige ordet for å redigere
• X sirkelikon for å ignorere forslaget
• ! kommentarikon for å gi forfatteren automatiske tilbakemeldingsforslag
• Velg de tre punktene for å foreta en ekstra stave- og grammatikkontroll

I de fleste tilfeller vil du bare velge riktig ord og gå videre.

En annen nyttig redigeringsfunksjon for forslagsmodus er tilbakemeldinger. Fremhev ord eller avsnitt du vil gi tilbakemelding på, og et lite kommentarikon vises til høyre for det valget.

Når du velger dette, vises et nytt kommentarvindu i høyre marg der du kan skrive kommentarer eller forslag til den opprinnelige forfatteren.

Forfatteren kan svare på noen av de foreslåtte endringene eller kommentarene dine med sine egne kommentarer. Dette gir en nyttig dialog under enhver dokumentrevisjonsprosess.

Vis tidligere Google Docs-versjoner

Når du redigerer et dokument, lagrer Google Docs arbeidet ditt automatisk, slik at du ikke mister noe.

På grunn av dette kan du enkelt se alle de lagrede revisjonene. For å gjøre det, bare velg Fil fra menyen, velg Versjonshistorikk og velg Se versjonshistorikk.

Dette viser deg alle de store revisjonene som er gjort i dokumentet (av hvem som helst).

Revisjoner er organisert etter tid og gruppert etter dag.

Du kan se individuelle revisjoner gjort i løpet av en redigeringsøkt ved å velge rullegardinpilen til venstre for den aktuelle datoen / klokkeslettet. Innrykket under ser du en liste over alle de automatisk lagrede revisjonene under den redigeringsøkten.

Hver gang du velger en av disse tidligere revisjonene, ser du den versjonen av dokumentet i det store dokumentfeltet til venstre.

Å se versjoner er nyttig, men hva om du vil markere eller lagre spesifikke revisjoner? Du kan også gjøre det.

Lagrer tidligere versjon av Google Dokumenter

Hvis du vet at du nettopp har fullført en større revisjon av et dokument, kan du markere den ved å gi den navnet.

For å gjøre dette, gjenta prosessen ovenfor for å se alle versjoner. Finn den siste versjonen du vil gi navn, og velg de tre punktene til høyre for den datoen og klokkeslettet. Du ser en meny vises der du kan velge Navngi denne versjonen.

Dato og klokkeslett blir til et tekstfelt der du kan skrive inn navnet på den revisjonen.

Når du er ferdig med å skrive, er det bare å trykke Tast inn og det nye navnet blir værende. Neste gang du søker etter den spesifikke revisjonen, velger du bare Vis bare navngitte versjoner bytt øverst på listen for å aktivere den. Dette viser bare alle revisjoner du har oppgitt i revisjonslisten.

Hva om du faktisk vil lage et helt nytt dokument fra en eldre revisjon? Du kan også gjøre det.

I rullegardinmenyen over (når du velger de tre punktene) velger du Lag en kopi i stedet.

Dette åpner et nytt vindu der du kan navngi revisjonen, velge mappen i Google Disk der du vil lagre den og velge OK.

Du kan også aktivere avkrysningsruten for å dele det nye dokumentet med de samme personene og de samme tillatelsene som originaldokumentet.

Når du er ferdig, har du et nytt dokument basert på versjonen du nettopp lagret.

Hvordan gjenopprette gamle Docs-versjoner

Når du ser på eldre versjoner av dokumentet, kan du når som helst gjenopprette den versjonen ved å velge Gjenopprett denne versjonen øverst i vinduet.

Dette vil tilbakestille den nåværende versjonen av dokumentet du jobber med tilbake til den eldre versjonen.

Ikke bekymre deg hvis du roter! Versjonen du nettopp byttet ut er også lagret som en tidligere revisjon, så hvis du vil bytte tilbake, er det bare å finne den revisjonen og gjenopprette den tilbake til den i stedet.

Å håndtere sporendringer i Google Dokumenter trenger ikke å være komplisert. Faktisk gjør det det enklere å gjenopprette fra store feil enn de fleste andre tekstbehandlingsapplikasjoner der ute.

Hvis du vil lære mer om bruk av Google Dokumenter, må du lese vår komme i gang med Google Docs-guide.

Anmeldelser

Hva er personlig kapital? 2019 gjennomgang inkludert hvordan vi bruker den til å håndtere penger

Enten du først starter med å investere eller er en erfaren trader, har Personal Capital noe for enhver smak. Her er en titt på ...