Øk arbeidsflyten i Outlook med disse tipsene

For nybegynnere eller proff inkluderer Microsoft Outlook mange funksjoner du kan bruke for å øke produktiviteten. Her er noen av de viktigste tipsene for å forbedre arbeidsflyten og produktiviteten din ved å bruke Outlook for Mac, Office 365 eller web-versjoner.

Oppsettregler

Regler kan hjelpe deg med å automatisere styring av meldingene dine, enten det er å blokkere søppelpost eller flytte bestemte meldinger til en mappe. For eksempel kan du få alle meldinger fra sjefen din flyttet til en bestemt mappe, slik at du aldri går glipp av dem. Med hele versjonen av Outlook kan du lage noen ganske komplekse regler.

Her er en enkel regel der jeg flytter meldinger fra mottakermappen. Velg en melding fra mottakeren og klikk deretter på Hjem kategorien og klikk deretter Regler> Opprett regel.

Merk av i ruten Fra mottaker og sjekk deretter Flytt elementet til mappe. "

Velg en eksisterende mappe, eller opprett en ny. Velg det og klikk OK. Du kan kjøre regelen med en gang eller på et senere tidspunkt. Det er regler du kan konfigurere for å motta en varsle når du får en e-post fra en bestemt mottaker eller meldinger med visse ord. Sjekk ut hvordan du flytter nye meldinger til en bestemt mappe.

Også, avanserte regler ble lagt til Outlook.com for et par år siden.

Bruk fargekategorier og flagg

Bruk funksjonen Farge og kategorier for å hjelpe deg med å prioritere og fokusere på hva som er viktig. Velg en melding og klikk på kategoriser-menyen, og velg deretter en passende farge. Du kan tilpasse disse fargene til en bestemt betydning. Klikk Kategorier> Alle kategorier > velg en farge og deretter Gi nytt navn. Tastaturkommandoer kan også tilordnes slik at du raskt kan merke en melding.

Oppfølgingsflagget kan også hjelpe deg med å huske meldinger du trenger å se på når du har tid. Når du flagger en e-postmelding, vil den vises på oppgavelisten og oppgavelistene, slik at du kan huske å ta hensyn til den.

Planlegg med forsinket levering

Outlook lar deg utsett levering av en e-post til et bestemt tidspunkt på dagen. Denne funksjonen er nyttig hvis du vet at en mottaker ikke kommer til meldingen før på et gitt tidspunkt. Hvis du er klar over at en bruker sjekker e-post rundt klokka 3 om morgenen, oppretter du en ny melding og klikker deretter på Forsink levering knappen under alternativer. Gjør de aktuelle endringene av leveringsalternativer som Ikke lever før dato og tid.

Opprett en søkemappe

En søkemappe er en kraftig måte å triage meldingene dine og bringe litt fornuft til innboksen. For eksempel kan du gjøre det opprett en søkemappe for e-post du vil følge opp, eller flagg meldinger fra bestemte personer, grupper eller liste.

Klikk på Mappe kategorien og klikk deretter Ny søkemappe Velg deretter typen søkemappe du vil opprette fra en av gruppene. Velg postmappen og klikk OK. En søkemappe opprettes i navigasjonsruten. Eventuelle meldinger jeg velger å følge opp vil være tilgjengelige der når jeg trenger dem.

Angi filteret for søppelpostfilter

Junk Mail kan redusere hvor mye produktive e-postmeldinger du kan få til i løpet av dagen. Ved hjelp av Outlooks søppelpostfilter kan du minimere virkningen. Klikk på kategorien Hjem, og klikk deretter på søppemenyen i gruppen Slette, og klikk deretter Alternativer for søppelpost.

Jeg anbefaler å starte med innstillingen Lav først og se hvordan det fungerer for deg. Hvis søppelmeldinger er for aggressive, kan du gå til et høyere alternativ. I tilfelle at filteret feilaktig flagger en viktig melding, vil jeg holde alternativet Permanent sletting ikke avmerket.

Lag sikkerhetskopi av PST-fil

Outlook er et system, og det kan også mislykkes. Å opprettholde en sunn sikkerhetskopi av din personlige mappe kan sikre en jevn gjenoppretting i tilfelle korrupt, systemfeil eller andre uforutsette problemer.

Outlook-datafiler (.pst) opprettet ved bruk av Outlook 2013 eller Outlook 2016 lagres på datamaskinen din i Dokumenter \ Outlook Files-mappen. Hvis du oppgraderte til Outlook på en PC eller Mac som allerede hadde datafiler som ble opprettet i Outlook 2007 eller tidligere, lagres disse filene på et annet sted i en skjult mappe på C: \ Users \ brukernavn \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Den offline Outlook-datafilen (.ost) lagres også på C: \ Users \ brukernavn \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. De fleste data forblir på serveren. Imidlertid bør eventuelle elementer som lagres lokalt sikkerhetskopieres. For eksempel kalender, kontakter, oppgaver og eventuelle mapper merket bare lokalt. For mer om hvordan du oppretter og sikkerhetskopierer PST-mapper, sjekk ut følgende artikler:

• Hvordan lage en PST-mappe i Outlook 2016
• Opprett en PST-mappe i Outlook 2013
• Hva er Outlook PST-mapper og hvordan o bruke dem
• Reparer korrupt PST-mappe i Outlook

Du kan også være interessert i hvordan du finner Outlook midlertidige OLK-mappen.

Konfigurer svar utenfor kontoret

Enten du vil være ute av kontoret det meste av dagen eller være på ferie i en måned, hvis du setter opp et svar uten kontor kan fortelle kontaktene dine at du ikke er tilgjengelig. Bruker Ut av kontorassistent vil redusere mye støy i innboksen når de prøver å nå deg uten umiddelbar respons. Det vil også redusere arbeidet med å rydde opp innboksen når du kommer tilbake. Klikk Fil> Info> Automatiske svar.

Velg radioboksen Send automatiske svar, og angi deretter perioden du ønsker å sende denne bestemte meldingen. Du kan også sende denne meldingen til kolleger i eller utenfor organisasjonen.

Hvis du bruker Outlook for iOS, tapper du på Innstillinger, tapper på Exchange-serveren din og deretter på Automatiske svar. Slå på automatiske svar og skriv inn en personlig melding.

Behandle varsler

Varsler på skrivebordet i Outlook kan være overveldende og distrahere deg. Et alternativ du har er å deaktivere dem. For å dempe dem, høyreklikk Outlook-ikonet i varslingsområdet på oppgavelinjen og klikk deretter Vis ny post på skrivebordet. For eldre versjoner av Outlook, sjekk artikkelen vår om hvordan du deaktiverer Outlook skrivebordsvarsler.

Tips for Outlook Mobile

Hvis du bruker mobilversjonen av Outlook, er her noen tips du kan bruke for å holde deg produktiv mens du er på farten.

Bytt mellom personlige og arbeidskalendere.

Trykk på Kalender-fanen og trykk deretter på Hamburger-menyen, og trykk deretter på Arbeids- eller personlig kalender.

Planlegg en Skype-samtale med Outlook for iOS

Trykk på Kalender, opprett en ny, og skriv deretter inn et navn for hendelsen. Trykk på Folk, og legg deretter til folkene du ønsker å invitere. Sveip ned og slå på Skype-samtale trykk deretter på Skype-anrop-kobling, skriv inn en beskrivelse og trykk deretter på Ferdig. Trykk på Lagre for å fullføre.

Send en tilgjengelighet

Opprett en ny melding og trykk på Kalenderhendelse.

Trykk på send tilgjengelighet, velg et passende tidspunkt og deretter Fullført.

Send meldingen.

Nylige oppdateringer til Outlook 2016 for Mac la til noen nye funksjoner. Sjekk ut artikkelen vår for mer informasjon om hvordan du kan bruke de nye funksjonene. Sjekk også ut artikkelen vår med en liste over Outlook-tastaturkommandoer for Mac-brukere.