Slik lagrer du et Excel-regneark som en PDF

Hvordan

AvBen Stockton

Sist oppdatert den15. april 2020

Selv om visse filer enkelt kan konverteres til andre formater, stemmer det ikke for Excel-filer. Mens du kan legg ned Excel-data andre steder er det ikke et format som konverterer godt til andre dokumentformater som PDF-er.

Dette skyldes i stor grad formatering. Excel-filer, med cellens rutenettstruktur, må settes opp på en måte som gjør det mulig å presentere dataene uten å miste utformingen. Dette må du gjøre for å lagre et Excel-regneark som en PDF.

Angi sideoppsett og design i Excel

Selv om sideoppsett og marginer vanligvis ikke er synlige i Excel, eksisterer de. Ettersom PDF er et dokumentformat som viser innhold på tvers av sider, er det viktig å sikre at Excel-dataene dine lett kan vises uten at oppsettet blir ødelagt.

Det er grunnen til å endre sideoppsettet i Excel er det første du trenger å gjøre før du kan lagre det som en PDF-fil. For å starte, åpner du Excel-regnearket og trykker på Sideoppsettet kategorien på båndstangen.

Herfra kan du bestemme sidemargene, retning, størrelse og det totale utskriftsområdet. Alle de fire elementene kan påvirke hvordan Excel-filen din vises når du konverteres til en PDF.

Mens standard sidemarginer skal være akseptable, trykk på marginene -knappen og velg et av de tilgjengelige alternativene i rullegardinmenyen hvis du vil endre dem. Du kan gjøre dette hvis du vil ha mindre (eller mer) hvit plass rundt kantene på dataene.

Som standard er Excel satt til a Portrett sideorientering. Hvis du har et stort antall kolonner, kan det være lurt å bytte dette til Landskap i stedet.

Du kan gjøre det ved å trykke på orientering -knappen og velg et av alternativene som er tilgjengelige.

Sidestørrelsen vil ha størst innvirkning på hvor mye Excel-data du kan passe på en enkelt side. Disse er basert på typiske fysiske papirstørrelser.

trykk Størrelse -knappen og velg en av sidestørrelsene fra drop-d0wn-menyen. A4 anbefales i de fleste tilfeller som en vanlig størrelse for å tillate utskrift.

Angi utskriftsalternativer for Excel-fil

Når du Velg et utskriftsområde i Excel, bestemmer du cellene du ønsker å skrive ut. Hvis du setter dette, kan du også velge dataene du vil lagre i PDF-filen din hvis du velger å skrive ut til en PDF-fil direkte.

Velg kolonnene og radene du ønsker å se i PDF-filen din med musen. Klikk på knappen med dataene valgt Sideoppsett> Utskriftsområde> Angi utskriftsområde.

Hvis du har en enorm mengde data i utskriftsområdet (for eksempel med et stort antall rader eller kolonner), kan du endre hvor mange av dem som vises på en enkelt side.

Velg et antall rader eller kolonner i utskriftsområdet, og angi deretter Bredde eller Høyde opsjoner under Sideoppsett> Skala for å passe seksjon til 1 side. Du kan også endre den totale skalaprosenten (hvor mye plass utskriftsområdet vil bruke til å fylle ut en side) ved å bruke Scale opsjonskasse gitt.

Du kan også gjøre ytterligere endringer i det endelige Excel-oppsettet ved å trykke på Trykk fliser knapp.

I Sideoppsett, endre et av de tilgjengelige alternativene som er oppført under Skrive ut og Skriv ut titler seksjoner. Enhver endring du gjør vil bli lagt til det endelige, konverterte Excel til PDF-dokumentet.

Konvertere en Excel-fil til en PDF

Det er to måter du kan konvertere en Excel-fil til en PDF på.

Den første er å lagre den som en PDF-fil direkte - for å gjøre dette, trykk Fil> Lagre som og sikre at PDF er valgt under Lagre som type nedtrekksmenyen. trykk Lagre når du er klar.

Windows-brukere kan også skrive ut til en PDF-fil, og lagre skriverutdataene i en fil i stedet for å skrive dem ut. Dette vil bruke mange av utskriftsalternativene ovenfor på filen din, og vil bruke utskriftsområdet du angir. Dette er et godt alternativ hvis du bare vil lagre noen av Excel-dataene dine i en PDF-fil.

Trykk på for å gjøre dette Fil> Skriv ut og velg Microsoft Skriv ut til PDF fra skriverlisten. trykk Skrive ut når du er klar.

I Lagre utskrift som vindu som vises, velg hvor du vil lagre filen, gi filen et navn og trykk deretter på Lagre for å lagre filen.

Bruke Excel-data andre steder

Å lagre et Excel-regneark som PDF er en måte å bruke Excel-dataene dine på i et annet format. Det er enkelt å gjøre det sett inn Excel-data i PowerPoint, samt eksportere den til annen Office-programvare som Word.

Du kan kanskje også gjøre det kopier og lim inn Excel-data i andre filer og programvare uten å miste formateringen, selv om kjørelengden kan variere.

anmeldelser

Hva er personlig kapital? 2019-gjennomgang inkludert hvordan vi bruker dem til å administrere penger

Enten du først begynner med å investere eller er en erfaren handelsmann, har Personal Capital noe for enhver smak. Her er en titt på ...