Hvordan bruke Mail Merge i Microsoft Word for å lage batch-dokumenter

Hvordan

AvAndre Da Costa

Sist oppdatert den12. juli 2019

Mail Merge er en av de klassiske funksjonene i Microsoft Word som brukes til å produsere massedokumenter som inneholder unik informasjon. Noen eksempler der det kan være nyttige inkluderer brosjyrer, nyhetsbrev eller materialer som brukes i masseutsendelser. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du bruker Mail Merge i Microsoft Word.

Bruke Mail Merge-funksjonen i Microsoft Word

For dette eksemplet vil jeg opprette et dokument som inviterer venner til en hendelse. Det er to komponenter i et brevfusjonsbrev; hoveddokumentet og datakilden, for eksempel navn og adresse på personene som er invitert til arrangementet. Når du har samlet informasjonen for datakilden, vil Word håndtere å kombinere dokumentene for hver inviterte gjest.

Det første trinnet er å ha all den unike informasjonen for hver mottaker kalt et feltnavn, for eksempel navn, adresse og hilsen. En annen viktig del av å lage et dokument for sammenslåing av e-post er skjemaet, som inneholder informasjon levert til mottakeren. Eksempelbrevet nedenfor inneholder fem felt jeg trenger å inkludere i hvert dokument.

Start veiviseren for brevflette

Lag et nytt tomt dokument i Microsoft Word og velg Kategorien Sendinger> Start e-postfusjon> Trinn-for-trinn veiviseren for e-postfletting.

Når veiviseren for sammenslåing kommer opp, velger du Letters radioboks og klikk deretter Neste: Starte dokument.

Plukke ut Bruk det gjeldende dokumentet og fortsett deretter til neste trinn for å velge mottakere. Mail Merge-veiviseren gir deg valget mellom å bruke et eksisterende dokument. Hvis jeg allerede hadde utarbeidet et brev, kunne jeg bare endre feltnavnene som grunnlag for datakilden.

Veiviseren for brevflette er kraftig. Du kan bruke flere kilder for mottakerlisten, som inkluderer en Microsoft Access-database eller Excel-regneark. For denne artikkelen vil jeg opprette datakilden min fra bunnen av ved å velge, Skriv inn en ny liste og klikk deretter Skape.

Lag og lagre datakilden

Et skjema med forhåndsbefolkede felt blir presentert. Dette er kanskje ikke ideelt, siden vi kanskje ikke vil ha noen av disse områdene, og det kan forvirre oss. Så vi vil slette og endre noen av feltnavnene; Klikk på Tilpass kolonner knappen for å gjøre det.

Hvis du går tilbake til eksempeldokumentet vårt, vil du merke at vi bare hadde fem felt, mens de forhåndsbefolkede feltene levert av Word utgjør 13. Noen av dem er viktige, så vi vil beholde akkurat de vi ønsker. For å slette et felt, velg det og klikk deretter Slett.

Klikk Ja for å bekrefte slettingen. Gjenta dette trinnet for alle delene du ikke vil ha.

Siden vi ikke har noen av de spesifikke feltene som trengs, vil vi gi nytt navn til eksisterende felt og legge til nye.

Når den er fullført, skal listen over feltnavn samsvare med og være den samme som beskrevet i vårt eksempeldokument. Klikk OK for å bekrefte endringene.

Fortsett for å fylle feltene med navn og adresser til hver mottaker. Når du er ferdig, klikker du OK.

Lagre datakilden din, som vil smelte sammen til det endelige dokumentet.

En forhåndsvisning av mottakerne av e-postfletting blir presentert. Hvis du vil gjøre endringer som redigering eller legge til et felt, velger du datakilden og klikker deretter Rediger. Fortsett med å skrive brevet ditt, og skriv deretter inn flettefelt der det er nødvendig.

Sett inn flettingsfelt

Hvis du vil sette inn et flettefelt, velger du utsendelser kategorien, klikk deretter Sett inn flettefelt, og velg deretter flettefeltet. Gjenta trinnene for å fylle dokumentet med de riktige flettefeltene.

Når du er fullført, lagrer du brevet ditt, dette vil kalles skjemabrev. Hvis du vet det, kan du bruke dokumentet med en lignende struktur, og du kan velge alternativet for å gjenbruke det i et eksisterende dokument under veiviseren for fletting av e-poster.

Slå sammen det endelige dokumentet

Her kommer den morsomme delen ved å slå sammen dokumentet. Velg utsendelser kategorien, og klikk deretter Fullfør & flett Klikk deretter Rediger individuelle dokumenter.

Plukke ut Alle Klikk deretter OK.

Det er det. Nå er alle dokumentene dine klare til å skrive ut eller gjennomgå.

Disse instruksjonene fungerer også i Microsoft Word 2013, 2010 og 2007. Hvis du produserer dokumenter som sertifikater, fungerer Mail Merge-funksjonene også i Office-applikasjoner som Microsoft Publisher.

For flere tips og triks for bruk Microsoft Office, sjekk ut følgende artikler, eller bla gjennom vårt komplette arkiv for Office-artikler.

• Hvordan aktivere og bruke bleking i Word 2016
• Hvordan spore endringer i Word 2016-dokumenter
• Forbedre produktiviteten din med faner i Microsoft Word