Slik tar du kontroll over e-post ved å bruke prioritet og ikke forstyrr

Selv om få vil hevde at e-post er et uvurderlig verktøy for de fleste organisasjoner, viser flere og flere studier det for mye e-post kan forårsake alvorlige produktivitetsproblemer for de ansatte. Husk for eksempel det dokumentet du fikk tildelt å skrive, men det tok tre ganger lenger tid enn du forventet, fordi hver gang du fokuserte på det, kom en ny e-post i innboksen din. I stedet for å ignorere det, følte du deg tvunget til å svare og BANG!! Ti minutter var borte!

For meg skjer dette hvert 5. minutt ved skrivebordet mitt (det er derfor denne artikkelen tok 3 timer å skrive), og jeg vil ikke bli overrasket om 99% av dere der ute har en lignende historie. Det var derfor jeg var spent da Microsoft ga ut en ny Outlook 2007-plugin som heter: Prioritizer for e-post.

Microsoft Outlook Email Prioritizer er en freeware last ned fra Microsofts nye OfficeLabs.

I deres ord:

Lei av overbelastning via e-post? E-postprioritizer er designet for å hjelpe deg med å administrere overbelastning av e-post med en "ikke forstyrr" -funksjon og e-postrangering. Fungerer med Outlook 2007 som kjører på Exchange-server.

Funksjoner:

• Ikke forstyrr knappen - Slutt å motta e-post for en spesifikk periode
• E-postprioriteringer - E-post har en prioritering tilordnet basert på out-of-the-box regler for å hjelpe til med å finne relevante e-poster

Installasjonen var rask og enkel:

Første gang du starter Outlook etter at du har installert den nye tillegget, må du være klar til å vente noen minutter mens den skanner gjennom e-posten din og tildeler de forskjellige prioriteringene.

Når Outlook åpnes etter installasjonen, vil du legge merke til en ny verktøylinje øverst i Microsoft Outlook 2007-klient. Innstillingene er ganske rett frem. Du kan konfigurere innstillingen "Ikke forstyrr" i 30-minutters intervaller på opptil 4 timer ELLER til møtet du for øyeblikket er avsluttet (som planlagt i Outlook-kalenderen din.) I tillegg kan du fra verktøylinjen konfigurere hvordan innboksen din viser e-post basert på prioriteringene tilordnet e-poster.

Du kan enten godta standardprioritetsreglene eller tilpasse dem til dine preferanser ved å klikke på Alternativer-knappen i den nye e-postprioriteringsverktøylinjen.

En gang her er det ganske rett frem. Juster innstillingene og klikk OK for å lagre.

Jeg har brukt plugin-modulen på jobb i noen dager nå. Så langt så bra. Jeg bruker en annen metode for å prioritere innboksen, MEN "Ikke forstyrr" -funksjonen har allerede hatt en veldig positiv innvirkning på mine e-postlesing- / deskTime-vaner! VELDIG groovy faktisk!

25.08.08 Oppdatering

I morges ble jeg bedt om av et automatisk oppdateringsverktøy for å oppgradere Microsoft Email Prioritizer fra V1.0.818.0 til 1.0.820.0. Merknadene nevner oppdateringen er for brukere som ikke har forbindelser til Exchange servere: